kintoneの「通知機能」を徹底解剖｜通知が届かない原因と対策

• 通知が来ていたことに気づかず、対応が遅れてしまった…

• 通知が多すぎて重要な通知がわからない…

• kintoneの通知は来ているが、メールが届かない…

―――kintoneを使用する中で、上記のようなお悩みを感じていませんか？

kintone（キントーン）は業務効率化や情報共有に優れたツールですが、「通知」が適切に届かなければせっかくの仕組みも十分に活かせません。今すぐ気づいてほしい通知が埋もれてしまうことで、業務に支障をきたすこともあるため注意が必要です。

本記事では、kintoneの「通知機能」を複数の切り口でご紹介していきます。この記事を読めば、基本機能の通知方法、通知のパターン、チャットツールとの連携など、kintoneの「通知機能」をどのように自社に適用すべきかが判断できるようになりますので、ぜひ最後までお読みください！

kintoneの通知機能とは？

kintoneの「通知機能」とは、設定した条件に応じて必要なタイミングで、メールをはじめとした通知を受け取ることができる機能です。タスクの確認・対応漏れを防いだり、依頼者・承認者間の進捗状況を共有したりするために有効です。

通知機能は2Stepで実装できる

kintoneの「通知機能」には、「Step1：基本機能の通知」、「Step2：外部連携による通知」の2段階に大別できます。（※厳密にはメールを送る・送らないなど、細かく分けることはできますが…）

Step1：基本機能の通知

基本機能の通知は、設定が簡単ですぐに使い始められることが魅力です。
なお、以下のようなケースに当てはまる場合には、この「基本機能の通知」がおすすめです。

• （システム化範囲の）業務がシンプルである

• kintoneを使い始めて間もなく、そもそも通知の種類が少ない

基本機能の通知に対するよくある不満とは？

一方で「基本機能の通知」には、不満の声があるのも事実です。

＜不満の例＞

• PCをメインにkintoneを使用している場合、通知に気付きづらい。または、気づくのに遅れてしまう。

• メール通知した場合のメール本文のカスタマイズ性が低く、結局レコードを開かないといけない。

• 独自ドメインからメール通知を送りたい。

• 外部に通知を送信したい。

Step2：外部連携による通知

外部サービスと連携すれば、kintoneユーザーだけでなく、外部の関係者へも通知を送信するができ、通知内容をより思い通りの内容にすることができます。

例えば、申請を承認した際に社員へチャットツール経由（例：LINE WORKS、Teamsなど）で通知できたり、kintoneユーザーではない顧客へメールを送信するなど、様々な方式で通知できます。これにより、さらにステークホルダーとの円滑なコミュニケーションを実現できます。

（▼「通知×プロセス管理」に関する記事はこちら）

標準の通知機能の種類

基本機能の通知には、ベル通知、メール通知、プッシュ通知などの種類あります。ここでは、それぞれがどのような機能なのか紹介していきます。

ベル通知🔔

ベル通知は、PCだとポータル左下の通知欄、アプリ版だと右上のベルマークに届く通知を指します。届いた通知をクリックすると、該当のレコードやコメントへ直接遷移できます。

kintoneだけで通知の確認から対応までが完結するため、メールやチャットツールを開く必要がありません。

しかし、kintoneを常時開いておかないと通知を見落としてしまう恐れがあることや、通知の設定数が増えると重要な通知が埋もれてしまうことがよく起こります。(※)

そのため、アプリ数も少なくkintoneを活用したばかりであれば「ベル通知」は十分な通知方法ですが、そうでない場合は対策が必要です。

（※）デスクトップ通知について

設定次第では、通知が届いたときに「デスクトップ通知」を表示できます。デスクトップ通知とは、受け取った通知をデスクトップ上に表示できる機能です。

この設定を適用する場合、ユーザー別の設定に依存しているため「個人設定」でデスクトップ通知を有効にする必要があります。

デスクトップ通知は、Webブラウザーでkintoneを開いている状態で「自分宛」の通知を受信した時に届きます。受信時は、「通知タイトル」・「通知メッセージ」を表示できます。

