ゲストスペース活用ガイド｜社外のユーザーとkintoneで情報を共有できる仕組みとは？

• 社外の取引先や協力会社と情報を共有したいが、メールやExcelでの管理に限界を感じている

• 社外ユーザーにもkintoneのアプリを利用してもらいたいが、ライセンスや料金の仕組みがわからない

• ゲストスペースでどこまで情報を共有できるのか、アクセス権やセキュリティ面が気になる

―――社外のメンバーとの情報共有を進める中で、このようなお悩みはありませんか？

kintone（キントーン）には、取引先や協力会社などの社外ユーザーと共同で業務を進めるための「ゲストユーザー」と「ゲストスペース」という仕組みがあります。

ゲストスペースを利用すれば、社外ユーザーを招待し、アクセスできる範囲を制限しながら、アプリの閲覧・登録・編集やスレッドでのやり取りを行えます。

一方で、ゲストユーザーには通常のkintoneユーザーとは異なる料金体系や機能制限があり、ゲストスペースの分け方によってはアプリやユーザーの管理が複雑になることもあります。

そこで本記事では、ゲストユーザーとゲストスペースの基本的な仕組みから、料金、アカウント共通化、活用例、運用時の注意点まで詳しく解説します。

また、社外とのチャットやタスク管理に適した「ChatCrew」との違いについてもご紹介しますので、自社に合った情報共有の方法を検討する際の参考にしてください。

ゲストユーザーは「社外の人に使ってもらうため」のアカウント

ゲストユーザーでできること

ゲストユーザーは、取引先や外部パートナーなど、社外の人に自社のkintoneへ入ってもらうためのアカウントです。

kintoneへのアクセスやアプリの利用が制限されており、招待されたゲストスペースで共有された「データの閲覧」「レコードの登録・編集」「スレッドの投稿」などが行えます。

ゲストユーザーの料金

ゲストユーザーを利用する場合は、ユーザーごとにライセンス料がかかります。料金は契約コースによって異なるため、利用人数やゲストスペース数を踏まえて確認しておきましょう。

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ゲストユーザー利用時に便利な「アカウント共通化」

kintoneアカウントとの「共通化」とは

kintoneアカウントの「共通化」とは、「自社で使っているkintoneアカウント」と「招待されたゲストスペースのアカウント」を紐づけることで、自社kintoneからゲストスペースへアクセスしやすくする仕組みです。

共通化すると、自社kintoneの画面から招待されたゲストスペースへアクセスしやすくなり、ゲストスペース用のアカウントで別途ログインする手間を減らせます。

アカウント共通化の主なメリット

アカウントを共通化する主なメリットは、以下の通りです。

• ゲストユーザー利用料が無料となります。共通化したアカウントは招待側の契約ユーザー数にカウントされません。

• 自社kintoneの画面上に、参加しているゲストスペースで受信した自分宛ての未読通知数も表示されるため、通知確認の抜け漏れを防ぎやすくなります。

運用上の注意点・制約

アカウント共通化にはメリットがある一方で、運用前に確認しておきたい注意点もあります。

特に、以下の点は事前に把握しておきましょう。

• 一度アカウントを共通化すると「解除できない」仕様です。分離したり、元の状態に戻したりすることはできません。

• 共通化後は、ゲストユーザー用のログイン画面からメールアドレスとパスワードで入ることはできず、自社kintoneのログイン画面からアクセスする必要があります。

• 共通化してゲスト利用料が0円になっただけでは、請求額は自動では減りません。コストを削減したい場合は、不要になったゲストユーザー契約数を管理者が減らす必要があります。

このように、ゲストユーザーやアカウント共通化は便利な一方で、設定後に簡単には戻せない内容もあります。そのため、ゲストスペースの分け方や権限設計、案件終了後の棚卸し方法は、運用前に整理しておくと安心です。

