kintoneと予約カレンダーを連携する方法｜kViewer・STORES 予約を徹底比較

• kintoneで予約情報を管理しているが、外部向けの予約カレンダーをどう作ればよいかわからない

• 予約受付、空き状況の公開、キャンセル対応、kintone連携まで含めて最適な方法を選びたい

―――業務でこのようなお悩みはありませんか？

kintone（キントーン）は、予約情報や顧客情報を管理するうえで便利な業務改善ツールです。

一方で、kintoneの情報をそのまま社外の人に見せたり、Web上で予約を受け付けたりするには、外部公開やフォーム連携の仕組みを組み合わせる必要があります。

公開予約カレンダーを作る代表的な方法としては、「kViewer」で予約カレンダーを公開する方法や、「STORES 予約」のような予約システムを使い、YoomなどのiPaaSを介してkintoneへ連携する方法があります。

どちらも予約業務の効率化に役立ちますが、向いている業務や運用の考え方は異なります。

この記事では、kintoneと公開予約カレンダーを連携する方法について、kViewerとSTORES 予約を比較しながら解説します。

kintoneと連携する公開予約カレンダーを作る方法

kintoneと連携できる公開予約カレンダーを作る方法は、大きく分けると2つあります。

1. kintoneのデータを外部公開する方法

2. 予約受付に特化した外部サービスを使う方法

1つ目は、kintoneのデータを外部公開する方法です。

kintoneに登録された予約枠や予定情報を、kViewerのカレンダービューで社外向けに表示し、予約申し込みはFormBridgeで受け付けます。

2つ目は、予約受付に特化した外部サービスを使う方法です。

STORES 予約などで予約ページを作成し、受け付けた予約情報をYoomなどのiPaaSを使ってkintoneへ連携します。

どちらを選ぶべきかは、「kintoneを予約管理の中心にしたいのか」「予約システムを中心にしてkintoneへ情報を集めたいのか」によって変わります。

kintone連携情報公開ツール「kViewer（ケイビューワー）」

kViewerは、トヨクモ株式会社が提供するkintone連携情報公開ツールです。kintoneのデータを外部向けのWebページとして公開できます。

通常、kintone内の情報はkintoneライセンスを持つユーザーしか閲覧できませんが、kViewerを使うことで、必要な情報だけを社外の人に見せることができます。

また、kintoneに直接データを登録できるWebフォーム作成サービス「FormBridge」と組み合わせることで、予約申し込みフォームや問い合わせフォームなどを作成し、回答内容をkintoneアプリへ登録できます。

たとえば、予約カレンダーで使う場合は、kViewerで予約枠や空き状況をカレンダー表示し、FormBridgeで予約申し込みを受け付けることが可能です。

▼関連コラム

kViewer（ケイビューワー）とは？｜外部へkintoneのデータを公開する方法

kViewerで実現できること

kViewerを使うと、kintoneに登録された予約情報を外部向けに公開できます。

たとえば、kintoneに以下のような項目を持つ予約枠アプリを作成します。

• 予約枠名

• 開始日時

• 終了日時

• 予約種別

• 受付ステータス

• 詳細説明

これらの情報をkViewerのカレンダービューで表示すれば、社外の人が空き枠や開催予定を確認できるページを作ることができます。このカレンダービューでは、予定タイトル、予定開始、予定終了などのフィールドを設定し、予定の種類ごとに色分け表示することもできます。

▼カレンダービューの画面イメージ

▼予約枠の画面イメージ

さらに、FormBridgeと組み合わせることで、kViewerのカレンダーから申し込みフォームへ遷移し、入力内容をkintoneに登録する流れを作ることができます。

▼カレンダービューからの予約イメージ（FormBridge連携）

活用例としては、以下のような予約業務が考えられます。

• セミナーやイベントの申し込み受付

• 相談会や個別面談の予約受付

• 施設や会議室の空き状況公開

• 社外パートナー向けの利用申請受付

• 見学会や説明会の日程公開

kintone側で予約枠や受付状況を管理できるため、予約情報を他の業務データとつなげやすい点が特徴です。

メリット

kViewerを使うメリットは、kintoneを中心に予約業務を設計しやすいことです。

予約枠や申込者情報だけでなく、対応履歴、ステータス、担当者、請求情報などもkintone上でまとめて管理できます。すでにkintoneで顧客管理や案件管理を行っている場合は、予約情報を既存アプリと連携しやすくなります。

