kintone「プロセス管理」の活用テクニック｜できること・できないことを徹底解説

• kintoneを導入しているが、「申請管理（ワークフロー）」の業務でうまく活用できていない…

• 申請・承認はkintoneで管理しているものの、承認後の処理は別システムへ手入力している…

―――日々の業務で、上記のようなお悩みを感じたことはありませんか？

申請業務では、「誰が」「どの順番で」「どの条件で」承認するのかを明確に定め、進捗を管理する必要があります。しかし、ドロップダウンによるステータス管理や口頭での確認だけでは、承認フローが曖昧になりやすく、処理漏れや属人化が発生する原因にもなります。

kintone（キントーン）の「プロセス管理」を活用すれば、申請・承認の流れや担当者をあらかじめ設定し、誰がどの申請を処理するべきかを管理できるようになります。また、プラグインや外部システムとの連携を組み合わせることで、承認後のデータ登録や転記作業まで自動化する仕組みも構築できます。

本記事では、kintoneのプロセス管理で「できること」「できないこと」を整理し、活用時の注意点や機能について詳しく解説します。あわせて、プロセス管理と基幹システムを連携する活用例もご紹介します。

kintoneのワークフロー機能「プロセス管理」とは？

kintoneのプロセス管理とは、複数のユーザーでレコードの確認・承認などの業務手順を管理するためのワークフロー機能です。

社内の稟議管理、ドキュメントの承認業務、問い合わせの処理ステータスの管理など、業務内容に応じた「プロセス」を定義しておくことで、属人化せず、業務の流れをスムーズに可視化・共有できます。

プロセス管理で「できること」6選

一見、「ドロップダウン」や「ラジオボタン」でも良さそうに思えるkintoneの申請アプリですが、「プロセス管理」を活用することで具体的にどのようなことが可能になるのでしょうか。

ここでは、プロセス管理を使用する理由となり得る押さえておきたい6つの機能を紹介します。

機能①：申請アプリで「プロセス（承認フロー）」を見える化できる

プロセス管理を設定すると、申請・承認フローの情報である「ステータス」・「作業者」・「ステータスの履歴」がレコード詳細画面へ表示されるようになり、処理の進捗状況が見える化されます。これらの情報を使って、検索やアクセス権の設定が可能となります。

▼ステータス／作業者／ステータスの履歴について

• ステータス：
  「承認依頼中」・「承認済み」・「差し戻し中」のように、申請の進捗状況が一目でわかるようになります。

• 作業者：
  どのユーザーがその申請を処理するべきなのかを把握できます。作業者には、特定のユーザーや、ユーザー選択フィールドで指定されたユーザーなどを設定できます。また、複数の作業者を指定する場合には、「ユーザー全員」または「ユーザーのうち1人」など、誰がアクションを実行すれば次のステータスへ進むのかを設定できます。

• ステータスの履歴：
  レコードの変更履歴とは別に、プロセス管理に伴うステータスの変更履歴が個別で確認できるようになります。

機能②：「アクション」で条件分岐するステータス遷移を実現

各ステータスにおいて、次のステータスに進むための操作である「アクション」を設定できます。

アクションを設定することで、「申請する」・「承認する」・「差し戻す」のようなボタンを設置でき、それらのクリックでステータスを次の段階へ移行できるようになります。さらに、各ステータスに「作業者」を設定することで、誰が次のアクションを実行するのかを管理できます。

例えば、申請者が「申請する」を実行するとステータスが「承認待ち」へ進み、次の作業者に指定された上司が「承認する」または「差し戻す」を選択する、といった承認フローを設定できます。

また、アクションにはフィールドの値を用いた実行条件を設定できるため、申請内容や金額などに応じて承認フローを分岐させることも可能です。

引用：kintone（キントーン）- プロセス管理と組み合わせると便利な設定

機能③：ポータルに表示される「未処理」欄で、作業者が自身のタスクを一覧化できる

ポータルの「未処理」欄には、ログインユーザーの対応が必要なレコードが表示されます。これにより、通知を見逃しても、処理するべきレコードに気付けるような仕組みになっています。

また、「未処理」欄のアプリをクリックすると、そのアプリの一覧へ直接遷移できます。もちろん、遷移後は自身の対応が必要なレコードしか表示されません。

「未処理」欄により、「作業者」は自分のタスクを見逃すことがなくなります。また、メール通知を設定しておくことで、自身が「作業者」になった知らせをメールで受け取ることも可能です。

