最終更新日時：2026年3月4日
kintone × LINE WORKSの導入事例｜駆けつけサービス業の受注・請求管理、人員配置を自動化し、案件情報を一元化
お客様プロフィール
- 企業名
- 合同会社PYL
- 代表名
- 安原直也／福重卓哉
- 住所
- 福岡県筑紫野市二日市北1-13-17
- 事業内容
- ロードサービス、水道・鍵トラブル
導入経緯
合同会社PYL様は、福岡県に拠点を置く、「鍵や水のトラブル」「ロードサービス」「ハウスクリーニング」などの緊急駆けつけサービスを事業としている企業です。全国特定地域において、業務委託を含めた20名ほどの作業員が24時間駆けつけます。
同社では、複数社の作業員が所属していることや、作業メニュー（鍵や水のトラブル、ロードサービスなど）が多岐にわたることによって、マネジメント層の業務管理が非常に煩雑であるという課題がありました。
そこで、「これまでのExcelでの業務管理から、IT知識によらず誰でも使えるkintoneを活用した業務管理の仕組みへ切り替えたい」と弊社へ相談いただきました。kintoneやプラグイン（専用拡張機能）、LINE WORKSなどを組み合わせ、「案件の進捗管理」、「メールで受け付けた案件のkintoneへの自動登録」、「LINE WORKSの特定グループへの案件登録通知」、「請求書の作成」、「ダッシュボードによる売上集計」などの機能で業務改善を実現されました。
今回は、代表の安原直也様に、システムの導入で得られた効果や今後の展望についてお話を伺いました。
【 課題 】
Excelで業務管理を行っていたが「作業員数」や「作業ジャンル」が多く、それらによって「単価」や「手数料」が異なるため、進捗管理や集計作業に抜け漏れが発生している。
元請企業からメールで受け付けた受注内容を、（複数社にまたがる）作業員へLINE送信するLINE転送ツールに利用料「￥20,000/月」がかかっている。
各作業員への「請求書作成」に事務工数「50時間/月」がかかっている。
「作業員別の実績管理」「作業ジャンル別の売上金額」など、経営上必要となる集計業務に「50時間/月」がかかっている。
【 解決策 】
kintoneで「案件管理システム」を構築し、案件情報を一元化。現場からでも作業報告ができるようスマートフォンでの利用も考慮したUI/UXでデザイン。
元請け企業からメールで受け付けた受注情報について、GAS（Google Apps Script）の活用でkintoneの「案件管理システム」への登録作業を自動化。既存ツールにかかるランニングコストをカット。
受注メールで「受付時間」、「作業ジャンル」、「地域」などの情報をもとに、あらかじめ作成したLINE WORKSのチャットグループへ自動通知する機能。通知内容は、正規表現で受注メールから最低限の情報を抽出し、オリジナルの文章で通知。
対象範囲の案件について、作業員別に「請求書」を一括出力する機能。
「作業メニュー別売上の推移」や「日別の作業員別売上実績」などのダッシュボード機能で可視化。
【 効果 】
入力制御による「作業報告ミスの防止」や「報告率の向上」に成功した。
「￥20,000/月」かかっていた「LINE転送ツール」のランニングコストのカットに成功。
受注メールの内容によってLINE WORKSの通知先グループを振り分け、適切な作業員への即時通知を実現。作業員連絡までのリードタイムが削減されたことで、現地への駆けつけまでの時間が短縮され、顧客対応品質の向上につなげることに成功。
「50時間/月」かっていた請求書作成業務がワンクリックで完結できるように改善。
「50時間/月」かかっていた集計業務がリアルタイム集計できるようにに改善。
事例詳細
Q. どのような背景でシステム導入を検討されたのでしょうか？
A. 案件の進捗管理や売上集計に抜け漏れが発生し、管理者への負担が非常に大きかったのが背景です。
当社は「鍵や水のトラブル」「ロードサービス」「ハウスクリーニング」など、生活に直結する緊急駆けつけサービスを提供しています。全国で20名以上の作業員が24時間稼働しており、案件の種類や単価、手数料が複雑に入り組んでいました。
その結果、Excelでの進捗管理や売上集計に抜け漏れが発生し、管理者への負担が非常に大きい状況でした。また、元請企業からメールで受け付けた案件を対象の作業員に割り振る作業や、請求書作成などの事務工数も膨らんでいました。これらを抜本的に改善したいと考え、システム導入を検討しました。
Q. 実際にどのような構成でシステムを作られたのですか？
A. kintoneを基盤に「案件管理システム」を構築しました。受注時は受注メールをGASを介してkintoneへ自動登録し、登録と同時に「LINE WORKS」の該当グループへ通知が飛ぶ仕組みです。また、請求書の出力や集計なども可能です。
これにより、メール本文の地域情報を読み取り、該当地域の作業員へ即座に案件情報を共有できます。メールでは見逃しがちですが、「LINE WORKS」のようなチャットサービスであれば簡単に確認できるため、作業員の人員配置がスムーズに行えています。
管理者向けの機能としては、作業報告された案件情報をもとに、作業員別の請求データを一括作成できるようになっています。また、ダッシュボードプラグイン「krewDashboard」を導入し、案件状況や売上を可視化しました。
複数のサービスを組み合わせ、案件受注から作業完了までをスムーズに遂行できるような設計にしていただきました。