Lubepeak株式会社の定額開発サービス「KYOSOU」では、社外共有を前提としたkintoneのアプリ設計や運用ルールづくりもサポートしています。

kintoneでの社外共有に不安がある方は、ぜひ一度ご相談ください。

ゲストスペースは「やり取りの場所」を分ける機能

社外の人も入れる専用スペース

ゲストスペースは、ゲストユーザーが参加できる専用のスペースです。

通常のスペースと分けて使えるので、社内だけの話と社外を含むやり取りを混ぜにくくなります。情報を整理しやすく、見せたくない内容を誤って共有してしまうリスクも減らしやすくなります。

案件ごとに分けると分かりやすい

たとえば、「A社_制作案件」「B社_運用支援」のように、案件や取引先ごとにゲストスペースを分けると、誰がどこに参加しているかが見えやすくなります。

関係者が多い業務ほど、場所を分ける効果が出やすいです。

メールよりも情報が散らばりにくい

メールだけでやり取りしていると、「最新版の資料がどれか分からない」「過去の経緯を探しにくい」といったことが起こりがちです。

ゲストスペースに情報を集めておくと、「この案件はここを見れば分かる」という状態を作りやすくなります。

ゲストスペースの活用例

活用例①：制作会社と進行を共有する

バナー制作やサイト更新などを外部に依頼している場合、進行表や確認事項をゲストスペースにまとめておくと便利です。

担当、締切、確認待ちの状態が見えやすくなり、「あのメールどこだっけ」を減らしやすくなります。

活用例➁：代理店と案件状況を確認する

代理店と一緒に動く案件では、案件名、対応状況、次回アクションなどを共有すると話が早くなります。

お互いが同じ情報を見ながら話せるので、認識ずれを減らしやすくなります。

活用例③：グループ会社と申請状況を見る

グループ会社との確認業務では、申請の受付状況、差し戻し、承認待ちなどを共有する使い方も考えられます。

履歴が残るため、あとから経緯を確認しやすい点もメリットです。

ゲストスペース以外の選択肢｜社外とのやり取りをkintoneに紐づける「ChatCrew」

ここまでご紹介したように、kintoneのゲストスペースを利用すれば、取引先や協力会社などの社外ユーザーにもkintoneへ参加してもらい、アプリの情報を共有したり、レコードを登録・編集してもらったりできます。

一方で、社外ユーザーにkintoneのアプリを操作してもらう必要はなく、「顧客とのチャット」や「協力会社への作業依頼」など、コミュニケーションを中心に行いたいケースもあります。

このような場合に選択肢となるのが、kintone連携チャットツールの「ChatCrew（チャットクルー）」です。

ChatCrew（チャットクルー）とは？

ChatCrewは、Lubepeak株式会社が提供する、社外の相手とのチャットをkintoneのレコードに紐づけて管理できるサービスです。

ChatCrewは、kintoneで管理している「顧客情報」「案件情報」「申請情報」などのレコードに、社外ゲストとのチャットやタスクを紐づけて管理できるサービスです。

kintoneを利用する社内の担当者は、レコードに紐づいたチャットルームから社外の相手とやり取りできます。また、顧客や協力会社などの社外ゲストは、kintoneのライセンスを持っていなくてもチャットへ参加できます。

たとえば、顧客管理アプリであれば、顧客レコードにChatCrewのチャットルームを紐づけることで、問い合わせ内容や過去のやり取りを顧客情報とあわせて管理できます。

これまでメールやLINEなどで個別に行っていたコミュニケーションをkintoneのレコードと紐づけることで、担当者が変わった場合でも、過去の対応経緯を確認しやすくなります。

ChatCrewの活用例3選

ChatCrewは、顧客対応から申請者へのサポート、協力会社との案件進行まで、社外とのコミュニケーションが発生する業務で利用できます。

活用例①：顧客とのコミュニケーション管理

顧客管理アプリや案件管理アプリのレコードにチャットルームを紐づけ、顧客からの問い合わせや確認事項を管理する方法です。

たとえば、不動産業であれば、物件ごとにチャットルームを作成し、顧客との内見日程の調整や契約に関する確認事項を管理するといった使い方ができます。

＜業種例＞

不動産、人材サービス、士業（顧問先管理）、IT・Webサービス

活用例②：申請者へのサポート

申請管理アプリのレコードにチャットルームを紐づけ、申請内容に関する質問や不足書類の確認を行う方法です。

たとえば、行政手続きや各種申請の受付業務では、申請者からの問い合わせにチャットで回答したり、不足している書類の提出を依頼したりできます。申請レコードと会話履歴をまとめて管理できるため、担当者が申請内容と過去のやり取りを照らし合わせながら対応できます。