また、ノーコードで構築しやすい点もメリットです。

kViewerで公開ビューを作成し、FormBridgeで入力フォームを用意するため、ゼロから予約システムを開発するよりも短期間で始めやすいです。

さらに、公開する情報をkintone側で管理できるため、「受付中の枠だけ表示する」「特定の種別だけ表示する」「終了した予定は非表示にする」といった絞り込みも設計しやすくなります。

主なメリットを整理すると、以下の通りです。

• 予約枠や申込情報をkintoneに集約できる

• ノーコードで外部公開ページとフォームを作りやすい

• kintoneの既存アプリと連携しやすい

• 表示する情報や公開範囲を業務に合わせて調整しやすい

予約業務だけでなく、その後の対応管理や社内共有までkintoneで行いたい場合に向いていると言えるでしょう。

デメリット

一方で、kViewerは予約専用システムではありません。

そのため、重複予約を防ぐ排他制御や複数枠への一括予約、予約カレンダーのカスタマイズなど、予約専用システムに備わっている機能には限りがあります。

たとえば、スタッフ指名、複数メニューの予約、細かな受付期限、キャンセル期限、オンライン決済、回数券、月謝管理などの機能を標準機能として利用したい場合は、要件によっては設計が複雑になります。

また、二重予約を防ぐ仕組みや、残席数をリアルタイムに更新する仕組みも、業務要件に応じて慎重に設計する必要があります。単に「カレンダーを表示してフォームを置く」だけでは、同じ予約枠に複数の申し込みが入る可能性があります。

特に注意したいのは、予約受付の体験です。

ユーザーにとっては、予約専用サービスのように「メニューを選ぶ」「空き時間を選ぶ」「その場で予約完了する」といった操作のほうが分かりやすい場合もあります。

そのため、シンプルな予約受付には向いていますが、美容室、スクール、レッスン、店舗予約のように予約体験そのものが重要な業務では、専用予約システムも比較対象に入れるとよいでしょう。

おすすめの利用シーン

kViewerは、kintoneを中心に業務を回したい場合におすすめです。

たとえば、セミナー予約や相談会予約では、予約後の対応履歴、参加状況、アンケート結果、営業フォローなどをkintoneで管理したいケースが多くあります。このような場合、最初からkintoneを中心に設計しておくと、予約後の業務までつなげやすくなります。

また、kintoneであれば、必要な項目を自社業務に合わせて追加しやすいため、施設予約や備品予約のように、予約対象の管理項目が会社ごとに異なる場合にも向いています。

おすすめの利用シーンは以下です。

• セミナーやイベントの日程を公開し、申し込みを受け付けたい

• 相談予約や面談予約をkintoneで一元管理したい

• 施設、会議室、設備などの空き状況を外部に見せたい

• 予約後の対応履歴やステータス管理までkintoneで行いたい

• 既存の顧客管理アプリや案件管理アプリと予約情報をつなげたい

予約者側の操作性よりも、kintoneでの業務管理を重視する場合は、有力な選択肢になるでしょう。

STORES（ストアーズ）の予約システム「STORES 予約」

STORES 予約は、STORES社が提供するネット予約受付に特化したクラウド型の予約システムです。

STORES 予約で実現できること

STORES 予約を使うと、予約受付に必要な機能をまとめて用意できます。

たとえば、予約メニューの作成、受付可能な日時の設定、スタッフ指名、キャンセル期限、予約変更期限、予約完了メールの送信、事前決済などを管理画面から設定できます。予約者はWeb上の予約ページから空き日時を確認し、そのまま予約を完了できます。

▼STORES 予約の予約画面イメージ

kintoneと連携する場合は、STORES 予約で受け付けた予約情報を、YoomなどのiPaaSを介してkintoneへ連携する方法が代表的です。

これにより、予約受付はSTORES 予約で行い、予約後の顧客管理や対応履歴の管理はkintoneで行う、といった役割分担ができます。

▼Yoomの設定イメージ

Yoomを利用することで、STORES 予約に登録された予約情報を都度確認・転記することなく、自動でkintoneへ登録できます。これにより、転記作業を削減し、情報管理の抜け漏れを防ぐことができます。

