公開日：2026年8月15日
更新日：2026年8月15日
kintone×ハウスクリーニングの導入事例｜スタッフの予定管理からfreee連携による請求管理まで一元化
お客様プロフィール
導入経緯
株式会社ライフマルシェ様は、個人・法人向けのハウスクリーニングを手がける企業です。具体的には、「生前整理」「遺品整理」「特殊清掃」「エアコン清掃」などを行っています。日々発生する清掃案件について、顧客からの依頼受付からスタッフの日程調整、作業報告、請求・入金管理まで幅広い業務を行っています。
同社では、これまでスタッフのスケジュールを「TimeTree（タイムツリー）」で管理し、案件情報や顧客情報、作業後の売上情報などをそれぞれ異なる場所へ登録していました。そのため、案件を受け付けるたびに複数箇所への入力が必要となるほか、スタッフ数の増加に伴い空き日程を把握しづらくなるなど、業務管理が煩雑になっていました。特に、リピート顧客の情報確認やスタッフへの案件割り当て、作業報告の確認作業など、日常的に発生する事務作業の効率化が課題となっていました。
そこで、「ハウスクリーニングに関する顧客・案件情報から、スタッフのスケジュール、作業報告、請求までを一元的に管理できる仕組みを構築したい」と弊社へご相談いただきました。kintoneを中心に「顧客管理」「案件管理」「スケジュール管理」「作業報告」などのアプリを構築し、スタッフの空き予定を確認しながら案件を割り当てられる仕組みや、作業報告のチェック、法人案件の請求データ作成・freeeとの連携などを実装。ハウスクリーニング案件の受付から作業完了後の請求まで、一連の業務をkintone上に集約しました。
今回は、代表の草皆様に、システムの導入で得られた効果などについてお話を伺いました。
【 課題 】
スタッフのスケジュールを「TimeTree」で管理し、案件情報や顧客情報などを別々に登録していたため、複数箇所への入力・確認作業が発生していた
スタッフ数の増加に伴い、ハウスクリーニング案件を受け付ける際に、各スタッフの空き日程を把握しづらくなっていた
リピート顧客の情報確認や、作業完了後の売上情報・作業報告の確認など、日常的な事務作業が煩雑になっていた
法人案件では、複数の案件を顧客ごとにまとめて請求する必要があり、案件管理から請求までを一元的に管理できていなかった
【 解決策 】
kintoneで「顧客管理」「案件管理」「スケジュール管理」「作業報告」などのアプリを構築し、ハウスクリーニング案件に関する情報を一元化
スタッフごとの空き予定枠を登録し、案件登録時に空いているスタッフを検索して、そのまま案件とスケジュールを紐づけられる仕組みを構築
顧客マスタと案件情報を連携し、リピート顧客の情報や過去の案件履歴を確認できるように設計
作業報告が未提出の場合のリマインダーや、当初予定金額と作業報告後の金額が異なる場合に管理者へ通知するチェック機能を実装
法人案件では複数案件を顧客単位でまとめた請求データを作成し、freeeへ連携できる仕組みを構築
【 効果 】
スタッフの空き予定と案件情報を同じシステム上で確認できるようになり、日程調整から案件登録までの業務を集約
顧客情報と過去の案件履歴を紐づけることで、リピート顧客への対応時に必要な情報を確認しやすい環境を実現
作業報告の未提出や金額の不一致をシステムで検知・通知できるようになり、管理者による確認業務をサポート
法人案件の請求データを複数案件から一括作成し、freeeへ連携できるようになったことで、案件管理から請求までを一連の流れで管理
事例詳細
Q. どのような背景でkintoneの導入を検討されたのでしょうか？
A. スタッフが増える中で、案件情報やスケジュールを複数の場所で管理することに限界を感じたことがきっかけです。
以前は、スタッフのスケジュールを「TimeTree」で管理、案件情報や顧客情報などはExcelで管理していました。そのため、ハウスクリーニングの依頼を受けるたびに、スタッフの空き日程を確認して案件情報を登録し、必要に応じて顧客情報も更新するといった複数の作業が発生していました。
また、スタッフが増えるにつれて、それぞれの空き日程を確認することも難しくなっていました。ハウスクリーニングでは、お客様の希望日時だけでなく、スタッフの予定や前後の案件なども考慮しながら担当者を決める必要があります。そのため、案件を受け付けた際に「誰が対応できるのか」をすぐに確認できる仕組みが必要だと感じていました。
そのほか、リピートのお客様について過去の案件履歴を確認したり、作業完了後にスタッフからの報告内容を確認したりする業務もあり、これらを一つのシステムで管理できれば、日々の事務作業をより効率化できると考え、kintoneの導入を決めました。
Q. 実際にどのような構成でシステムを作られたのですか？
A. kintoneを中心に、「顧客管理」「案件管理」「スケジュール管理」「作業報告」を連携させ、案件の受付から請求までを一連の流れで管理できる構成にしました。
ハウスクリーニングの依頼を受けた際には、まず「案件管理」へ依頼内容を登録します。既存のお客様であれば「顧客管理」から登録済みの情報を取得できるため、住所や電話番号などを毎回入力する必要がありません。また、顧客情報から過去の案件履歴も確認できるようにしています。
スタッフの日程については、「スケジュール管理」で各スタッフの空き予定を管理しています。案件を登録した後、その案件に対応できるスタッフの空き予定を検索し、該当する予定枠と案件を紐づけることで、案件情報とスタッフのスケジュールを連動させています。
作業完了後は、担当スタッフが「作業報告」を登録します。報告が行われていない場合にはリマインダー通知を送り、当初予定していた金額と作業後の金額が異なる場合には、管理者が確認できる仕組みも設けました。
