kintoneからメール送信する方法 5 選｜社外通知・自動送信を実現するプラグインの選び方【比較表付き】

• kintoneで管理している情報を、そのまま顧客や社内にメールで送りたい

• kintoneの通知でもっと多くの情報をユーザーへ伝えたい

―――多くの担当者がそう感じていますが、基本機能の通知には「社外宛にメールを送信できない」や「kintoneユーザーへ即時に通知を送信できない」といった制約があり、手作業やkintone外での運用になりがちです。

「社外宛にメールを送信できない」「kintoneユーザーへ即時に通知を送信できない」など、社外向け・社内向けにシナリオに応じた通知やメールを送信したいというお悩みは、プラグインや外部サービスの導入で簡単に解決できます。

そこで本記事では、「kintoneからのメール送信機能」を社外向け、社内向けと分けて整理し、それぞれに適したプラグイン・外部サービスの特徴や選び方、注意点まで解説いたします！

通知機能で「できること」・「できないこと」

そもそも基本機能の「通知機能」とは？

kintoneには、アプリでレコードが保存された際を示す「レコード追加／レコード編集」や「コメント書き込み」などをトリガーに自動で通知する基本機能があります。

また、この時、kintone内の基本機能の通知である「ベル通知」だけではなく、個人設定次第で「メール」で通知を受け取ることも可能です。

例えば、担当者がレコードの内容を変更したり、コメントであるユーザーをメンション（@ユーザー名）したりすると、対象ユーザーにベル通知＋メールが送られます。
これにより、承認フローの進行や申請内容の修正など、社内での情報共有や対応漏れ防止に役立つのが特徴です。

特別な設定やプラグインなしで使えるため、kintone導入初期から活用できます。

（▼「通知」を詳しく解説している記事はこちら）

基本機能で実現できる「メール通知」

「ベル通知」をメールで受け取った場合、下図のようなメールを受信することができます。
メールから該当のレコードに直接遷移することが可能なので、下図のようなステータスが「申請中」に変わった、つまり「自分宛に申請の承認依頼が通知された」ことをkintoneにログインすることなく知ることができます。

例：承認依頼メール

社外宛メールが送れないという大きな制約

この基本機能の通知には「大きな制約」があります。
それは、通知の送信先が「kintoneのユーザー」に限られていることです。

つまり、取引先や顧客といった社外の人間にはメールを送ることができません。

このため、「リマインド通知」や「見積書の送付メール」など、顧客への定型的なメールを送信したい場合には、別途プラグインや外部サービスが必要となります。

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メール送信方法の比較5選

オススメのメール送信プラグイン【サービス一覧】

「メール送信」に関するニーズは、組織規模や送信件数によって大きく異なります。
下記の表に代表的なkintoneからのメール送信方法をまとめました。自社に適したメール送信機能を選択してください。

自社に合ったメール送信プラグインの選び方【5つの判断基準】

先のサービス一覧で記載した通り、kintoneからの「メール送信」は［基本機能・プラグイン・外部サービス］を組み合わせた複数の手段があります。そのため、「アプリ数や業務要件など、複数軸で自社に最適なサービスはどれか」を判断することが重要です。

特に、次の5つの判断基準で複合的に検討すると選びやすくなります。

＜5つの判断基準＞

1. 送信対象（社内宛／社外宛）
   →kintoneからのメールを［社内（kintoneのユーザー）宛だけに送りたい］のか［社外（kintoneのユーザー以外）宛に送信したい］のかを考える必要があります。
   ［社内宛の場合］は、基本機能の通知で十分な可能性が高いです。ただ、社内でも"Slackなどのチャットツール"に通知したい場合にはプラグインが必要となるため、あくまで「kintoneのユーザー宛」と理解するのが良いでしょう。
   ［社外宛の場合］は、まず間違いなくプラグインを用いたカスタマイズが必要です。また、"顧客宛"の場合にはブランドイメージにも影響するため、添付ファイルへのパスワード保護設定、HTMLメール対応、送信元ドメイン設定などの観点でも事前調査が必要です。

2. 送信タイミング（Webhook／定期実行）
   →kintoneからのメールを［どのタイミング（トリガー）で送りたいか］を考える必要があります。
   例えば、「APIを使用した機能でレコードが登録された時」や「指定条件に該当するレコードを対象に一定間隔で繰り返し」などのタイミングでメールを送信したい場合は、プラグインを用いたカスタマイズが必要です。

3. 送信単位（個別送信／一括送信）
   →kintoneからのメールを［どの単位で送りたいか］を考える必要があります。
   ［個別送信の場合］は、基本機能の通知で十分な可能性があります。
   ［一括送信の場合］は、プラグインを用いたカスタマイズが必要です。

