kintoneとGoogleカレンダーを連携して予定管理を効率化する方法｜キン助の活用例も解説！

• kintoneに案件情報はあるのに、予定はGoogleカレンダーで別管理になっている

• 予定変更のたびに両方へ入力するのが手間になっている

• 担当者の空き状況や訪問予定をすぐに確認できず、調整に時間がかかっている

―――kintoneを利用する上で、このようなお悩みはありませんか？

kintoneは、案件管理・顧客管理・問い合わせ管理・作業依頼管理など、さまざまな業務情報を一元管理できる便利なツールです。

一方で、日々のスケジュール確認や社内外の予定共有には、Googleカレンダーを使っている企業も多いのではないでしょうか。

しかし、kintoneとGoogleカレンダーを別々に使っていると、予定の二重入力や更新漏れが発生しやすくなります。特に営業訪問、打ち合わせ、作業担当者のアサインなど、予定と業務情報が密接に関わる場面では、情報が分かれているだけで確認作業が増えてしまいます。

そこで役立つのが、kintoneとGoogleカレンダーを連携する仕組みです。

中でも、株式会社ノベルワークスが提供する「キン助」は、kintoneとGoogleカレンダーの連携を実現し、予定管理の効率化に役立ちます。

なお、記事の内容は株式会社ノベルワークス様に確認をいただいております。

本記事では、kintoneとGoogleカレンダーを連携するメリットや、「キン助」の活用例、導入前に整理しておきたいポイントについて解説しています。

kintoneとGoogleカレンダーで別々に予定管理することで起きる課題

kintoneとGoogleカレンダーを別々に運用していると、最初は大きな問題に見えなくても、利用人数や案件数が増えるにつれて管理の負担が大きくなりやすいです。

例えば、kintoneに商談予定の情報が入力されているのに、実際の予定確認はGoogleカレンダーで行っているケースがあります。この場合、kintoneに登録した内容をGoogleカレンダーにも手入力する必要があり、入力の手間が増えます。

さらに、予定変更があったときに片方だけ更新してしまうと、kintoneとGoogleカレンダーで情報がズレてしまいます。現場ではGoogleカレンダーを見て行動しているのに、管理者はkintone上の古い情報を見ている、といった状態になることもあります。

特に以下のような課題に注意しましょう。

• 予定の二重入力により、担当者の作業負担が増える

• 片方だけ更新され、日時や担当者の情報にズレが出る

• 案件情報と予定情報を照合するために確認作業が必要になる

• 外出先や移動中に最新の予定を把握しづらくなる

• 当者ごとの稼働状況が見えにくく、アサイン調整に時間がかかる

kintoneとGoogleカレンダーの連携でできること

kintoneとGoogleカレンダーを連携すると、案件情報と予定をシームレスに管理しやすくなります。

例えば、kintoneの案件管理アプリで「訪問日」を登録した際に、Googleカレンダーにも予定が反映されるようにすれば、担当者は普段使っているGoogleカレンダーからスケジュールを確認できます。

反対に、Googleカレンダー側で予定を変更した内容をkintoneへ即時に反映できれば、管理者もkintoneで最新の予定を把握しやすくなります。

特に、営業や訪問業務のような、外出・訪問の頻度が多い業務では効果を感じやすいでしょう。kintoneに蓄積された顧客情報や案件情報と、Googleカレンダーの予定確認のしやすさを組み合わせることで、予定管理がより実務に近い形になります。

kintoneとGoogleカレンダーの連携には「キン助」が便利

キン助は、株式会社ノベルワークスが提供する、kintoneとGoogleカレンダーを双方向で連携できるプラグインです。

kintoneとGoogleカレンダーの予定管理をつなげることで、二重入力や更新漏れを減らし、スケジュール情報を一元的に扱いやすくなります。

予定の登録・更新・削除を双方向で連携できる

キン助の大きな特徴は、kintoneとGoogleカレンダーの双方で行った予定の登録・更新・削除を、相互に反映できる点です。

予定変更は、現場でよく発生します。商談時間が前倒しになる、訪問日が変更される、担当者が変わるなど、日々の業務では小さな変更が積み重なります。こうした変更を毎回、kintoneとGoogleカレンダーに反映していると情報のズレが起こりやすいです。

双方向で連携できるため、kintoneの管理アプリで予定を登録すると、担当者のGoogleカレンダーにも予定を反映できます。

逆に、Googleカレンダー側で日時を変更した場合、その変更内容をkintone側へ反映できるため、情報のズレを防ぎやすくなります。

Webhookにより変更内容を素早く反映できる

キン助は、Webhookを利用した連携に対応しています。

Webhookとは、あるシステムで変更が発生したときに、その内容を別のシステムへ通知する仕組みのことです。

予定管理では、変更内容が早く反映されることが重要です。たとえば、営業担当者がGoogleカレンダーで商談時間を変更したのに、kintone側へ反映されるまで時間がかかると、社内の管理者や他部門が古い予定を見てしまう可能性があります。