＜業種例＞

自治体・公共団体、金融・保険、教育機関、各種団体

活用例③：協力会社との案件進行管理

案件管理アプリや物件管理アプリのレコードにチャットルームを紐づけ、協力会社との連絡や作業依頼を管理する方法です。

たとえば、建設業や設備メンテナンス業であれば、案件ごとに協力会社へ作業を依頼し、対応状況を確認する運用が考えられます。ChatCrewのタスク管理機能を利用すれば、依頼した作業の対応状況も管理できるため、連絡漏れや対応漏れを防ぐことにつながります。

＜業種例＞

建設・工事、製造、不動産管理、設備・メンテナンス

ゲストスペースとChatCrewの違い

ゲストスペースとChatCrewは、どちらも社外ユーザーと情報を共有するための手段ですが、向いている用途が異なります。

ゲストスペースは、取引先や協力会社などの社外メンバーと共同で業務を進める場合に適しています。 ゲストユーザーもkintoneへログインし、アプリの閲覧・登録・編集やスレッドでのやり取りを行えます。

ただし、同じゲストスペースに参加するユーザー同士は、互いの存在を把握できるため、無関係な顧客を同じスペースへ招待する運用には注意が必要です。また、ゲストスペースごとにアプリを用意する必要があるため、顧客ごとにスペースを分ける場合は、その数だけアプリの管理も必要になります。

一方、ChatCrewは、チャットで発生する日々のやり取り（フロー情報）を、kintoneの顧客情報や案件情報（ストック情報）に紐づけて管理できるサービスです。

たとえば、100社の取引先と個別にやり取りする場合でも、1つの顧客管理アプリに情報を集約し、各顧客レコードにチャットルームを紐づける構成が可能です。過去の会話も顧客情報とあわせて確認できるため、担当者間での情報共有や引き継ぎにも役立ちます。

そのため、社外ユーザーと共同でアプリを操作するならゲストスペース、顧客・案件ごとのコミュニケーションをkintoneの情報と紐づけて管理するならChatCrewというように、用途に応じて使い分けるとよいでしょう。

▼ChatCrewの詳細はこちら

ChatCrew（チャットクルー）公式サイト

まとめ

この記事では、社外ユーザーとkintone上で情報を共有できる「ゲストユーザー」と「ゲストスペース」について、料金や活用例、運用時の注意点までご紹介しました。

ゲストスペースを活用すれば、取引先や協力会社と同じアプリを利用しながら、情報共有や共同作業を進められます。ただし、ゲストスペースの分け方やアクセス権限、ユーザー管理などは、運用開始前に整理しておくことが重要です。

また、社外ユーザーとのチャットやタスク管理が中心となる場合には、ChatCrewのようなkintone連携サービスも選択肢となります。

社外ユーザーにどこまでの操作をしてもらいたいのか、どのような情報を共有したいのかを整理し、自社の業務に合った方法を検討してみてください。

kintoneの運用設計はルーブピークにお任せください

ゲストスペースを本格的に活用する場合は、単にスペースを作って招待するだけでなく、アプリ設計やアクセス権、通知、運用ルールまで含めて整えることが重要です。

Lubepeak株式会社では、kintone定額開発サービス「KYOSOU」を通じて、現場の業務に合わせたアプリ構築や改善、社外ユーザーを含めた運用設計をサポートしています。

「社外とのやり取りをkintoneに集約したい」「メールやExcel中心の共有方法を見直したい」という方は、ぜひ一度ご相談ください。