kintone「プロセス管理」を強化するプラグイン活用方法4選

• 「プロセス管理」を使ってみたけど、思ったより使いにくい…

• 「プロセス管理」を使いたいが、通知部分が使いにくく、重要な申請に気付けないことがある

• kintoneを利用しているが、「申請管理（ワークフロー）」では使いこなせていない…

―――そんな課題を感じてはいませんか？

kintone（キントーン）基本機能の「プロセス管理」だけでも、申請管理や承認フローの改善は可能です。
しかし、実際の現場では、管理職の方から「もっと効率的に承認したい」「申請状況をもっと見やすく管理したい」といった声をよく耳にします。

そこで力を発揮するのが 「プラグイン」 です。

「プラグイン」を活用することで、基本機能だけでは実現できない業務改善が可能となります。

本記事では、kintoneの「プロセス管理」をより効果的に運用するためのプラグイン活用方法を、具体例を交えて解説していきます。

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kintoneの「プロセス管理」とは？

kintoneの「プロセス管理」とは、複数のユーザーでレコードの編集や確認をするためのプロセス（承認フロー）を設定できる「ワークフロー機能」です。

社内の稟議管理、ドキュメントの承認業務、問い合わせの処理ステータスの管理など、業務内容に応じた「プロセス」を定義しておくことで、属人化せず、業務の流れをスムーズに可視化・共有できます。

（▼「プロセス管理」の基本について解説した記事はこちら）

kintoneの「プロセス管理」を使うメリット

kintoneの「プロセス管理」の活用には、多くのメリットがあります。

まず、申請管理業務の見える化ができ、進捗状況をリアルタイムで把握できる点が挙げられます。これにより、特にマネジメント業務の効率化、経営層が新制度導入時の制度浸透スピードを高めることにもつながります。

例えば、「リモートワーク制度」を社内で整備する際、マネジメント層が部下のリモートワーク状況を管理することは避けて通れません。また、規定が「週に○回までOK」などとなれば、申請・承認などのワークフローによるマネジメントが欠かせません。

しかし、社員数が多い場合や管理負荷がかかる場合には専用システムの導入が効果的ですが、そこまでコストをかけたくないのが本音だと思います。

こんな時、最短当日にワークフロー機能が使えてしまうのが、kintoneの「プロセス管理」です。

kintoneの「プロセス管理」を使って直面する課題

kintoneの「プロセス管理」は、業務の申請や承認を簡単に管理できる機能です。

ただ、標準機能の「プロセス管理」では、独自の業務プロセスに対応できないケースも多く存在します。

例えば、以下のような要望をこれまで耳にしてきました。

＜プロセス管理に関するよくある要望4選＞

• 一覧で申請レコードを見やすくしたい

• 「承認待ち」や「差し戻し中」などの滞留している作業者への自動リマインド

• 承認者がステータスを「一括更新」したい

• 申請の進捗状況を「可視化」したい

「プロセス管理」に関するプラグイン活用方法4選

前述のような要望は、kintoneの「プラグイン」を活用することで解決につながります。
「プラグイン」は、kintoneの基本機能を拡張し、業務のニーズに応じたカスタマイズを可能にします。

ここでは、前述の4つの要望に対して有効なプラグインをそれぞれ紹介していきます！

活用方法①：「ガントチャートプラグイン」を活用した視認性の向上【無料プラグイン】

ガントチャートとは、プロジェクトの進捗を視覚的に把握するためのツールです。

kintoneの「ガントチャートプラグイン」を利用することで、業務のタスクをガントチャート形式で表示できます。これにより、各タスクの進捗状況を一目で確認でき、リソースを最適化できます。

ガントチャートプラグインを設定すると、見え方はどう変わるのか？

一覧上のレコードをガントチャートで表示することが可能です。また、申請情報を「ステータス」で色分けし、より視覚的にすることが可能となります。

【補足】有効的な使い方は他にも…

「ガントチャートプラグイン」は、申請管理だけでなく「タスク管理」にも有効です。

タスクをレコードで追加し、テーブルを使ってサブタスクを登録すると、下図のようなガントチャートの表示が可能です。重要なタスクの場合は、プロセス管理を使って "完了" を上司が承認するような使い方も有効だと思います。

引用：ガントチャートプラグイン - cybozu developer network

ガントチャートプラグイン（無償版）の入手方法📌

この「ガントチャートプラグイン」は、「cybozu developer network」にサンプルプラグインとして無料で公開されています。

是非、お手元の環境でお試しください！

活用方法②：メール通知やチャットツールとの連携で承認漏れを防ぐ「通知」を実現

社員や外注スタッフなどへプロセス管理の「通知」を送信する設定をされている方の中には、「メールやチャットツールへ通知を送信したい」と思ったことがある方がいらっしゃるのではないでしょうか。