参考：デスクトップ通知を設定する | kintone ヘルプ

参考：「自分宛」通知と「すべて」通知の違い | kintone ヘルプ

メール通知

メール通知は、各ユーザーのメールアドレス宛にkintoneからのシステムメールが届く仕組みです。

kintoneにログインしてい状態でもメールで通知が受け取れるため、資料作成やオンライン会議など、別の業務に取り組んでいる場合や、移動中などでPCを開けなくてもスマホを持っていれば通知に気づくことができます。

普段から大量にメールが届いており、重要なものを見落としてしまう可能性はある場合には不向きですが、メール慣れしている場合では「メール通知」は最適な通知方法です。

※基本機能のメール通知は、メール本文が必要最低限となっているため、用途に応じてカスタマイズすることも選択肢の一つです。

プッシュ通知📣

スマートフォンにkintone公式のモバイルアプリをダウンロードしておくことで、プッシュ通知を受け取ることができます。

アプリを開いていなくてもスマホ画面に表示されるため、通知に気付くことができます。また、「プッシュ通知」をタップすればアプリが自動で立ち上がり、内容を確認、対応できるためスムーズです。

そのため、業務での外出などでPCを開かない時間が多く、アプリ版のkintoneの運用が定着している場合には、「プッシュ通知」は相性が良い通知手段となります。

※デスクトップ版のアプリはありません。そのため、PCではプッシュ通知は届かないため、「デスクトップ通知」を使用する必要があります。

＞＞サービスサイトはこちら

基本機能の通知設定の3パターン

基本機能の通知には、以下の3つがあります。

＜基本機能の通知3パターン＞

1. アプリの条件通知

2. レコードの条件通知

3. リマインダーの条件通知

１．アプリの条件通知

「アプリの条件通知」は、アプリに対する特定の操作が行われたときに通知させるための設定です。アプリの条件通知では、「通知先」・「アプリの条件」の2つを設定します。利用例をもとに設定方法を紹介していきます。

＜アプリの条件通知の利用例＞

例）申請者が申請レコードをアプリへ追加した際、上司へ自動で通知する

• 通知先：
  「特定のユーザー・組織・グループ」または「アプリ内のフィールド」を指定できます。そのため、後者のアプリ内のユーザー選択フィールド「上司」を通知先に設定します。

• アプリの条件：
  「レコード追加」にチェック✔を入れます。これにより、申請レコードをアプリへ追加した時点で通知されます。

※コメント欄を使う運用があれば「コメント書き込み」、プロセス管理を使う運用があれば「ステータスの更新」にチェックを入れてください。

２．レコードの条件通知

「レコードの条件通知」は、アプリ内のレコードが特定の条件を満たしたときに通知される設定方法です。レコードの条件通知では、「レコードの条件」・「通知先」・「通知内容」の3つを設定します。

＜レコードの条件通知の利用例＞

例）上司が申請者から申請があったレコードについて、プロセス管理のアクション「差戻し」を実行した際に申請者へ自動で通知する

• 通知先：
  アプリ内のユーザー選択フィールド「申請者」を設定します。

• レコードの条件：
  「ステータス　次のいずれかを含む　差戻し中」と設定します。

• 通知内容：
  「申請が差戻されました。確認してください。」などと入力すれば設定完了です。

３．リマインダー通知

アプリの日付や日時を指定している項目を基準にして特定のタイミング（3日前、7日後など）に通知されます。リマインダー通知では、「通知のタイミング」「通知の条件」「通知先」「通知内容」の4つを設定します。

＜リマインダー通知の利用例＞

例）上司・申請者のいずれかが処理するべき「リモートワーク申請」のレコードがある場合（＝操作する必要がある申請が残ってしまっている）、リモートワーク実施日の前日に上司・申請者の両者へ自動で通知する。