引用：kintone（キントーン）- プロセス管理と組み合わせると便利な設定

機能④：ステータス別にアクセス権を設定でき、作業者以外を編集不可へ

プロセス管理を設定すると、「ステータス」・「作業者」が使用できるようになるのは前述のとおりですが、この「ステータス」・「作業者」を活用し、ステータス別にレコードのアクセス権を設定することができます。

例えば、「作業者以外のユーザーはレコードを編集できないようにしたい」という要望をよく耳にします。この要望は、アプリの設定画面にある「レコードのアクセス権」の設定で実現できます。

まず、「各ステータスにおける作業者は誰か」を整理し、アプリの「レコードのアクセス権」で条件と対象ユーザーを設定します。

例えば、申請中は申請者に編集を許可し、承認済みになったら編集できないようにする、といった制御が可能です。なお、申請者や承認者がレコードごとに異なる場合には、フォームに「ユーザー選択」フィールドを用意し、その値をアクセス権の設定に利用すると管理しやすくなります。

上図の設定例では、「申請者」と「上司（承認者）」をそれぞれユーザー選択フィールドで管理し、ステータスに応じたアクセス権を設定しています。この場合は、「申請者」と「上司」を「ユーザー選択」フィールドでアプリに追加しておいてください。

機能⑤：アクション実行時に「承認コメント」を残すことができる【ワイドコース限定】

kintoneの「ワイドコース」では、専用の「承認履歴管理＆コメントプラグイン」を利用できます。

このプラグインを導入すると、ステータスを変更する際にコメント入力画面を表示し、承認理由や差し戻し理由などを記録できます。また、コメントの入力を必須にする設定や、承認履歴とコメントをまとめて確認する機能も備わっています。

引用：専用機能・コース | kintone（キントーン）エンタープライズ企業の方向け特設サイト

機能⑥：プロセス管理のステータスを「フローチャート」で表示できる【ワイドコース限定】

kintoneの「ワイドコース」では、専用の「プロセス管理フローチャートプラグイン」を利用できます。

このプラグインを導入すると、プロセス管理で設定した承認フローをチャート形式で表示できます。

レコード詳細画面では現在のステータスが強調表示されるため、承認がどこまで進んでいるのかを確認しやすくなります。また、今後の承認フローも把握でき、関係者への事前連絡などにも役立ちます。

引用：専用機能・コース | kintone（キントーン）エンタープライズ企業の方向け特設サイト

注意点：プロセス管理のステータスは「ファイルの読み込み」では更新できない

通常のフィールドの場合、CSVなどのファイルを読み込むことで、既存レコードの値を一括更新することができます。

しかし、プロセス管理の「ステータス」はこの「ファイルの読み込み」では更新ができません。

基本機能のプロセス管理では「できないこと」3選

kintoneのプロセス管理は、承認フローや進捗を見える化できる便利な機能です。しかし、実際に業務で使ってみると「基本機能だけでは足りない」と感じるシーンが少なくありません。

ここでは、kintone基本機能のプロセス管理で「できないこと」を3つに絞って解説していきます！

できないこと①：ステータスを一括更新すること

kintoneの一覧画面では、複数のレコードを閲覧できるものの、プロセス管理の「ステータス」を一括更新する機能は標準では存在しません。

そのため、「数十件の申請レコードを一つ一つ承認していくのが面倒だ」という意見をよく耳にします。

＜お悩み例＞

• まとめて承認したい

• 同じミスをしている申請を一括で差し戻したい

これらを実現するには、プラグインやJavaScriptでのカスタマイズが必要となります。

できないこと②：1つのレコードで独立した複数の承認フローを並行して管理すること

kintoneのプロセス管理では、1つのアプリに設定できるプロセス管理は1つです。

ただし、同じプロセス管理の中で条件分岐を設定したり、複数の作業者による承認を必要とするステータスを設定したりすることは可能です。

一方で、例えば「経理部門の承認」と「法務部門の承認」を、それぞれ独立したステータスで並行して進め、個別に進捗を管理したい場合には、基本機能だけでは対応が難しくなります。

