kintoneとLINE WORKSの連携をオススメする理由とは？｜LINEとの違いについて

• 社員や外注さんとの連絡が多く、メールでは流れていってしまう…

• LINEでのやり取りでは、私用と社用が混ざってどこで何を見ればいいのか分からない…

• チャットツールを導入しようとしたが、慣れない方には使いこなせず断念した…

• kintoneの通知も便利なはずなのに、気づいたら見落としていた…

―――kintoneを使用する中で、上記のような社内のコミュニケーションに関するお悩みを感じていませんか？

社員や外注スタッフとのやり取りに「LINE」を使っていると、私用と社用が混ざって情報が追えなくなりがちです。また、kintoneの通知機能を使う中で、気が付いたら重要な知らせを見落としていた…という経験があるのではないでしょうか。

そのようなお悩みを解決する手段のひとつに「kintone（キントーン）」と「LINE WORKS（ラインワークス）」の連携があります。

kintoneという業務システムと「LINE WORKS」というビジネスチャットツールを連携させることで、「LINE」の使い勝手を維持したまま「データ管理」と「チャットコミュニケーション」を一体化し、関係者のコミュニケーションをスムーズにすることができます。

本記事では、LINE WORKSの基礎知識から「kintone × LINE WORKS」の連携をするべき理由までわかりやすく解説します！
実際の導入事例も紹介しておりますので、ぜひ最後までご覧ください。

LINE WORKSとは？

LINEとつながる唯一のビジネスチャット

LINE WORKS（ラインワークス）は、ワークスモバイルジャパン株式会社（NAVERグループ）が提供する、LINEの使いやすさをそのままに、企業利用に必要なセキュリティ・管理機能を強化したツールです。中小企業から自治体まで幅広く導入されています。

LINEユーザーや社外のLINE WORKSユーザーとも社内と同じようにトークが可能なため、ITスキルや事業特性が原因でビジネスチャットの導入を諦めていた方でも導入がしやすいのが特徴です。

▼LINE WORKSのトーク画面イメージ

LINEに似た画面で、新たなツール導入に抵抗がある現場でも比較的導入がしやすいです。また、1000種類以上の豊富なスタンプの利用やLINEと同じような既読・未読による管理も可能です。

参考：トーク - LINE WORKS

LINE WORKSの主な機能

「LINE WORKS」には、以下のような機能があります。

＜LINE WORKSの主な機能＞

• 個別チャット／グループトーク

• 掲示板

• 通話／ビデオ会議

• カレンダー

• タスク管理

• アンケート機能

• Bot機能　　　など

また、「LINE WORKS」には下記のような特徴があり、ビジネスチャットツールとしての選定理由になるでしょう。

＜LINE WORKSを選ぶ理由＞

1. 外部連携APIによる拡張（例：kintoneとの連携）

2. 現場スタッフがLINE感覚で利用できるため浸透しやすい

3. 社外のLINEユーザーをトークに追加費用なしで追加できコラボレーションできる

私が実際に担当したお客様では、「現場担当者が高齢で新たなツールの導入には抵抗があったが、LINEに似ていることで導入に成功した」ということがありました。

現場スタッフもスマホひとつで簡単に使えるため、「連絡が早い・反応が見える」社内体制の構築に最適です。

LINEとの違いとは？

LINEとLINE WORKSの違いは、「業務利用」を前提にしているかどうかです。

LINEは、家族や友人との連絡など私用向けのツールで、手軽に使える一方、セキュリティや管理機能は業務利用を想定していません。

LINE WORKSは、企業利用を前提としたツールで、管理者によるユーザー管理や情報統制ができ、業務連絡や情報共有に適しています。

LINEを業務で利用する際には、少なからず「デメリット」があります。

＜LINEを業務利用する際のデメリット＞

• 個人アカウントのため、企業側でセキュリティや利用状況を管理できない

• 業務用と私用の区別ができず、誤送信による情報漏えいのリスクがある

• 退職後もアカウントや業務データを制御できず、情報が社外に残る可能性がある

そのため、「LINE」は私用向け、「LINE WORKS」は業務利用に適しています。

▼関連記事

kintone×LINE連携｜公式アカウントのトーク履歴をkintoneで一元管理する方法

LINE WORKSの利用料金【月額契約／年額契約】

ユーザー数が30名以下の場合は「フリープラン」から使い始められるため、チャットツールを導入を検討している小規模企業にもオススメです。また、「年額契約」の場合は約20%割安で利用可能です。