さらに、法人のお客様については、複数のハウスクリーニング案件を顧客ごとにまとめて請求データを作成し、そのデータを会計ソフトの「freee（フリー）」へ連携できるようにしています。請求書の送付後は、freee側の情報をkintoneへ反映することで、請求書の送付状況や入金状況についても確認できるようにしています。
Q. 導入後、どのような効果や変化を感じていますか？
A. 案件に関する情報をkintoneに集約したことで、スタッフの日程確認から作業報告、請求までの流れが分かりやすくなりました。
以前は、案件を受け付けると「TimeTree」でスタッフの予定を確認し、別の場所で顧客情報や案件情報を確認する必要がありました。現在は、kintone上でスタッフの空き予定を確認しながら案件を割り当てられるため、日程調整から案件登録までを一連の流れで進められるようになっています。
また、顧客情報と案件履歴が紐づいているため、リピートのお客様からご依頼をいただいた際にも、過去の情報を確認しながら対応できます。
作業後についても、作業報告が提出されていない案件へのリマインダーや、予定金額と当日の金額が異なる場合の自動チェックなどをシステム側で行えるようになったことで、管理者が確認すべき案件を把握しやすくなりました。
法人案件では、複数の案件をまとめて請求データを作成し、そのままfreeeへ連携できるため、ハウスクリーニングの案件単体の管理だけでなく、その後の請求業務まで一つの流れとして管理できるようになっています。
機能紹介
Q. 導入したシステムついて、具体的な活用方法を教えてください。
1．「カレンダーPlus」でスタッフの空き予定を可視化し、案件から紐づけ
スタッフごとのスケジュールは、kintoneのプラグイン「カレンダーPlus」を活用して管理しています。各スタッフの予定をカレンダー上に表示することで、ハウスクリーニングの依頼を受けた際に「いつ・誰が対応できるのか」を確認しやすくしています。
▼カレンダーPlusを活用したスケジュール管理アプリ
案件を受け付けた事務員は、案件管理アプリのレコード画面から希望日に空いているスタッフを検索し、該当する予定枠を選択することで、案件情報とスタッフのスケジュールを紐づけることができます。
これにより、以前のように「TimeTree」と案件情報をそれぞれ確認する必要がなくなり、スタッフの空き状況の確認から案件の割り当てまでをkintone上で行えるようになりました。
2．顧客・案件情報を一元管理
ハウスクリーニングの依頼内容は「案件管理アプリ」へ登録し、お客様の氏名や住所、電話番号などの情報は「顧客管理アプリ」と紐づけて管理しています。リピートのお客様から依頼を受けた場合は、登録済みの顧客情報を検索して取得できるため、訪問先住所や電話番号を毎回入力する必要がありません。
さらに、顧客同士を紐づけることで、「どのお客様から紹介されたのか」といった紹介元の情報も管理しています。紹介が発生した場合には紹介ポイントを付与し、案件登録時には利用可能なポイントを確認して使用できる仕組みを構築しました。
これにより、顧客情報や案件履歴だけでなく、過去の見積情報やお客様同士のつながり、紹介実績までをkintone上で一元的に管理できるようになっています。
3．自社フォーマットの見積書をPDFで出力
案件管理アプリに登録した情報をもとに、各案件のレコードから自社フォーマットの「見積書」をPDF形式で出力できるようにしています。
見積書に必要となる作業メニューや価格などは、「価格表マスタ」に登録されている情報を呼び出して入力できるため、見積書を作成するために別途Excelなどへ情報を転記する必要がありません。また、出力した見積書や案件情報は顧客情報と紐づけて管理され、「顧客管理アプリ」から過去の見積内容や案件履歴をまとめて確認できます。
これにより、見積内容の入力からPDF形式での見積書作成、過去の見積情報の確認までをkintone上で完結できるようになりました。
4．法人案件の請求データを作成し「freee」と連携
法人のお客様については、同じ取引先から複数のハウスクリーニング案件を受注することがあります。そのため、請求対象となる案件を顧客ごとにまとめ、kintone上から請求データを一括作成できるようにしています。
作成した請求データは、クラウド会計ソフトの「freee（フリー）」と連携します。kintoneに登録された案件情報をもとに「freee請求書」へ請求情報を登録できるため、案件ごとの金額や顧客情報を改めて入力して請求書を作成する必要がありません。
また、請求書の送付後は、「freee請求書」で管理されている請求書の送付状況や入金状況を管理できます。さらに、「freee会計」で管理される口座の入出金履歴と取引データを紐づけることで、入金確認や消込作業も簡略化されました。
これらのステータスはkintoneへ取得できるようにしているため、kintoneを確認するだけで、案件の進捗から請求・入金状況まで把握できるようになっています。
利用サービス
kintone（サイボウズ株式会社）
gusuku Customine（アールスリーインスティチュート）
カレンダーPlus（合同会社ラジカルブリッジ）
freee（freee株式会社）
freee連携プラグインセット（株式会社Crena）
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※掲載内容は取材当時のものです。
※画像内の数値や名称は掲載用に作成しており、実際の情報とは異なります。
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