このような要件がある場合は、アプリを分けて管理する方法や、プラグインによるカスタマイズなどを検討する必要があります。

できないこと③：承認されるまで毎日リマインドすること

kintoneには、日付・日時フィールドを基準に通知を送る「リマインダーの条件通知」があります。

しかし、「承認依頼から3日以上経過している申請に対して、承認されるまで毎日通知する」といった継続的なリマインドを、標準機能だけで柔軟に設定することは難しいです。

＜お悩み例＞

承認依頼から3日以上経過した場合、承認が完了するまで毎日リマインドしたい

このような処理には、プラグインや外部サービスなどを利用する方法があります。

▼「通知」に関する記事はこちら

プロセス管理の基本機能で対応できない場合の解決方法

プロセス管理の基本機能だけでは対応できない要件がある場合は、プラグインやJavaScriptによるカスタマイズを検討します。

例えば、「できないこと①：ステータスを一括更新する」であれば、「gusuku Customine」を使って複数レコードのステータスをまとめて更新する機能を構築できます。

実現したい処理によって適したプラグインやカスタマイズ方法は異なります。導入方法に迷った場合は、kintoneの構築を支援する専門会社へ相談する方法もあります。

▼関連コラムはこちら

プロセス管理と基幹システムを連携する活用例

kintoneのプロセス管理は、申請・承認の進捗を管理するだけでなく、承認済みのデータを基幹システムへ連携する際の判断条件として利用することもできます。

たとえば、営業担当者がkintoneで受注情報を管理し、上長が承認した後に、事務担当者が販売管理システムへ同じ内容を入力しているケースを考えてみましょう。

このような運用では、kintone上で承認フローを管理できていても、その後の転記作業が残ってしまいます。また、転記時の入力ミスや登録漏れが発生する可能性もあります。

活用例：承認済みの受注情報を販売管理システムへ連携

kintoneのプロセス管理と基幹システム連携を組み合わせることで、［受注情報をkintoneへ登録］ → ［上長が承認］ → ［承認済みの受注情報を販売管理システムへ連携］のような業務フローを構築できます。

たとえば、kintoneの受注管理アプリで「受注確定」というステータスになったレコードを連携対象とし、取引先コード、商品コード、数量、受注金額などを販売管理システムへ渡します。

kintoneでは、プロセス管理のステータスが更新された際に「Webhook」を利用して外部システムへ通知できます。この通知をきっかけに、承認済みのレコード情報を取得し、販売管理システムへ登録する連携処理を構築できます。

また、利用中の基幹システムがAPI連携に対応していない場合でも、CSVファイルを利用してデータを受け渡す方法があります。ただし、CSV連携の場合も、ファイルの出力・取込をどこまで自動化できるかは基幹システム側の仕様によって異なります。

連携方法を決める際には、基幹システム側の仕様を確認するとともに、どのステータスになった時点でデータを渡すのか、連携済みのデータをどのように管理するのかを整理しておく必要があります。

kintoneで申請・承認を管理し、承認後の情報を基幹システムへ引き渡す構成にすることで、既存の基幹システムを利用しながら、手作業で行っていた転記業務を減らすことができます。

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kintoneと基幹システムを連携する方法5選｜活用例・注意点も解説

2025年に追加されたプロセス管理の新機能

2025年6月のkintoneアップデートにより、プロセス管理がさらに柔軟で使いやすくなりました。

ここでは、その「機能」と「活用例」をご紹介します。

新機能①：作業者以外のユーザーがステータスを変更できるプロセスを設定可能に

従来、ステータスを変更できるのは、そのステータスの「現在の作業者」に指定されたユーザーだけでした。2025年6月のkintoneアップデートで、「作業者でなくても、指定したユーザーや組織、グループが次のステータスに変更できる」という設定が可能になりました。

これにより、代理承認やイレギュラー対応など、実際の業務で起こりがちな場面に柔軟に対応できるようになります。

▼作業者以外のユーザーがステータスを変更できるプロセス管理の設定画面

引用：kintone（キントーン）- 主なアップデート（2025年6月） | サイボウズの業務改善プラットフォーム

活用例①：部長の代理で副部長がステータスを変更【代理承認】

これまでは、部長が出張などで不在の場合、承認プロセスが滞ってしまうことがありました。2025年6月のkintoneアップデートで追加された新機能を使えば、部長を作業者にしつつ、副部長にもステータス変更の権限を付与できます。