正直、全員がkintoneの通知を確認するとは限りません。

そこで、日ごろから仕事で使い慣れているメールやチャットツール（例：Chatwork、LINE WORKS）へkintoneのプロセス管理の通知を送信することで、「承認依頼」や「差し戻し」などの重要な通知の見逃し防止につながります。

▼連携可能なチャットサービスの代表例と連携方法

kintoneは、以下のようなチャットツールとの連携が可能です。

• Microsoft Teams

• Google Chat

• LINE WORKS

• Slack

• Chatwork

引用：kintoneとチャットサービスを連携させて業務をもっと便利にしよう - kintone（キントーン）- プラグイン・連携サービス | サイボウズの業務改善プラットフォーム

（▼「通知」の基本について解説した記事はこちら）

（▼「kintone×Google Chat」について解説した記事はこちら）

活用方法③：「一括承認」で承認者の操作性を向上させる

承認者が「一括承認」をしたい場合には、プラグイン「gusuku Customine（グスク カスタマイン）」の利用をおすすめしています。

gusuku Customineは、kintoneの標準機能では実現できない機能を自由に実装できるプラグインです。

当社が得意とするプラグインでもありますが、費用が決して安くはないため、他の機能の実装を前提とした利用であれば、大きな効果を出せるプラグインです。

gusuku Customineでステータスを「一括更新」する機能を作ってみた

下図のように、一括承認ボタンを一覧画面に設置し、表示している複数の申請レコードのステータスを「一括更新」することができます。

他にも、実行前に確認ダイアログを表示するなど、作り方次第でプロセス管理における操作工数を格段に抑えることができます。

参考：ワンクリックで一括承認してみよう：gusuku support

gusuku Customineって他に何ができるの？

特に「ワークフロー（プロセス管理）」については、以下にまとめられておりますので、是非ご覧ください。（ゆくゆくはこのキントーンコラムでも「gusuku Customine」をメインに投稿しようと思います！）

ダウンロード：gusuku Customine「できることカタログ ワークフロー編」

活用方法④：「承認ステップ図」で承認者の操作性を向上させる

承認者・申請者がステータスの進捗状況を視覚的に把握したい場合には、「承認ステップ図」の利用をおすすめしています。

※本機能は、kintoneの「ワイドコース」をご利用の場合には標準搭載されていますが、多くの方が利用されている「スタンダードコース」では利用できません。

gusuku Customineで「承認ステップ図」を表示しよう

下図のように、現在のステータスがハイライトされた「承認ステップ図」をレコードへ表示できます。次のステータスや全体のステータス遷移が瞬時に把握できるため、申請ミスやワークフローへの理解促進につながります。

【+α】基本機能で実装できる「Slack連携」

ここまで「プラグイン」を使ったカスタマイズを紹介してきましたが、「プラグインがなければ何もできないのか」というと、決してそうではありません。

例えば、プロセス管理のアクションで「作業者」になったタイミングの通知を、Slackと連携させる方法があります。

kintoneとSlackを連携する方法とは？

ここでは、kintoneとSlackを連携する手順を簡潔にご紹介します。

※Slackワークスペースで登録しているメールアドレスとkintoneユーザーのメールアドレスを一致させておく必要があります。

①：はじめに、「OAuth」でSlackを有効化する必要があります。

1. kintoneのポータル画面右上の歯車マークから[cybozu.com共通管理]をクリックする。

2. タブ[外部連携]の「OAuth」をクリックする。

3. [Slack]を有効化する

②：外部連携を有効にした後、当該通知機能を利用するアプリで連携設定を行います。

③：連携後は、自身が作業者になったタイミングでSlack上にメッセージが自動投稿されます。

投稿から該当のレコードへ直接遷移もできるため、日々のコミュニケーションをSlackで行っている場合には、この設定は非常におすすめです。

プロセス管理以外で「Slack」と連携させる場合には「プラグイン」や「個別開発」が必要です。
その辺りは、別の記事で詳しく解説しておりますので、ぜひご覧ください！

まとめ

いかがでしたでしょうか？
kintoneのプロセス管理は、「プラグイン」と組み合わせて使用することで、その効果をより高めることができます。

大切なのは「自社の業務に必要な効率化手段は何か」、kintoneで「できること」・「できないこと」を整理することです。
適切に設計・運用すれば、申請管理／情報共有の精度が上がり、業務スピードが大きく向上します。

ぜひ一度、kintoneの「プロセス管理」をカスタマイズし、自社に合ったワークフローを見つけてみてください！

小規模組織へのkintone導入はルーブピークへ

kintoneでカスタマイズを行うには、専門知識を持つ技術者の力が欠かせません。しかし、社内にそのような人材がいない場合、「うまく活用できるのか」「持続的に運用できるか」と不安に感じる方も多いのではないでしょうか。

Lubepeak株式会社では、kintoneの力を最大限に引き出し、お客様の業務を確実に改善するkintoneシステムを開発するサービスを提供しています。

• kintoneシステム開発サービス「KYOSOU」

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