利用料金 - LINE WORKS：https://line-works.com/pricing/

なぜ「kintone」と「LINE WORKS」の連携が効果的なのか

kintoneは、業務アプリを自由に作成でき、様々な情報を蓄積・整理できる便利なツールです。
しかし、標準の「通知機能」には欠点があるのも事実です。

そこで、kintoneとLINE WORKSの連携により、以下のような「通知機能」に関する課題を解決することができます。

＜課題例＞

• kintoneのレコード、社外担当者への共有が手間である

  ⇒ kintoneへの［レコード追加］や［リマインダー通知］をトリガーにしてLINE WORKSへ自動通知

• 承認依頼メールなど、重要な通知が埋もれてしまう

  ⇒ LINE WORKSのチャットへ承認依頼を送信

• kintoneの通知に対してやり取りが発生する

  ⇒ LINE WORKSのトークルームへ通知を送信することで、通知を起点にしたコミュニケーションが可能に

また、kintoneとLINE WORKSの連携を検討する際のポイントとしては、「データ管理はkintone」、「データ共有はLINE WORKS」など、各サービスの役割を明確にすることで情報が整理され、伝達漏れを防ぐことにつながります。

（▼kintoneの「通知機能」の基本については、以下のコラムで解説しています）

【導入事例】kintoneに届いた案件依頼メールをLINE WORKSのグループへ自動通知

ここまで解説してきた【kintoneとLINE WORKS連携】について、具体的な当社からの導入事例をご紹介いたします。

＜お客様名＞

合同会社PYL様

＜利用サービス＞

• gusuku Customine

• LINE WORKS

• Gmail

＜利用場面＞

Gmailへ届いたメールからkintoneへ自動登録された案件依頼をもとに、あらかじめ作成しておいた「LINE WORKS」のチャットグループへ自動通知させた事例です。

業務委託を含めた全国の作業員に対する案件依頼の連絡スピードが向上し、対応遅れによる機会損失を大幅に減らすことに成功しました。

＜利用フロー＞

流れ：Gmail　⇒　(転送)　⇒　kintone　⇒　(通知)　⇒　LINE WORKS

1. 元請企業から受信した案件依頼メールをGAS（Google Apps Script）によって、kintoneへ自動で取り込み、Webhookを通知。

2. 取り込んだメール情報をもとにして「LINE WORKS」内の該当するグループへ通知を自動送信。各グループの情報は、kintoneのマスタアプリで管理しておき、メールの内容に応じた通知の振り分けまで実現。

＜通知イメージ：京都の案件は関東グループへ送信＞

（▼事例の詳細はこちら）

kintoneとLINE WORKSの連携を実現するプラグイン一覧とその特徴

kintoneとLINE WORKSの連携に関するイメージができたところで、連携を実現するプラグインについてご紹介いたします。

自社の業務にどのサービスが合うのか、是非参考にしてください！

まとめ

いかがでしたか？

kintoneに登録された情報をLINE WORKSへ通知することで、kintoneを常に開いていなくても、重要な情報に気づきやすくなります。

また、通知をきっかけにトークルームで確認・相談・指示ができるため、対応漏れの防止や業務スピードの向上にもつながります。

一方で、実際に連携する際は、通知条件の設計や送信先トークルームの整理、Botの権限設定などを適切に行うことが重要です。

kintoneの情報共有をもっとスムーズにしたい方や、現場に定着しやすい通知・連携の仕組みを作りたい方は、kintoneとLINE WORKSの連携を検討してみてはいかがでしょうか。

kintone×LINE WORKS連携ならルーブピークへ

kintoneとLINE WORKSを連携することで、kintoneに登録された案件情報や承認依頼、対応依頼などを、必要な担当者へすばやく共有できるようになります。

一方で、実際に連携を行う際は、通知条件や送信先トークルーム、Botの権限設定などを適切に設計する必要があります。通知が多すぎると重要な情報が埋もれてしまうため、業務フローに合わせた設計が重要です。

Lubepeak株式会社では、kintoneのアプリ設計からLINE WORKS連携まで、業務内容に合わせて支援しており、業務整理・アプリ構築・外部連携まで一貫して対応可能です。

kintoneの情報をもっとスムーズに共有したい方や、現場に定着しやすい通知の仕組みを作りたい方は、ぜひお気軽にご相談ください。