【連携コネクタ】kintone×OneDrive連携｜ ファイルを自動で外部ストレージへ連携する方法とは？

• 案件ごとに関連ファイルが散在してしまい、探すのに時間がかかる

• kintoneにファイルを添付しているがディスク容量や管理の面で不安がある

• kintoneとOneDriveの間でファイルと業務データが別々に管理されており非効率

 ―――kintoneを使用する中で、このようなお悩みを感じたことはありませんか？

kintone（キントーン）は、顧客管理や問い合わせ管理などの業務データを添付ファイルと合わせて一元管理できる便利なツールです。しかし、基本機能では「ファイル管理」において柔軟な運用が難しく、案件ごとの整理や容量管理に課題を感じるケースも少なくありません。

その結果、「ファイルの散在」や「ディスク使用量の圧迫」といった問題が発生しやすく、ファイルを探す負担や、ファイル管理コストの増加になりがちです。

こうした課題は、サイボウズが提供する「連携コネクタ」を活用し、Microsoft OneDrive（ワンドライブ）と連携することで解決できます。

kintoneのレコードに添付したファイルをOneDrive上のフォルダと紐づけることで、情報を一元的に把握でき、検索性の向上や管理工数の削減が期待できます。

本記事では、「連携コネクタ」を用いたkintone×OneDrive連携の具体的な活用方法と設定の考え方を解説します。

実際の運用イメージをつかみながら、ファイル管理の最適化を検討したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

なお、「連携コネクタ」の詳細については、別コラムで解説しておりますので、あわせてご覧ください。

連携コネクタでkintoneのファイルをOneDriveに集約できる

kintoneにおいて、ファイル管理に関する課題を解決するソリューションの一つが、サイボウズが提供するオプション「連携コネクタ」を活用したOneDrive連携です。

連携コネクタでkintoneとOneDriveを連携すると、アプリに添付したファイルを自動的にOneDriveに転送することができます。これにより、業務で扱うファイルがOneDriveに集約され、必要なファイルを探す手間も不要になります。

さらに、kintone側のファイルサイズの上限なども気にする必要がなくなるというメリットも生じます。

※連携コネクタは、2026年5月より正式リリース予定です

ユースケース①：kintoneの添付ファイルを自動的にOneDriveへアップロードする

よくある課題

kintoneで案件管理や問い合わせ管理を行う際、「ファイルの扱い」に悩まれるケースは少なくありません。特に、見積書や契約書、画像などをレコードに添付していく運用では、データ量の増加や管理の煩雑化が課題になりやすい傾向があります。

例えば、レコードに直接ファイルを添付している場合、次のような問題が発生しがちです。

• ディスク使用量の増加により、「ディスク増設」を余儀なくされる

• ファイルの差し替えや最新版の管理が煩雑になる

• kintoneユーザーではない人へファイルを共有しずらい

解決策

こうした課題は、ファイル管理を「OneDrive」に切り出し、kintoneとはリンクで紐付ける運用にすることで解決できます。

kintoneには業務データのみを保持し、ファイル自体はOneDriveで管理することで、

• ファイル管理の柔軟性が向上する

• 容量制限やパフォーマンスへの影響を抑えられる

• 外部共有や共同編集がしやすくなる

といった効果が期待できます。

具体的なシナリオ

ここでは一例として、「kintoneに添付されたファイルをOneDriveへ転送し、kintone上ではファイルを削除してURLのみを保持する」運用をご紹介します。

現場では「とりあえずkintoneに添付しているが、後から管理が煩雑になる」といったケースも多く見られます。ファイル数が増えるほど、こうした課題は顕在化しやすくなります。このような運用課題は、連携コネクタを活用することで自動化が可能です。

まず、kintoneのレコード更新（ファイル添付）をトリガーとして処理を開始します。

添付されたファイルはOneDriveへ転送され、OneDrive上のURLがkintoneの該当レコードに書き戻されます。また、kintoneに添付されていた元のファイルは削除され、URLのみが保持される形になります。

【流れ1】見積書が添付された状態でレコードを保存する。

【流れ2】OneDriveの指定フォルダへファイルが自動で格納される。

【流れ3】kintoneのリンクフィールドへOneDrive側のURLがセットされる。（※元の見積書は削除）

これにより、添付ファイルがkintoneからOneDriveに自動で移行され、kintoneにはリンクだけが残る運用を実現できます。

担当者はファイルの保存先を意識することなく、これまで通りkintoneに添付するだけで運用可能です。さらに、ファイルが自動的にOneDriveへ集約されるため、「容量」を抑えながら運用を継続することが可能となります。

現場での応用例

これを応用した例として、kintoneのリンクフィールドに設定されたファイルURLが、OneDrive側で「共有設定」されている場合、kintoneユーザーでない相手にも情報共有が可能です。

例えば、そのファイルURLを活用することで、以下のような運用が考えられます。

• QRコード化して、現場で顧客に見積書をダウンロードしてもらう

• 社内のチャットツールでkintoneユーザーではない人に共有する

このように、単なる業務効率化にとどまらず、情報共有の幅を広げられる点も大きなメリットといえるでしょう。

ユースケース②：OneDriveにアップロードされたファイルをkintoneのレコードに自動で紐付ける

よくある課題

次に、OneDriveにアップロードされたファイルを関連するkintoneレコードへ紐付けるケースを見ていきます。

OneDriveを中心にファイル管理を行っている場合、kintoneとの情報連携が課題になることはないでしょうか。

例えば、現場担当者や取引先に直接OneDriveへファイルをアップロードしてもらう運用では、

• kintone側への情報連携を手動で行う必要がある

• 関連する案件との紐付けが分かりづらい

• 必要な資料を探すのに時間がかかる

といった状況が発生しやすくなります。

解決策

このような課題は、ファイル名に「キーとなる値（例：顧客番号、レコード番号）」を付与するルールを設けることで、連携コネクタでkintoneとOneDriveの自動での紐付けが可能となります。

具体的なシナリオ

具体的には、以下のような流れで実現します。

まず、OneDriveの対象フォルダに追加されたファイルを取得します。

ここで取得したファイル名の先頭に付与された「顧客番号（例：123_見積書.pdf）」をもとに、該当レコードに対してファイル情報（URLなど）を反映することができます。

【流れ1】OneDriveの指定フォルダへ見積書を格納する。

【流れ2】kintoneの該当フィールドへファイルが自動で添付される。

このようにシナリオを設定しておくことで、特定のOneDriveのフォルダにファイルをアップロードするだけで、意図したkintoneのレコードと自動で紐付けられるようになります。

特に、kintoneユーザーではない人から受領するファイルをkintoneのレコードへ一元的に紐づけたい場合はおすすめの連携です。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

kintoneとOneDriveをそれぞれ単体で運用しているだけでは、情報の分断や管理負担の増加を避けることは困難です。特に、ファイルの取り扱いに人の手が介在する限り、保存先のばらつきや紐付け漏れといったリスクはなくなりません。

連携コネクタを活用してOneDriveとkintoneを連携することで、「添付したら自動で移行される」「アップロードしたら自動で紐付く」といった仕組みを構築でき、ファイル管理の最適化や業務効率の向上が期待できます。

まずは、ファイルの取り扱いが多い案件管理や見積書管理といった領域から取り入れてみることで、効果を実感してください！

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