kintoneの「アクセス権」とは？｜具体例を用いてやさしく解説します

• アクセス権を設定したいが、アプリ・レコード・フィールドの違いが分かりにくい

• どのアクセス権が優先になるのか、理解が難しい

• 社内向けに説明するとき、権限の話が難しくなって伝わりづらい

―――kintoneを運用する中で、このようなお悩みはありませんか？

kintoneの「アクセス権」は、誰がどのデータを見られるか、編集できるかを整理するための大切な機能です。

ただし、アクセス権の設定の考え方は、アプリのアクセス権・レコードのアクセス権・フィールドのアクセス権の3段階に分かれているため、最初は「どこで制御すればよいのか」が分かりにくいことがあります。

本記事では、アクセス権の基本を、付箋やインクの例えを使いながらやさしく整理していきます。

この記事を読めば、アクセス権を「難しい設定」ではなく、kintoneをより安全に活用するための重要な仕組みとして理解しやすくなりますので、ぜひ最後までご覧ください。

kintoneのアクセス権とは？

アクセス権は「見せる範囲を決める仕組み」

kintoneのアクセス権は、誰がどのデータを見られるか、どこまで操作できるかを決める仕組みです。

アプリ全体を見せるか、特定のレコードだけ見せるか、あるいは一部のフィールドだけ隠すか、といった制御ができます。

アクセス権は3つのレベルで考える

アクセス権は、アプリ・レコード・フィールドの3つのレベルで考えると整理しやすくなります。

アプリはノート、レコードはページ、フィールドは文字やメモのように考えると、どこを制御したいのか判断しやすくなります。

ノートと付箋で考えると分かりやすい

たとえば、1冊のノートをkintoneのアプリだと考えてみます。

ノートの鍵を持っている人だけが開くことができるのが「アプリのアクセス権」、特定色の付箋が付いたページだけ見せるのが「レコードのアクセス権」、赤字のメモだけ隠すのが「フィールドのアクセス権」です。

また、アプリのアクセス権は、鉛筆を持っている人だけが追記できるような制御もできます。

アプリのアクセス権は「アプリの使い方を決める」

アプリのアクセス権でできること

アプリのアクセス権では、アプリの閲覧・編集・削除・アプリ管理者・CSV出力の権限を付与できます。

なお、付与単位は、ユーザー、グループ（ロール）、組織のいずれかです。グループや組織で付与しておくと、保守性が高まります。

筆記具の例えで考える「アプリのアクセス権」

会議ノートを読むだけの人、鉛筆で追記できる人、消しゴムを使える人を分けるイメージです。

この「ノートが開けるか、どこまで書いてよいか」を決めるのがアプリのアクセス権です。

アプリのアクセス権が向いているケース

「営業部だけ案件管理アプリを使えるようにしたい」、「経理部以外には経費アプリを見せたくない」といった場合は、アプリのアクセス権から考えるのが基本です。

入口を最初に整理すると、その後の権限設計もシンプルになります。

レコードのアクセス権は「ページごとに閲覧範囲を分ける」

レコードのアクセス権でできること

レコードのアクセス権では、条件に合うレコードだけ閲覧・編集・削除できるように設定します。

たとえば、「自分が担当する案件だけ見える」、「自部署の申請だけ編集できる」といった制御が可能です。

自部署のレコードだけ閲覧・編集できる運用にする場合は、レコードアクセス権の設定に加え、「担当事業部」のような組織選択フィールドを追加しましょう。

付箋の例えで考える「レコードのアクセス権」

ノートの中で、青い付箋のページは営業部、黄色い付箋のページは管理部が見る、と考えるとイメージしやすいです。

レコードのアクセス権は、ページ単位で見せる相手を変える仕組みです。

レコードのアクセス権の活用例

「申請者本人だけが自分の申請を見られる」、「上長は部下の申請を見られる」、「管理者は全件を見られる」といった構成は、レコードのアクセス権の活用例です。

担当者（ユーザー選択）や部署（組織選択）などのフィールドを条件にすると整理しやすくなります。

フィールドのアクセス権は「赤字のメモだけ隠す」

フィールドのアクセス権でできること

フィールドのアクセス権は、同じレコードを見せながら、特定の項目だけ閲覧・編集を制限する仕組みです。

原価、粗利、評価コメントのような情報を一部のユーザーにだけ見せる、といった使い方に向いています。

インクの例えで考える「フィールドのアクセス権」

1枚のページに黒インクの共通情報と、赤インクの社内メモがあると考えてみてください。

外部メンバーには黒インクだけ見せて、赤インクの部分は見せない――そんな感覚がフィールドのアクセス権です。

また、設定しなければいけないフィールドが多い場合、グループフィールドを利用することで、複数のフィールドのアクセス権を一括で設定することができます。

フィールドのアクセス権が向いているケース

顧客情報は共有しつつ、粗利だけ管理職に限定したい場合や、日報は全員が見られるが上司コメント欄だけは本人に見せたくない場合などに有効です。

レコード全体を隠すほどではないときに便利です。

アクセス権の優先順位を理解する

優先順位は「アプリ → レコード → フィールド」

アクセス権の優先順位は、以下の順です。

1. アプリのアクセス権

2. レコードのアクセス権

3. フィールドのアクセス権

まずノートそのものを開ける人を決め、その次にどのページを見せるかを決め、最後にページ内のどの文字や赤字メモを見せるかを調整するイメージです。

アプリのアクセス権が優先される理由

アプリのアクセス権は「ノートの鍵」にあたるため、ここで見られない人はページも文字も一切見えません。

たとえフィールドで見せたい項目があっても、そもそもノートを開けなければ内容にはたどり着けない、という考え方です。

レコードのアクセス権はページ単位の見せ分け

レコードのアクセス権は、ノートを開ける人の中で、どのページを見せるかを決める役割です。

ページが見えない人には、そのページの中の赤字やメモも当然見えないため、フィールド権限より先に効く仕組みとして説明できます。

フィールドのアクセス権は最後の微調整

フィールドのアクセス権は、見えているページの中で一部の文字や欄だけを隠したり、編集できなくしたりするための設定です。

黒インクの本文は見せるが、赤インクの社内メモは隠す、というように最後の調整として使うと理解しやすくなります。

アクセス権を設計するときに気を付けるべきこと

「どこを隠したいか」から考える

アクセス権は、アプリが入口、レコードがページ、フィールドが文字やメモという順番で考えると整理しやすくなります。

上位で見えないものは下位でも見えず、最後にフィールド権限で細かく調整する、と覚えておくと説明もしやすくなります。

ユーザー単位ではなく組織・グループで設計する

アクセス権はユーザー単位で付けるより、組織やグループでまとめて設計した方が運用しやすくなります。

たとえば、営業部用の鍵、管理部用の鍵のように、部署単位で管理するイメージです。

まとめ

いかがでしたか？

kintoneのアクセス権は、誰にどの情報を見せるか、どこまで操作を許可するかを決める重要な設定です。

アプリのアクセス権は「ノートを開ける人」を決める設定、レコードのアクセス権は「どのページを見せるか」を決める設定、フィールドのアクセス権は「ページ内の一部の項目を見せるかどうか」を調整する設定として考えると、整理しやすくなります。

一方で、設定を間違えると情報漏洩や閲覧制限のミスにつながる可能性があるため、運用前にはテスト用ユーザーで見え方を確認しておくことが大切です。

また、権限設計をドキュメントとして残しておくと、担当者変更や組織変更があった際にもメンテナンスしやすくなります。

kintoneのアクセス権を正しく理解し、安全で使いやすい環境を整えてみてください！

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