4. システム構成（送信元アプリ数、メールのテンプレート数など）
   →kintoneからのメールの［送信元となるレコードを管理するアプリ数がどの程度か］を考える必要があります。プラグインによっては設定アプリ数に応じて金額が変動する場合があるため、自社のシステム構成を踏まえた判断が必要となります。

5. 個別業務特化の機能（メールの分析、添付ファイルのパスワード設定など）
   →プラグインによっては、そのプラグインにしかないメール送信以外の機能を有している場合があります。

   例えば、「添付ファイルへパスワード設定したい」場合には「kMailer（ケーメーラー）」を選択するのが良いなど、個別要件を実現する機能も判断軸となるでしょう。

この5つの軸を組み合わせて選ぶことが、「メール送信機能」を失敗せずに導入するためのポイントになると思います。

次のセクションでは、基本機能やプラグイン・外部サービスでメール送信を実現する具体的なポイントについてそれぞれ詳しく見ていきます。

（▼「Slackへの通知送信」に関する記事はこちら）

【社内向け】kintoneからユーザーへメール通知を送る方法

kintoneの基本機能には、レコードの追加・更新・ステータス変更などをトリガーに、社内宛てに自動で通知を送る機能が備わっています。

例えば、承認ワークフローを運用している場合、承認結果を「担当者のメールアドレス宛」に自動通知したり、部門や役職ごとに異なる担当者へ振り分けたりといった設定も可能です。

社内向けメール①：基本機能の通知

kintone基本機能の「通知」では、レコード編集／コメント書き込み／ステータスの更新などを条件に、担当者やチームに通知を送信できます。

活用例：プロセス管理のアクションで上司へメール通知を送信

申請管理アプリで「承認／差し戻し」などのステータスが変更されたタイミングで、指定したkintoneユーザー（例：上司、申請者）にメール通知を送る設定が可能です。
これにより、kintoneユーザーがkintoneにログインする手間が省け、外出中などでも申請の回付状況が把握できます。

（▼「通知×プロセス管理」に関する記事はこちら）

【社外向け】kintoneから非ユーザーへメールを送る方法4選

社外向けメール①：メール共有オプション

メール共有オプションを使うと、kintone上で社外とのメールの送受信が可能になり、kintoneにメール情報を集約し、管理できる業務情報をよりまとめることができます。

引用：https://kintone.cybozu.co.jp/feature/emailsharingoption/

＜主な特徴＞

• メールの送受信の履歴を見える化でき、二重対応や対応漏れを防ぐことができる

• 受信したメールをkintoneのアプリに1クリックで転記可能なため、メールの情報や対応内容をアプリに集めることで分析に利用することができる

• 顧客情報とメールの履歴をチームで共有することで、属人化を防ぐことができる

• GUIベースで行えるため、ノーコードで実装できる

• 月額5,000円(税抜)〜（※送受信保存メール件数に応じて変動）

社外向けメール②：kMailer

kMailer（ケイメーラー）は、kintoneのレコード情報を元に、ノーコードで社外宛てメールを送信できるプラグインです。メールテンプレートを登録しておき、「メニューからの即時送信」、「レコード保存時の自動送信」、「複数レコードを対象にした予約送信」など複数の送信方法でメール送信が可能です。
また、近年ではマーケティング向けの機能も増えてきており、配信結果の分析、ABテストなどメール分析機能が利用できます。

設定方法を覚えてしまえば簡単に実装でき、アプリ数に制限がないため、早く・多くのアプリでメール送信を使いたい方にはオススメです。

＜主な特徴＞

• ノーコードで設定ができる

• kintoneレコードのフィールド値を差し込むことができる

• 個別送信、予約送信、添付ファイルの送信に対応している

• レコードの値を使用した条件付きの自動送信ができる

• 別のトヨクモ製品との連携が可能

• テンプレート管理で複数パターンのメールを運用できる

• 月額18,000円(税抜)〜

注意点

設定がkintoneではなく、「Toyokumo kintoneApp」という関連サービス共通の管理者画面で設定する必要があり、設定者には個別でライセンスが必要となります。また、ログインには認証が必要です。

（▼「kMailer」に関する記事はこちら）

社外向けメール③：gusuku Customine＋SendGrid

gusuku Customine（グスク カスタマイン）は、kintoneをノーコードで拡張できる万能なプラグインで、これにSendGrid（センドグリッド）を組み合わせることでメール送信を実現できます。

「別のレコードの情報を本文に利用した本文」、「複数条件に応じて異なる宛先へ送信」、「前日の○○時にリマインドを繰り返し送信」といった複雑な業務要件にもGUIで対応できます。また、SendGridの高い配信性能により、迷惑メールに入りにくい安定した送信が可能になります。

