【連携コネクタ】kintone×Outlook連携｜受信メールをkintoneへ自動転送する方法とは？

• kintoneに問い合わせ内容を登録しようとしたが、後回しにしているうちに対応が漏れてしまった…

• 複数人でメール対応しているため、誰がどのメールを確認したか把握しにくい…

• 毎回同じ内容をコピー＆ペーストする転記作業が発生している…

――kintoneを使用する中で、このようなお悩みを感じたことはありませんか？

kintone（キントーン）は、顧客管理や問い合わせ管理などの業務データを一元管理できる便利なツールです。

しかし、基本機能ではメールの内容を自動で取り込むことができず、手作業での登録が必要になります。その結果、「登録漏れ」や「対応履歴の不透明化」といった問題が発生しやすく、特に複数人でメール対応を行っている現場では、業務の属人化や対応遅れの原因になりがちです。

こうした課題は、サイボウズが提供する「連携コネクタ」を活用し、Microsoft Outlook（アウトルック）と連携することで解決できます。

Outlookで受信したメール情報をkintoneへ自動登録することで、対応状況を一元管理でき、抜け漏れの防止や業務効率の向上が期待できます。

本記事では、「連携コネクタ」を用いたkintone×Outlook連携の具体的な活用方法と設定の流れを解説します。

実際の運用イメージをつかみながら、メール対応の自動化を検討したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

なお、「連携コネクタ」の詳細については、別コラムで解説しておりますので、あわせてご覧ください。

連携コネクタでOutlookとkintoneを連携

kintoneにおいて、「メールの自動転記・登録」に関する課題を解決するソリューションの一つが、サイボウズが提供するオプション「連携コネクタ」を活用したOutlookとの連携です。

連携コネクタでkintoneとOutlookを連携すると、指定したメールの情報をkintoneのアプリに自動で登録することができます。これにより、手動の転記作業が不要になるだけでなく、チーム全体で対応状況を一元管理しやすくなります。

※連携コネクタは、2026年5月より正式リリース予定です

ユースケース①：問い合わせメールをkintoneに自動登録する

kintoneで問い合わせ管理を運用している場合、メールからの手動転記は件数が増えるほど負担になり、登録漏れのリスクも高まります。

例えば、特定の条件（送信先メールアドレス・件名のキーワードなど）を満たすメールを受信したタイミングをトリガーとして、内容をkintoneのレコードに自動登録するよう設定します。

これにより、

• 受信と同時にレコードが作成されるため、対応着手までのタイムラグが減る

• 手動の転記作業がなくなり、入力ミスや登録漏れを防げる

• チーム全員が同じ情報をもとに動けるようになる

といった効果が期待できます。

特に、日々多くの問い合わせが届く現場では、自動登録の仕組みがあるだけで対応品質の安定につながります。

ここでは具体例として、Webサイトの問い合わせフォームからのメールをkintoneに登録するケースを想定してみます。

顧客からの問い合わせをkintone上のアプリで管理しており、担当者がメールを確認するたびに内容を手動で転記するというような運用はよく目にします。件数が増えるほど、こうした課題は顕在化しやすくなります。

このような状況は、連携コネクタを次のように設定して自動化することが可能です。

まず、Outlookでメールを受信したタイミングをきっかけとして、メールの情報（送信者・件名・本文など）をもとに処理を行います。

取得した情報をもとに、kintoneの「問い合わせ管理アプリ」へレコードを追加します。アプリのフィールドに入力する値としては、前のステップで取得した情報を利用できます。

このようにシナリオを設定しておくことで、以下のように問い合わせメールが入ると自動的にアプリにレコードが登録されるようになります。

▼Outlookで受信したメール

▼kintoneへ自動登録されたレコード

このような仕組みにより、担当者はメールを受信するたびにOutlookとkintoneを開き、メールをkintoneへ転記する必要がなくなります。

また、受信と同時にレコードが作成されるため、「気づいていなかった」という状況そのものを防ぎやすくなります。もちろん、添付ファイルもそのままkintoneへ登録可能です。

ユースケース②：問い合わせメールに自動的に返信する

問い合わせ対応において、返信が遅れることは機会損失に直結します。

顧客は問い合わせを送った後、「ちゃんと届いただろうか...」「いつ返事が来るんだろう…」という不安を感じるものです。この不安をそのままにしてしまうと、競合他社への問い合わせや、購買意欲の低下につながってしまうことも考えられます。

連携コネクタを使えば、問い合わせメールを受信したタイミングを起点に、受付完了を伝える返信メールを自動送信できるようになります。

これにより、

• 問い合わせをすぐ受け付けたことを知らせ、顧客の不安をその場で解消できる

• 担当者が不在・多忙な時間帯でも、一次対応が自動で完結する

• 返信作業の手間がなくなり、本来の業務に集中できる

といった効果が期待できます。

ここでは先ほどの問い合わせ管理アプリを例に、受信した問い合わせメールに対して自動で受付完了メールを返信するケースを想定します。

設定は、先ほどのシナリオにメールの送信ステップを追加するだけです。

返信内容には、受付番号や対応目安の日数など、kintoneに登録されたレコード情報を差し込むことも可能です。定型文をそのまま送るのではなく、顧客ごとの情報を含んだ自然な一次対応メールを自動で届けられます。

実際には、下記のようなメールが送信されます。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

メールの受信とkintoneへの登録の間に人の手が介在する限り、転記漏れや対応遅延といったリスクを完全になくすことはできません。

こうした課題に対しては、連携コネクタを活用してOutlookとkintoneを連携し、「受信したメールを自動で登録する仕組み」を構築することが有効です。これにより、対応状況の可視化や、対応漏れの防止、業務全体の効率化が実現できます。

特に、「問い合わせ管理」など日常的にメール対応が発生する業務から取り入れることで、効果を実感しやすくなります。

まずは一部の業務からでも構いませんので、ぜひ連携コネクタによるOutlook連携を試してみてください！

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