• 通知のタイミング：
  「在宅日　1日前　18:00」のように、日付フィールド・何日前/後・時刻をそれぞれ設定します。

• 通知の条件：
  「ステータス　次のいずれかを含む　承認依頼中, 差戻し中, 再承認依頼中」のように設定します。

• 通知先：
  アプリ内のユーザー選択フィールド「上司」・「申請者」を設定します。

• 通知内容：
  「作業中のレコードが残っています。確認してください。」などと入力すれば設定完了です。

外部連携による通知の例

kintoneで外部連携を行い通知機能をカスタイマイズした場合、様々なチャットツールへ通知を送ることができます。

ここでは、これまで中小企業のお客様へご紹介してきたメールのカスタイマイズ、チャットツール（LINE WORKS、Slack、Teams、Chatwork）との連携を解説していきます。

連携例①：メール通知（メールのカスタマイズ）

通知メールは、外部連携によって「件名」・「本文」・「差出元メールアドレス」などを自由にカスタマイズすることができます。また、レコードに添付されている「添付ファイル」をメールに添付することも可能です。

＜メール通知が実現できるサービス例＞

例１）Smart at message for kintone

M-SOLITIONS株式会社が提供するプラグイン「Smart at message for kintone」を利用すれば、特定のレコード操作でkintoneユーザーではない外部の取引先へオリジナルのメールを送信することができます。

• 通知タイトル／本文を自由にカスタマイズ可能で、kintoneの値を利用した文面にできる

• kintoneアカウントを持たないユーザにも連絡可能

• アプリごとに送信元のメールアドレスを変更可能

（▼「Smart at message for kintone」に関する記事はこちら）

例２）gusuku Customine（グスク カスタマイン）

他にも、アールスリーインスティテュートが提供するプラグイン「gusuku Customine」でも実現ができます。私が担当させていただく多くの案件では、この「gusuku Customine」を使用したカスタマイズを行うため、そのうちの1つとして「メールのカスタマイズ」を行うことが頻繁にあります。

何より拡張性に富んでおり、要件応じた柔軟なタイミングでのメール送信ができるのが特徴です。（※別途、メール配信サービス「SendGrid」と連携させる必要があります）

kintoneの基本機能の通知では物足りなくなった方は、「メール通知」のカスタマイズにぜひ挑戦してみてください！

（▼「メール送信」に関する記事はこちら）

連携例②：LINE WORKSとの連携

kintoneは「LINE WORKS」とシームレスに連携できます。すでに「LINE WORKS」を導入している企業はもちろん、「LINE」から新たなビジネスチャットツールへの移行を検討している方にとっても、kintoneとの高い親和性を持つ「LINE WORKS」の採用は有効な選択肢です。

プラグインを活用することで、kintoneの通知を「LINE WORKS」に自動配信し、複数の社員間で重要な情報をリアルタイムに共有可能となります。

これにより、伝達ミスや確認漏れを防ぎ、業務のスピードと正確性を高めることができます。

（▼「kintone × LINE WORKS」に関する記事はこちら）

（▼「kintone × LINE WORKS」に関連する導入事例はこちら）

連携例③：Slack・Teams・Chatworkとの連携

「LINE WORKS」だけでなく、「Slack」・「Microsoft Teams」・「Chatwork（チャットワーク）」など主要なチャットツールとも連携可能です。連携することで、指定したトークルームやチャンネルに通知を自動送信でき、チームメンバー間で重要な情報をリアルタイムに共有できます。

特に、部門やプロジェクトごとにタスク管理や進捗管理を行っているケースでは効果的です。さらに、複数の部署やプロジェクトを並行して進める場合でも、通知先をチャンネルごとに振り分けることで役割分担が明確になり、組織全体でスムーズに連携できるようになります。

（▼「Slack連携」に関する記事はこちら）

📌よくある質問📌

まとめ

いかがでしたでしょうか？
kintoneの通知機能は、基本機能でも外部サービス連携でも、組織の規模や業務スタイルに合わせて柔軟に活用できます。大切なのは「誰に・どんな内容を・どのタイミングで届けるか」を整理することです。

適切に設計・運用すれば、情報共有の精度が上がり、業務のスピードと効率も大きく向上します。

ぜひ一度、kintoneの「通知機能」を試し、自社に合った運用方法を見つけてみてください。

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