Q. 導入後、どのような感想をお持ちですか？
A. ランニングコストを鑑みても、システム利用で享受できる効果が高い点です。
kintoneやその他の連携プラグインについては、少なからずランニングコストが発生しますが、数多くの案件や作業員が関与する事業を行う弊社にとっては、それ以上のリターンがあります。
また、システムの運用開始後も、ノーコード・ローコードの強みを生かし、使用する中で実際に生じた入力ミスなどをもとに「入力制御機能」を追加するなどして、システムを継続的に改善できる点も高評価です。さらに、案件状況や売上がリアルタイムに可視化されたことで、データに基づいた経営判断が可能となりました。
Q. kintoneはどのような企業におすすめできますか？
A. Excelや紙ベースで業務を管理していて「もう限界だ」と感じている企業に特におすすめです。
ITに詳しくなくても、現場で誰でも直感的に操作できますし、プラグインや外部サービスと組み合わせることで、業種に合わせた柔軟な仕組みを作れます。当社のように案件の種類が多い業種や、請求処理・進捗管理に時間を取られている企業には非常に有効だと思います。
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機能紹介
Q. 導入したシステムついて、具体的な活用方法を教えてください。
1．LINE WORKSへ案件新着通知を送信
専用のGoogleアカウントで元請企業から受信した案件依頼メールをGAS（Google Apps Script）の「トリガー機能」によって、kintoneへ自動で取り込む設計としていただきました。
また、取り込んだメールの情報は、各情報（案件番号、名前、住所等）をそれぞれのフィールドへ転記されています。
この転記された情報をもとに、LINE WORKS内の該当グループへの通知が実装されており、スムーズな案件への人員配置が行えています。
例）東京都の案件は東京都のグループへ通知
2．作業報告（モバイル用アプリ）
現場の作業員がスマートフォンからでもストレスなく操作できるよう、作業報告時の入力はkintoneのフォーム画面に「ボタン」や「チェック形式」を設置し、自由入力を最小限にしました。
これにより、文字入力を減らし、素早く報告できるUI/UXを実現できています。
入力漏れ防止のための必須チェックや、選択内容に応じて表示項目が自動で切り替わる入力制御も実装することで、「報告ミスの削減」や「報告率の向上」に成功しています。
3．請求書の一括作成
日々、現場の作業員から報告された作業実績をもとに、請求対象となる案件を自動で判別し、作業員ごとに請求書を一括出力できる機能を実装いただきました。
請求単価は「作業ジャンル」「地域」「作業員の所属」などに応じて異なるため、kintone上で［手数料マスタ］を参照し、請求金額が自動で計算されています。
これにより、50時間/月かかっていた請求書作成作業が"ワンクリック"で完結できるようになり、請求業務の大幅な効率化に成功しました。
4．ダッシュボード機能
案件管理アプリに作業報告されたデータをもとに、「作業メニュー別の売上推移」や「日別の作業員別売上実績」などをリアルタイムに可視化できるダッシュボードを構築いただきました。
管理者はkintoneにアクセスするだけで、最新の売上や業務状況を即座に把握でき、データに基づいた意思決定が可能になっています。
専用のExcelファイルへの「二重入力」や「グラフ作成」にかかっていた50時間/月を削減できたほか、タイムラインバーやリストを用いたドリルダウンや、フィルターによる動的な絞り込みが可能となり、分析の幅が大きく広がっています。
また、新たに確認したい指標が増えた場合でも、ノーコードで即時に指標を追加できるため、現場の変化に合わせて柔軟に対応できる点も高印象です。
今後について
Q. 今後の展望をお聞かせください。
A. 今後は、蓄積されたデータを「AI」で分析し、経営判断や現場判断の高度化を進めていきたいと考えています。
例えば、過去の案件データから需要予測モデルを構築し、「地域別の出動傾向」や「時間帯別の依頼ピーク」をAIに予測させることで作業員の配置を最適化し、より迅速な駆けつけを実現したいです。
そのため、単なる「業務の効率化」から一歩進み、AIによる意思決定支援（AI×kintone）を通じて、データをより現場で使えるものに変えていくことを目指しています。
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利用サービス
kintone（サイボウズ株式会社）
gusuku Customine（アールスリーインスティチュート）
krewDashboard（メシウス株式会社）
LINE WORKS（LINE WORKS株式会社）
Gmail（グーグル合同会社）
kintone定額開発サービス
Lubepeak株式会社では、kintoneの力を最大限に引き出し、お客様の業務に沿ったkintoneシステムを開発するサービスを提供しています。
kintoneシステム開発サービス「KYOSOU」
kintoneの導入やLINE WORKSとの連携をご検討されているという企業様は、お気軽にお問い合わせください。
※掲載内容は取材当時のものです。
※画像内の数値や名称は掲載用に作成しており、実際の情報とは異なります。
※ホームページ：https://pyl-benri.com/
