kintoneのメール共有オプションとは？｜メール対応を一元化する方法

• kintoneに問い合わせ内容を登録しようとしたが、後回しにしているうちに対応が漏れてしまった…

• 複数人でメール対応しているため、誰がどのメールを確認したか把握しにくい…

• 毎回同じ内容をコピー＆ペーストする転記作業が発生している…

――kintone（キントーン）を使用する中で、このようなお悩みを感じたことはありませんか？

「問い合わせ対応」や「サポート業務」では、メールを起点に業務が進むケースが多くあります。

しかし、メールを個人単位で管理していると、対応漏れや二重返信、情報共有不足といった問題が発生しやすくなります。

また、受信したメール内容をkintoneへ転記している場合、入力作業そのものが担当者の負担になるケースも少なくありません。

こうした課題は、kintoneの「メール共有オプション」を活用することで改善できる可能性があります。

メールをチームで共有しながら、問い合わせ管理や顧客管理をkintone上で一元化できるため、業務効率化や属人化防止につながります。

本記事では、kintoneのメール共有オプションでできることや、具体的な活用イメージについてわかりやすく解説します。

実際の設定内容も交えながら紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

kintoneのメール共有オプションとは？

kintoneの「メール共有オプション」とは、サイボウズ社が公式に提供するkintoneの有料オプションで、複数人でメールを共有・管理できる仕組みです。

例えば、問い合わせ窓口やサポート窓口で利用している共有メールアドレスを、チーム全体でkintoneから確認・対応できるようになります。

通常のメール運用では、

• 誰が返信したかわからない

• 対応済みか未対応かわからない

• 過去のやり取りを探しにくい

• 担当者不在時に引き継げない

といった課題が発生しがちです。

メール共有オプションを利用することで、メール対応状況をチーム全体で可視化しやすくなります。

さらに、kintoneと組み合わせることで、問い合わせ内容や顧客情報をまとめて管理しやすくなります。

▼「メール送信」に関する記事はこちら

メール共有オプションでできること

メール共有オプションでは、主に以下のようなことが可能です。

＜メール共有オプションでできること＞

• 複数人でメールを共有

• 対応状況を可視化

• 担当者設定

• コメント共有

• テンプレート返信

• メール内容の検索

• 顧客情報との紐付け

特に、チーム全体で「誰が・どのメールを・どこまで対応したか」を把握しやすくなる点は大きなメリットです。

また、メールテンプレートを活用することで、毎回同じ本文を入力する手間も削減できます。

具体的なユースケースを元に、個々の機能の活用方法について紹介します。

ユースケース①： 問い合わせ対応をチームで共有

チームで​代表メールを​共有

メール共有オプションでは、日頃利用しているメールサービスで受信しているメールを自動受信することができます。

下図は、例として「Gmail」の設定を挙げており、これにより「Gmail」で受信しているメールをメール共有オプションでも受信することができます。

「メールアドレス」に共有のメールアドレスを指定するだけで、そのメールアドレスに送信されたメールをメール共有オプションでも受信することが可能となります。

処理状況・担当者の管理

メールの一覧では、「処理状況」や「担当者」を表示することができます。

そのため、どのメールに担当者が設定されていないか、どのメールに返信が必要かなど、対応状況が一目でわかるようになっています。

担当者の自動設定

また、担当者はあらかじめ設定した条件に応じて自動で割り当てることも可能です。

ユースケース②： kintoneアプリとの連携

メール共有オプションには、kintoneアプリとの連携機能が備わっています。

例えば、kintoneの「顧客管理リストアプリ」や「問い合わせ管理アプリ」を用意しておくことで、メール情報とアプリのレコードを紐付けながら運用することができます。

②-1：顧客リストアプリを「アドレス帳」として利用する例

kintoneの「顧客リストアプリ」を、メール共有オプションのアドレス帳として利用する例を紹介します。

メール共有オプションの運用管理画面でアドレス帳を設定すると、下図のように、メールの詳細画面に「アドレス帳に追加する」というリンクが表示されます。

これにより、メール共有オプションで受信したメールの詳細画面から、設定先の「顧客リストアプリ」へ、差出人名やメールアドレスなどの情報を転記できます。

また、メール共有オプションからメールを作成する際には、顧客リストアプリに登録されている顧客情報を宛先として利用できます。

そのため、毎回メールアドレスを手入力する手間を削減できます。

②-2：問い合わせ管理アプリへ「問い合わせメール」を自動で転記する例

次に、メール共有オプションで受信したメールを、kintoneの「問い合わせ管理アプリ」へ自動で転記する例を紹介します。

下図のように設定することで、受信したメールを指定したアプリ「問い合わせ管理アプリ」のレコードとして自動転記できます。

また、自動転記には「絞り込み条件」を設定できます。

例えば、「件名に○○が含まれている場合」などの条件を指定することで、必要なメールだけを問い合わせ管理アプリへ転記することが可能です。

このように、kintoneアプリと連携しておくことで、顧客情報・案件情報・問い合わせ履歴をまとめて確認できるようになります。担当者が変わった場合でも、過去の対応履歴をすぐに確認できるため、引き継ぎや対応状況の把握がスムーズになります。