メリット

STORES 予約のメリットは、予約受付に必要な機能が最初からそろっていることです。

予約者にとって使いやすい画面を用意しやすい予約専用サービスのため、利用者は空き日時を確認し、必要情報を入力して予約する流れを直感的に進めることができます。

▼STORES 予約のカスタマイズイメージ

主なメリットは以下です。

• 予約専用サービスとして機能が充実している

• 予約者にとって分かりやすい予約画面を作りやすい

• スタッフ指名、メニュー、受付期限などを設定しやすい

• ネット決済や回数券など、業種によって便利な機能を使える

• Yoomなどを使えば、予約情報をkintoneへ自動連携できる

予約受付そのものの品質を高めたい場合には、「STORES 予約」が有力な選択肢になるでしょう。

デメリット

STORES 予約を使う場合の注意点は、kintoneとの連携にiPaaSなどの外部サービスが必要になることです。

kViewer×FormBridgeのように、kintoneを中心に外部公開とフォーム受付を組み立てる構成とは異なり、STORES 予約とkintoneの間にYoomなどの連携サービスを挟む必要があります。

そのため、STORES 予約、Yoom、kintoneの3つを含めた運用設計が必要です。

予約情報をどのように連携・更新するかにも注意が必要です。

たとえば、新規予約をkintoneへ登録することは比較的イメージしやすいですが、キャンセルや予約変更が発生した場合に、kintone側のレコードをどう更新するかは事前に確認が必要です。

また、予約情報の管理先が分散しやすい点にも注意が必要です。

STORES 予約側にも予約情報があり、kintone側にも連携後の予約情報があるため、どちらを正しい情報として扱うのかを決めておかないと、現場が混乱しやすくなります。

STORES 予約は予約受付には強い一方で、kintoneとの連携設計を軽く考えると、後から運用が複雑になる可能性があります。

おすすめの利用シーン

STORES 予約は、予約者の使いやすさや予約機能の豊富さを重視する場合におすすめです。

たとえば、店舗予約、スクール予約、レッスン予約、サロン予約、オンライン相談など、予約者が自分で日時やメニューを選ぶ業務に向いています。スタッフ指名や決済、キャンセル期限などが必要な場合も、予約専用サービスの強みを活かしやすいでしょう。

また、kintoneは予約後の社内管理に使いたい、という場合にも適しています。

たとえば、STORES 予約で受け付けた情報をkintoneに登録し、来店後の対応履歴、顧客ランク、請求状況、次回フォローなどを管理する使い方です。

おすすめの利用シーンは以下です。

• 予約者が自分でメニューや日時を選ぶ業務

• スタッフ指名や担当者別スケジュールが必要な業務

• 事前決済、回数券、月謝などを使いたい業務

• 予約ページの見た目や操作性を重視したい場合

• kintoneには予約結果や顧客情報を連携したい場合

「予約受付は専用サービスに任せ、kintoneでは社内管理を行う」という分担が合う場合に向いています。

kViewerとSTORES 予約を比較

kViewerとSTORES 予約は、どちらも公開予約カレンダーの構築に活用できます。ただし、得意な領域は異なります。

kViewerは、kintoneのデータを外部公開し、FormBridgeのフォームで予約を受け付ける構成です。kintoneを中心に予約情報を管理したい場合に向いています。

一方、STORES 予約は、予約受付に特化したサービスです。予約者にとって使いやすい予約画面を作り、予約情報をkintoneへ連携したい場合に向いています。

比較すると、以下のようになります。

導入方法の違い

kViewerの場合は、まずkintone側で予約管理アプリを設計します。

そのうえで、kViewerでカレンダー表示を作成し、FormBridgeで予約フォームを作ります。kintoneアプリの設計が土台になるため、最初に業務フローを整理しておくことが重要です。

STORES 予約の場合は、まず予約ページを作成します。

予約メニュー、受付可能時間、スタッフ、キャンセル期限などを設定し、その後Yoomなどでkintoneへの連携を作ります。予約受付画面を先に整えやすい一方で、kintone側の項目設計と連携項目の整理が必要です。

公開予約カレンダーを導入する際の注意点

公開予約カレンダーを導入する際は、ツール選びだけでなく、運用ルールの設計が重要です。

特に、予約情報は社外のユーザーが関わるため、入力ミス、二重予約、キャンセル漏れ、個人情報の取り扱いなどに注意する必要があります。「カレンダーを公開できる」「予約フォームを作れる」だけで導入を進めると、運用開始後に現場が混乱することがあります。

導入前に、どの情報をどのシステムで管理するのか、予約変更時に誰が何を確認するのかを整理しておきましょう。

注意点①：データの管理先を決める

最初に決めるべきなのは、予約データの管理先です。

kViewerを使う場合は、基本的にkintoneを中心にデータを管理する形になります。予約枠や申込情報はkintoneで管理し、kViewerを外部公開、FormBridgeを予約受付の入口として利用します。