Webhookを活用することで、予定の登録や変更を素早く反映できます。最新のスケジュールを共有したい業務では、情報のズレを防ぐうえで役立ちます。

「キン助」の活用例3選

ユースケース1：担当者のアサイン調整を効率化する

1つ目は、担当者のアサイン調整です。

例えば、問い合わせ対応や訪問作業、現地確認などをkintoneで管理している場合、担当者を決める際に「誰がいつ空いているのか」を確認する必要があります。Googleカレンダーと連携していない場合、kintoneの案件情報を見たあとに、Googleカレンダーで各担当者の予定を確認し、空き時間を探す流れになりがちです。

キン助を活用すれば、kintoneで登録した対応予定をGoogleカレンダーにも反映できるため、担当者ごとの予定を確認しやすくなります。

予定が変更された場合も連携されるため、アサイン状況のズレを減らせます。

▼kintoneのカレンダーから担当者をアサインするイメージ

特に、複数名で訪問対応や作業対応をしている企業では、担当者の稼働状況が見えやすくなることで、無理な予定の詰め込みを防ぎやすくなります。

結果として、日程調整のやり取りが減り、現場の負担軽減につながります。

ユースケース2：営業訪問や商談スケジュールを一元管理する

2つ目は、営業活動での活用です。

営業部門では、案件情報はkintone、予定はGoogleカレンダーというように管理が分かれていることがあります。そのため、商談日時や訪問先を二重入力したり、どちらかの情報が最新ではなくなったりすることがあります。

キン助を利用すると、kintoneで管理している商談日時や訪問先、担当者などの予定情報をGoogleカレンダーへ連携できます。また、Googleカレンダーで更新した予定をkintoneへ反映することも可能です。

これにより、営業担当者はGoogleカレンダーで日々の予定を確認しながら、管理者はkintone上で案件情報と商談予定をまとめて確認できます。

予定の二重管理を減らし、営業活動をより効率的に進められる点がメリットです。

ユースケース3：社外の打ち合わせ調整をスムーズにする

3つ目は、社外の打ち合わせ調整です。

社外の取引先とGoogleカレンダーの予定を共有し、日程を調整している企業も多くあります。その場合、打ち合わせの予定はGoogleカレンダー上で作成・管理することになります。

キン助は、カレンダーPlusを利用しているkintoneアプリでも、Googleカレンダーとの連携に活用できます。

これにより、社外との日程調整はGoogleカレンダーで行いながら、kintone上では、管理者や部署内のメンバーとスケジュールを共有できます。

▼Googleカレンダーからのスケジュール作成

キン助とカレンダーPlusを組み合わせると予定管理がしやすい

kintone上で予定をより見やすく管理したい場合は、「キン助」と「カレンダーPlus」を組み合わせる方法もあります。

カレンダーPlusは、kintoneに月別・週別・日別表示などのカレンダー機能を追加できるプラグインです。担当者別や会議室別など、リソースごとに予定を確認できます。また、予定の色分けや、ドラッグ＆ドロップによる日時変更にも対応しており、kintone上でスケジュールを直感的に管理したい場合に向いています。

キン助を利用すれば、カレンダーPlusで表示したカレンダーであっても、Googleカレンダーとの連携が問題なく実現できます。

キン助でGoogleカレンダーとの連携を行い、カレンダーPlusでkintone上の表示を見やすく整えることで、予定管理の使い勝手をさらに高められます。

▼カレンダーPlusを使用したカレンダー画面

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【定番】kintoneプラグイン「カレンダーPlus」の機能と使い方をわかりやすく解説

キン助を導入する前に整理しておきたいポイント

キン助を導入する前には、連携する予定の範囲や登録方法など、運用ルールを整理しておくことが重要です。

予定連携は便利ですが、何でも自動連携すればよいわけではありません。連携対象や登録ルールが曖昧なままだと、予定が重複したり、不要な予定まで共有されたりする可能性があります。

導入前には、少なくとも次の3点を確認しておきましょう。

①どちらのツールを予定の登録元にするか決める

まず、kintoneとGoogleカレンダーのどちらを予定登録の起点にするかを決めておきましょう。

例えば、案件情報に紐づく商談予定はkintoneから登録し、個人的な予定や社内の簡単な予定はGoogleカレンダーで管理するといった分け方が考えられます。登録元が曖昧だと、同じ予定を両方で作成してしまい、重複の原因になります。

特に営業活動や作業管理のように、予定が案件情報と関係する場合は、kintoneを起点にしたほうが情報を整理しやすいことがあります。一方で、日常的な予定入力はGoogleカレンダーのほうが慣れている担当者も多いため、現場の使いやすさも考慮する必要があります。

重要なのは、「どちらでも自由に入れてよい」とするのではなく、業務ごとに登録ルールを決めることです。

②連携する予定と連携しない予定を分ける

次に、連携対象にする予定を整理します。

Googleカレンダーには、商談や訪問予定だけでなく、個人的な予定、社内の雑務、仮押さえの予定なども入っている場合があります。これらをすべてkintoneに連携すると、必要な業務情報が埋もれてしまう可能性があります。