これにより、部長が対応できない時でも副部長が代理承認を進めることができ、業務の遅延を防ぎやすくなるでしょう。

▼代理承認の設定例

引用：kintone（キントーン）- 主なアップデート（2025年6月） | サイボウズの業務改善プラットフォーム

活用例②：不備等が見つかった時、申請者自身が元のステータスに戻す【取り下げ】

以前は、申請内容に不備が見つかった場合、承認者が「差し戻し」のアクションを実行する必要がありました。プロセス管理のアップデートにより、申請者自身がステータスを一つ前に戻せる設定が可能になります。

これにより、申請者は自ら申請を取り下げて修正することができ、承認者の手間を省くことができるでしょう。

▼取り下げの設定例

引用：kintone（キントーン）- 主なアップデート（2025年6月） | サイボウズの業務改善プラットフォーム

活用例③：部長がステータスを進めたい時に副部長の確認をスキップ【直接承認】

「副部長の確認を経て、部長が最終承認する」というプロセスにおいて、緊急時など部長の判断で副部長の確認をスキップして承認したいケースもあると思います。

プロセス管理の新機能を使えば、副部長が作業者となっているステータスでも、部長が直接承認できるよう設定できます。

これにより、状況に応じたよりスピーディーな意思決定が可能になります。

▼直接承認の設定例

引用：kintone（キントーン）- 主なアップデート（2025年6月） | サイボウズの業務改善プラットフォーム

新機能②：プロセス管理設定AI

2025年7月には、プロセス管理の設定をAIが支援する「プロセス管理設定AI」の提供が開始されました。

プロセス管理設定AIとは？

「プロセス管理設定AI」とは、設定したい業務プロセスの概要を文章で入力するだけで、AIがプロセス管理の設定案を自動で生成してくれる機能です。

これにより、プロセス管理の設定がさらに簡単かつ効率的になり、kintoneで「申請アプリ」を導入するハードルが大きく下がることが期待されます。

引用：プロセス管理設定AI | kintone ヘルプ

このほか、kintone AIには、AIが投稿コメント全体を自動で要約する「スレッド要約AI」や、レコード一覧の内容を分析・要約する「レコード一覧分析AI」などがあります。

以下の関連記事で詳しく解説しておりますので、ぜひご覧ください。

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導入事例：「リモートワークの申請アプリ」の導入

事例詳細（業種：製造業）

［リモートワーク申請 → 上長の承認 or 差し戻し］のように、リモートワーク実施に関する申請フローが効率的に管理できるアプリを「プロセス管理」で実現した事例があります。

このアプリの導入により、リモートワークの申請業務において、「誰が」「いつ」「何をすべきか」が明確になりました。また、上長は当日のリモートワーク実施者や実施理由を一覧で把握できるため、申請内容を個別に確認する手間が省けます。

承認状況もリアルタイムに共有され、申請者と承認者の間で進捗を確認する負担の軽減にもつながっています。

機能紹介

kintoneのプロセス管理を活用し、下図のようなアクション「承認依頼」を起こすボタンをクリックすることで、承認者（＝上司）へワークフローを回付することが可能です。

承認依頼をされた上司は、「承認」または「差し戻し」を選択し、次のアクションを行います。

導入効果

kintoneのプロセス管理を導入したことで、申請内容や承認状況をアプリ上で確認できるようになりました。

紙やExcelで管理していた際に発生していた「申請書がどこにあるかわからない」「誰の承認待ちなのか確認する必要がある」といった問題を減らし、申請者・承認者の双方が進捗を把握しやすくなりました。

まとめ

kintoneの「プロセス管理」を活用することで、申請・承認フローを管理し、現在のステータスや作業者、承認履歴などを確認できるようになります。

一方で、ステータスの一括更新や一定期間滞留している申請への自動リマインドなど、基本機能だけでは対応が難しい要件もあります。

このような場合は、プラグインやカスタマイズを組み合わせて対応します。また、承認後の情報を別システムへ手入力している場合には、基幹システムとの連携も選択肢となります。

プロセス管理を導入する際は、申請・承認の流れに加えて、承認後にどのような業務が発生するのかまで確認し、自社の運用に合った仕組みを検討しましょう。

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Lubepeak株式会社では、kintoneのプロセス管理を活用したワークフローの設計・構築から、プラグインや外部サービスを組み合わせた業務の自動化まで対応しています。

また、既存の販売管理システムや会計システムなどを利用しながら、kintoneで登録・承認したデータを連携する仕組みの構築もご支援しています。

「承認フローを自社の業務に合わせて構築したい」「kintoneで承認した情報を基幹システムへ自動連携したい」といったお悩みがある方は、ぜひお気軽にご相談ください。