「ゲストスペース」活用ガイド｜社外のユーザーとkintoneで情報を共有できる仕組みとは？

• 社外の人とやり取りしていると、メールとExcelだけでは追いきれないと感じる。

• 最新版のファイルがどれか分からず、担当交代のたびに状況の整理に時間がかかる。

• 同じ質問や確認が何度も繰り返されてしまい、無駄が増えている気がする。

―――社外の人と一緒に仕事を進める中で、このようなお悩みはありませんか？

kintone（キントーン）の「ゲストユーザー」と「ゲストスペース」は、社外のメンバーにも関わってもらいながら、誰がどこまで情報を見られるかを整理するための仕組みです。

本記事では、ゲストユーザーとゲストスペースの基本を、具体的な利用シーンを交えながらやさしく整理していきます。

読み終えるころには、「社外とのやり取りを進めやすく、かつ安全に管理するための仕組み」として理解しやすくなりますので、ぜひ最後までご覧ください。

ゲストユーザーは「社外の人に使ってもらうため」のアカウント

ゲストユーザーでできること

ゲストユーザーは、取引先や外部パートナーなど、社外の人に自社のkintoneへ入ってもらうためのアカウントです。

kintoneへのアクセスやアプリの利用が制限されており、招待されたゲストスペースで共有された「データの閲覧」「レコードの登録・編集」「スレッドの投稿」などが行えます。

ゲストユーザーの料金

ゲストユーザーを利用する場合は、ユーザーごとにライセンス料がかかります。料金は契約コースによって異なるため、利用人数やゲストスペース数を踏まえて確認しておきましょう。

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ゲストユーザー利用時に便利な「アカウント共通化」

kintoneアカウントとの「共通化」とは

kintoneアカウントの「共通化」とは、「自社で使っているkintoneアカウント」と「招待されたゲストスペースのアカウント」を紐づけることで、自社kintoneからゲストスペースへアクセスしやすくする仕組みです。

共通化すると、自社kintoneの画面から招待されたゲストスペースへアクセスしやすくなり、ゲストスペース用のアカウントで別途ログインする手間を減らせます。

アカウント共通化の主なメリット

アカウントを共通化する主なメリットは、以下の通りです。

• ゲストユーザー利用料が無料となります。共通化したアカウントは招待側の契約ユーザー数にカウントされません。

• 自社kintoneの画面上に、参加しているゲストスペースで受信した自分宛ての未読通知数も表示されるため、通知確認の抜け漏れを防ぎやすくなります。

運用上の注意点・制約

アカウント共通化にはメリットがある一方で、運用前に確認しておきたい注意点もあります。

特に、以下の点は事前に把握しておきましょう。

• 一度アカウントを共通化すると「解除できない」仕様です。分離したり、元の状態に戻したりすることはできません。

• 共通化後は、ゲストユーザー用のログイン画面からメールアドレスとパスワードで入ることはできず、自社kintoneのログイン画面からアクセスする必要があります。

• 共通化してゲスト利用料が0円になっただけでは、請求額は自動では減りません。コストを削減したい場合は、不要になったゲストユーザー契約数を管理者が減らす必要があります。

このように、ゲストユーザーやアカウント共通化は便利な一方で、設定後に簡単には戻せない内容もあります。

そのため、ゲストスペースの分け方や権限設計、案件終了後の棚卸し方法は、運用前に整理しておくと安心です。

Lubepeak株式会社の定額開発サービス「KYOSOU」では、社外共有を前提としたkintoneのアプリ設計や運用ルールづくりもサポートしています。kintoneでの社外共有に不安がある方は、ぜひ一度ご相談ください。

ゲストスペースは「やり取りの場所」を分ける機能

社外の人も入れる専用スペース

ゲストスペースは、ゲストユーザーが参加できる専用のスペースです。

通常のスペースと分けて使えるので、社内だけの話と社外を含むやり取りを混ぜにくくなります。情報を整理しやすく、見せたくない内容を誤って共有してしまうリスクも減らしやすくなります。

案件ごとに分けると分かりやすい

たとえば、「A社_制作案件」「B社_運用支援」のように、案件や取引先ごとにゲストスペースを分けると、誰がどこに参加しているかが見えやすくなります。

関係者が多い業務ほど、場所を分ける効果が出やすいです。

メールよりも情報が散らばりにくい

メールだけでやり取りしていると、「最新版の資料がどれか分からない」「過去の経緯を探しにくい」といったことが起こりがちです。

ゲストスペースに情報を集めておくと、「この案件はここを見れば分かる」という状態を作りやすくなります。

よくある活用例

活用例①：制作会社と進行を共有する

バナー制作やサイト更新などを外部に依頼している場合、進行表や確認事項をゲストスペースにまとめておくと便利です。

担当、締切、確認待ちの状態が見えやすくなり、「あのメールどこだっけ」を減らしやすくなります。

活用例➁：代理店と案件状況を確認する

代理店と一緒に動く案件では、案件名、対応状況、次回アクションなどを共有すると話が早くなります。

お互いが同じ情報を見ながら話せるので、認識ずれを減らしやすくなります。

活用例③：グループ会社と申請状況を見る

グループ会社との確認業務では、申請の受付状況、差し戻し、承認待ちなどを共有する使い方も考えられます。

履歴が残るため、あとから経緯を確認しやすい点もメリットです。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

社外のユーザーとkintone上で情報を共有できる「ゲストユーザー」と「ゲストスペース」についてご紹介してきました。

ゲストユーザーとゲストスペースを活用することで、取引先や外部パートナーと同じ画面を見ながら業務を進められるようになり、メールやExcelだけでは散らばりやすかった情報を整理しやすくなります。

一方で、社外のユーザーをkintoneに招待する以上、「誰に」「どの情報を」「どこまで見せるのか」を事前に設計しておくことが重要です。特に、ゲストスペースの分け方やアクセス権限、案件終了後のユーザー整理などは、運用開始前にルール化しておくと安心です。

まずはテスト用のゲストスペースや限られたメンバーで試しながら、自社の業務に合った使い方を整理してみてください。

ゲストユーザーとゲストスペースをうまく活用できれば、社外との情報共有をより安全かつスムーズに進められるはずです。

kintoneの運用設計はルーブピークにお任せください

ゲストスペースを本格的に活用する場合は、単にスペースを作って招待するだけでなく、アプリ設計やアクセス権、通知、運用ルールまで含めて整えることが重要です。

Lubepeak株式会社では、kintone定額開発サービス「KYOSOU」を通じて、現場の業務に合わせたアプリ構築や改善、社外ユーザーを含めた運用設計をサポートしています。

「社外とのやり取りをkintoneに集約したい」「メールやExcel中心の共有方法を見直したい」という方は、ぜひ一度ご相談ください。