柔軟高くメール送信する場合にオススメです。
また、メール送信だけでなくアプリ自体にも別途カスタマイズをしたい場合には効果を最大化できると思います。

＜主な特徴＞

• gusuku Customineの機能の一つとして利用できる

• 宛先・件名・本文にレコード値を柔軟に差し込み可能（※添付ファイルの送信にも対応）

• 送信トリガー設定が豊富（ボタンを押したとき／Webhook／定期実行）

• SendGridのAPI経由で安定送信・高い到達率

社外向けメール④：メール一斉送信プラグイン

メール一斉送信プラグインは、kintoneのプラグインの一つです。
「取引先への個別返信」「対象となる複数レコードへの一括送信」など、案件管理やマーケティング業務など幅広く活用できる点が強みです。

＜主な特徴＞

• ノーコードで設定ができる

• kintoneレコードのフィールド値を差し込むことができる

• 個別送信、一括送信に対応している

• レコード別に「送信元メールアドレス」を変更できる

• メールテンプレートをもとにしたメール送信が可能

• 年額100,000円(税抜)

▼メール一斉送信の送信画面【イメージ】

メール送信設定時に押さえておきたい注意点とは？

kintoneからメールを送信できるようになっても、「届く」ことと「信頼される」ことは別問題です。
特に、顧客宛てに自動メールを送る場合、迷惑メール判定や不達のリスクを防ぐために、送信元ドメインや認証設定を正しく整えることも重要です。

注意点①：SPF／DKIMなどの迷惑メール対策

多くのメールサーバーでは、送信元の正当性を確認するためにSPFレコードやDKIM署名などの認証をチェックしています。
これらが設定されていないと、せっかくの通知メールが迷惑メールフォルダに入ったり、受信拒否される可能性があります。

• SPF（Sender Policy Framework）：送信元サーバーが正当かどうかを確認する仕組み

• DKIM（DomainKeys Identified Mail）：メールの改ざんを防ぐための電子署名

プラグインや外部サービスを利用する場合でも、自社ドメインのDNSにSPF/DKIM設定を追加することで、配信の信頼性を高められます。

注意点②：送信元ドメイン設定・信頼性向上のポイント

• 「gmail.com」などのフリードメインからではなく、独自ドメイン（@lubepeak.comなど）を送信元に設定する

• プラグインや外部サービス側で独自ドメインの設定に対応しているか確認する

• 顧客宛てに大量送信する場合は、SendGridなどの高信頼な配信サービスを使うことで到達率が向上する

これらを整備しておくことで、迷惑メール判定や不達のリスクが減り、顧客や社内に確実に通知を届けられます。

活用事例：「gusuku Customine」と「SendGrid」の連携で帳票をkintoneからメールで送信

▼お客様名

フィーロ株式会社様

▼利用サービス

gusuku Customine、SendGrid

▼利用場面

受注から生産、納品までにおいて、「見積書」「受注書」「発注書」など10種類以上の帳票が発生し、それを顧客や発注先へ送付する必要がありました。そこで、kintoneから直接メール送信ができる仕組みを構築。

これにより、Excelで帳票を作成し、それをメールソフトを立ち上げ、ファイルを添付して送るという手間がなくなり、kintoneの画面上で帳票出力から送信まで完結させることができるようになりました。

このアプリの導入により、メール送信業務において以下の効果を出すことができました。

• ワンクリックでメール送信が完結
  kintone上のボタンを押すだけで、対象の帳票が自動でPDF化され、あらかじめ設定した宛先と文面で即座にメールが送信できるように

• 「添付忘れ・送り先間違い」の解消
  システムがレコード情報に基づいた「宛先」や「帳票」をメール化するため、手作業によるファイルの添付ミスや、宛先ミスといった誤りを防げるように

• 送信ステータスの一元管理
  「誰が・いつ送信したか」という履歴がkintone内に記録されるため、送信済かどうかの確認作業や、二重送信の防止が行えるように

（▼事例の詳細はこちら）

まとめ

いかがでしたでしょうか？
kintoneからメールを送る方法は、「メール共有オプション」や「kMailer」などのプラグインまで、幅広い選択肢があります。

それぞれ、設定難易度・費用・機能幅などが異なるため、自社の業務内容や運用規模と照らし合わせ「最適な通知手段」を選ぶことが重要です。

ぜひ一度、この記事を参考に自社に合ったメール送信方法を選択し、スムーズに情報を届けられる仕組みを構築してみてください！

kintone導入はルーブピークへ

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• kintone定額開発サービス「KYOSOU」

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