さらに、kintoneの一覧・検索・集計機能を活用すれば、問い合わせ件数の集計や顧客別の履歴確認もしやすくなります。

専用プラグインとアプリテンプレートを活用しよう

3つの専用プラグインについて

メール共有オプションでは、kintoneアプリと連携して利用できる専用プラグインが用意されています。

これらのプラグインを活用することで、kintoneのレコード情報をもとにメールを作成したり、レコード上から過去のメール履歴を確認したり、問い合わせに関連する一連のメールの流れを確認したりすることが可能となります。

1. メール作成：
   アプリに保存された情報をもとに、メールを作成できるプラグインです。
   例えば、顧客管理アプリに登録されている顧客情報からメールを作成したり、問い合わせ管理アプリに転記された問い合わせメールに返信したりできます。また、メール作成時には、別アプリに登録したメールテンプレートを呼び出すことも可能です。

2. メール履歴表示：

   アプリに保存されたメールアドレスに関連するメール履歴を表示できるプラグインです。

   過去のやりとりをレコード上で確認できるため、顧客ごとの対応履歴を把握しやすくなります。また、目的のメールにも素早くアクセスできます。

3. メールスレッド表示：
   アプリに転記されたメールのスレッドを表示できるプラグインです。

   関連するメールがツリー形式で表示されるため、問い合わせの経緯や一連のやりとりを追いやすくなります。

アプリテンプレートについて

kintoneのアプリストアから、メール共有オプションの機能を試せるアプリテンプレート「メール共有オプション機能体験パック」を追加できます。

このテンプレートを活用することで、メール共有オプションとkintoneアプリを連携した場合の操作感や活用イメージをすぐに確認することができます。

※参考：https://kintone-sol.cybozu.co.jp/apps/mail-share-pack.html

注意点・制限値など

メールワイズとの違い

メール共有オプションを検討する際、同じくサイボウズ社が提供する「メールワイズ（Mailwise）」との違いが気になる方も多いかと思います。

両者には主に次のような違いがあります。

ユーザー上限数

メール共有オプションでは、最大利用ユーザー数が300名と限られています。

それ以上の人数でメール運用を共有する必要があるような大規模な組織では、他の選択肢を検討することをおすすめします。

メールの保存上限数

メール共有オプション内の最大送受信メールの保存件数は、10万件です。

運用によっては、過去メールの整理や退避について検討しておくと安心です。また、サブドメインのディスク容量を消費するため、ディスク容量の追加が必要になる場合があります。

添付ファイルが多用されるようなケースでは注意が必要です。

受信用メールアドレス上限数

メール共有オプションで登録できる代表メールアドレス（共有メールアドレス）の数は、1ドメインにつき最大5個までとなっています。

問い合わせ窓口（info@...）やサポート窓口（support@...）、採用窓口（recruit@...）など、社内の主要な共通アドレスを登録するのが良いでしょう。

活用事例

kintone×不動産売買業で関連業者とのメールを一元化した事例

▼お客様名

株式会社テクノエー様

▼利用サービス

メール共有オプション、カレンダーPlus、gusuku Customine

▼利用場面

不動産売買業務において、業者とのメールやり取りを「メール共有オプション」で一元管理できるようにしました。

土地の仕入れから販売までの過程では、解体・造成・建築工事などに関わる業者とのメール連絡が多く発生します。これまでは、メール内容を物件ごとの活動履歴として残すために、必要な内容を手動でkintoneへ転記していました。

そこで、メール共有オプションを活用し、受信メールや返信内容をメール管理アプリに蓄積。さらに、物件情報と紐づけることで、各物件の画面から関連するメール履歴を確認できるようにしました。

この改修により、不動産売買業務において以下の効果が出ています。

1. 業者とのメール内容を手動で活動履歴へ転記する負担が減った

2. 物件ごとに過去のメール履歴を確認しやすくなった

3. 受信内容、返信内容、対応状況をkintone上で管理できるようになった

4. 担当者以外でも、物件に関するやり取りの経緯を把握しやすくなった

▼事例の詳細はこちら

kintone×不動産売買業の導入事例｜内製kintoneを活かした物件管理の効率化

まとめ

いかがでしたでしょうか？

メール対応業務では、正確さとスピードが求められます。

しかし、一般的なメールソフトだけでは、対応漏れや引き継ぎ漏れ、対応履歴の確認に手間がかかることがあります。

kintoneのメール共有オプションを活用すれば、「誰が・どのメールを・どこまで対応したか」をチームで共有しやすくなり、対応状況を可視化できます。

また、kintoneアプリと連携することで、顧客情報・問い合わせ履歴・案件情報などもまとめて管理でき、情報の一元化や入力業務の削減にもつながります。

メール対応の属人化や対応漏れに課題を感じている方は、メール共有オプションの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

メール共有オプションの導入支援はルーブピークへ

メール共有オプションを活用すると、kintone上でメール対応履歴を管理できるようになり、問い合わせ対応や顧客対応の情報共有をスムーズに行えます。

一方で、自社の業務に合わせて運用するためには、メールの管理方法や顧客情報との紐づけ、問い合わせ対応フローの整理など、事前に設計することが重要となります。

そのため、社内にkintoneやメール共有オプションの設定・運用に詳しい人材がいない場合、「どのように設計すればよいのか」「導入後にうまく運用できるのか」と不安に感じる企業様も少なくありません。

Lubepeak株式会社では、kintoneの導入・設計・カスタマイズから、メール共有オプションを活用した業務改善まで支援しています。

メール対応の属人化や情報共有にお悩みの企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。