STORES 予約を使う場合は、予約受付の中心はSTORES 予約になります。そのうえで、必要な予約情報をkintoneへ連携し、社内管理に活用する形です。

ここが曖昧なままだと、以下のような問題が起こりやすくなります。

• STORES 予約とkintoneで予約件数が合わない

• kintone上では受付中なのに、予約ページでは満席になっている

• キャンセル情報が片方にしか反映されていない

• 現場担当者がどちらの画面を見ればよいかわからない

このような混乱を防ぐには、「正しい予約情報はどこを見るのか」を明確にしておく必要があります。

注意点②：キャンセル・予約変更時の連携を考慮する

公開予約カレンダーでは、新規予約だけでなく、キャンセルや予約変更の処理も重要です。

新規予約が入ったときだけkintoneに登録できても、キャンセルや日時変更が反映されなければ、現場が古い予約情報をもとに対応してしまう可能性があります。

特にSTORES 予約とkintoneを連携する場合は、以下の点を確認しておきましょう。

• 新規予約時にkintoneへ登録する項目

• キャンセル時にkintoneを更新できるか

• 予約変更時に日時やメニューを更新できるか

• 手動修正が必要な場合の運用ルール

kViewerの場合も、キャンセルや変更をどのように受け付けるかを決める必要があります。

たとえば、キャンセル専用フォームを用意する、管理者がkintone上でステータスを変更する、変更依頼を問い合わせフォームで受けるなどの方法があります。

また、二重予約を防ぐには、残席数や受付ステータスの管理も重要です。予約枠ごとに定員がある場合は、満席になった時点で受付停止にする仕組みや、管理者が確認してから予約確定にする運用を検討しましょう。

注意点③：kintone側のカレンダーも考慮する

公開予約カレンダーを構築する際は、社外向けの予約画面だけでなく、kintoneを利用する社内担当者側の見やすさも考慮することが重要です。

kViewerなどを利用すれば、kintoneに登録された予約情報をカレンダー形式で外部へ公開できます。 一方で、外部向けのカレンダーを作成しただけでは、kintone側の予約情報が使いやすいカレンダー表示になるわけではありません。

kintoneの基本機能でも、レコード一覧を「カレンダー形式」に設定して予定を表示できます。

ただし、予約枠や担当者の予定を日常的に確認・変更するのであれば、より視認性や操作性を高める方法も検討するとよいでしょう。

そこでおすすめなのが、kintone向けプラグインの「カレンダーPlus」です。

カレンダーPlusでは、kintoneに登録されたレコードを月別・週別・日別で表示できるほか、予定の色分けやドラッグ操作による予定変更などにも対応しています。Proでは、担当者・会議室・車両などのリソース別に予定を管理することも可能です。

たとえば、公開予約カレンダーから登録された予約情報をkintoneへ集約し、社内ではカレンダーPlusを使って表示することで、「お客様は公開カレンダーから予約」「担当者はkintone上のカレンダーで予約状況を確認」という運用ができます。

▼担当者別の予定を可視化したイメージ

せっかく予約情報をkintoneへ連携するのであれば、担当者が毎回kViewerやSTORES 予約などの外部画面を確認しなくても済むよう、社内側の予約確認・スケジュール管理まで含めて設計することがおすすめです。

▼関連コラム

【定番】kintoneプラグイン「カレンダーPlus」の機能と使い方をわかりやすく解説

まとめ

いかがでしたでしょうか？

本記事では、kintoneと公開予約カレンダーを連携する方法として、kViewerとSTORES 予約をご紹介しました。

どちらを選ぶ場合でも、予約データの管理先や、キャンセル・予約変更時の連携方法など、運用ルールを事前に整理しておくことが重要です。

自社の業務フローに合った方法を選び、予約受付からその後の社内管理まで効率化していきましょう。

ぜひ本記事を参考に、kintoneと公開予約カレンダーの連携を検討してみてください。

kintoneでの予約管理ならルーブピークへ

kintoneと連携できる公開予約カレンダーを構築する際は、予約画面を作るだけでなく、予約情報をどこで管理するのか、キャンセルや変更をどのように反映するのかまで含めた設計が重要です。

Lubepeak株式会社では、kintoneの予約管理アプリの設計から、kViewer・FormBridgeを活用した外部公開、STORES 予約やYoomとの連携まで、業務に合わせて一貫して支援しています。

「kintoneを中心に予約管理をしたい」「外部向けの予約ページとkintoneを連携したい」とお考えの企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。