連携対象は、案件管理や担当者のアサインなど、kintone上で管理する必要がある予定に絞るのがおすすめです。

• 顧客との商談予定

• 訪問作業や現地対応の予定

• プロジェクト会議

• 担当者アサインに関わる予定

• 案件進捗に影響する打ち合わせ

一方で、個人的な予定や一時的なメモに近い予定は、連携対象から外す設計も検討しましょう。

情報を集めすぎるよりも、業務上必要な情報に絞ったほうが、kintone上で見やすくなります。

③ユーザーとGoogleカレンダーの紐付けを整理する

キン助を利用する際は、kintoneのユーザーとGoogleカレンダーの紐付けも重要です。

誰の予定をどのGoogleカレンダーに反映するのか、共有カレンダーを使うのか、個人カレンダーを使うのかを整理しておかないと、予定が意図しないカレンダーに登録される可能性があります。

特に、担当者の変更が多い業務や、複数人で対応する予定を管理する場合は注意が必要です。担当者フィールド、参加者フィールド、部署やチームの単位など、kintone側の項目設計とカレンダー運用を合わせて考える必要があります。

導入前に、以下のような情報を整理しておくとスムーズです。

• 連携対象となるkintoneユーザー

• 各ユーザーに紐づけるGoogleアカウント

• 共有カレンダーを使うかどうか

• 複数担当者がいる予定の扱い

• 退職者や異動者が出た場合の運用

kintoneとGoogleカレンダーを連携する際の注意点

kintoneとGoogleカレンダーの連携は便利ですが、運用設計を誤ると、かえって現場が混乱することがあります。

ここでは、導入後にトラブルを起こしにくくするための注意点を解説します。

予定の公開範囲を設計する

まず注意したいのが、予定の公開範囲です。

Googleカレンダーでは、予定の公開範囲や参加者、カレンダーの共有範囲などを設定できます。一方、kintone側でもアプリのアクセス権、レコードのアクセス権、フィールドの閲覧制限などを設定できます。

この2つの権限設計が噛み合っていないと、本来見せるべきでない予定情報が見えてしまったり、逆に必要な担当者が確認できなかったりする可能性があります。

特に、顧客名、商談内容、契約前の情報、個人情報に関わる予定を扱う場合は、公開範囲を慎重に決める必要があります。予定名にどこまで情報を入れるか、詳細欄に何を記載するか、kintone側のレコード閲覧権限をどう設定するかを事前に確認しておきましょう。

予定の重複登録や更新漏れを防ぐ運用を整える

連携運用では、予定の重複登録にも注意が必要です。

例えば、kintoneから商談予定を登録したあと、担当者がGoogleカレンダー側でも同じ予定を手入力してしまうと、同じ予定が2つ存在することになります。また、予定変更時にどちらを更新すべきか分からないと、連携後も情報のズレが残ってしまいます。

このような混乱を防ぐには、登録・変更・削除のルールを決めておくことが大切です。

ルールは細かくしすぎると現場で守られにくくなります。最初はよく使う業務に絞り、運用しながら調整していくと定着しやすくなります。

導入後は現場が使いやすい画面設計に調整する

プラグインを導入して連携ができるようになっても、kintoneの画面が使いにくいままだと、現場に定着しにくくなります。

例えば、予定登録に必要な項目が多すぎると入力が負担になります。逆に、必要な項目が不足していると、後から確認したときに予定の目的や背景が分かりません。

予定管理アプリを設計する際は、実際に使う人の動きを想定して、入力項目や一覧画面を調整することが重要です。

• 予定タイトルは一目で内容が分かる名称にする

• 開始日時、終了日時、担当者は分かりやすい位置に置く

• 案件名や顧客名と紐づけて確認しやすくする

• 一覧画面では今日以降の予定や担当者別予定を見やすくする

• スマートフォンで確認する場合の見え方も確認する

kintoneは自由度が高い分、設計次第で使いやすさが大きく変わります。連携設定だけでなく、現場が迷わず入力・確認できる画面づくりまで意識しましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

kintoneとGoogleカレンダーを別々に管理していると、予定の二重入力や更新漏れが発生しやすくなります。

「キン助」を活用すれば、予定の登録・更新・削除を双方向で連携でき、スケジュール管理の負担を減らせます。また、カレンダーPlusと組み合わせることで、kintone上でも予定を見やすく管理できます。

導入する際は、予定の登録元や連携対象、公開範囲などの運用ルールを事前に整理することが重要です。自社の業務フローに合わせて連携方法を設計し、予定管理を効率化していきましょう。

kintoneでのスケジュール管理ならルーブピークへ

kintoneとGoogleカレンダーを連携する際は、プラグインの導入だけでなく、連携するアプリやフィールド、予定の登録ルールまで含めた設計が重要です。

Lubepeak株式会社では、kintoneアプリの設計から、キン助やカレンダーPlusの導入、Googleカレンダーとの連携まで一貫して支援しています。

「予定の二重入力をなくしたい」「担当者のスケジュールを管理しやすくしたい」とお考えの企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。