kintoneが使いにくいと感じる3つの理由｜原因と解決策を解説

「kintone（キントーン）を導入したものの、入力が面倒で画面が見づらく、現場がなかなか使ってくれない」

―――kintoneを使用する中で、このようなお悩みを感じていませんか？

せっかく費用と時間をかけてkintoneを導入したにもかかわらず、実際に運用を始めてみると「思ったより使いにくい」「現場に定着しない」と感じ、このまま使い続けるべきか悩んでいる担当者の方もいるのではないでしょうか。

kintoneが使いにくいと感じる原因には、アプリの設計や運用方法を見直すことで改善できるものがあります。一方で、kintoneの基本機能では対応できず、プラグインやカスタマイズが必要になるケースや、そもそもkintoneが得意ではない業務もあります。

そのため、「kintoneは使いにくい」と判断する前に、まずは何が使いにくさの原因になっているのかを整理することが重要です。

そこで本記事では、kintoneが使いにくいと感じる主な理由を3つに分け、それぞれの原因と解決策について詳しく解説します。

現在感じている「使いにくさ」が、アプリ設計の見直しで改善できるものなのか、プラグインやカスタマイズが必要なのか、それともkintoneの特性上難しいものなのか、一緒に確認していきましょう。

【早見表】kintoneの「使いにくさ」と「対処方法」

ここまで解説した内容をもとに、kintoneでよくある「使いにくさ」と、その原因・対処方法を一覧にまとめました。

現在感じている課題が、設計の見直しで改善できるものなのか、kintoneの仕様によるものなのか、それとも外部サービスとの併用を検討した方がよいものなのかを確認してみてください。

まずは、自社の状況に近いものから見ていきましょう。

分類を3つに分けて考えることが大切なのは、直せるものに力を注ぎ、直せないものには別の手段を組み合わせるという判断ができるようになるためです。

すべてを設計で解決しようとして遠回りするリスクも、逆にあきらめなくてよいものをあきらめるリスクも防げます。

kintoneが「使いにくい」と感じる、現場でよくある3つの理由

kintoneを導入したものの、「思ったより使いにくい」「現場でなかなか活用されない」と感じる原因は、利用する環境によってさまざまです。

その中でも、実際の運用でよく課題になりやすいのが、以下の3つです。

1. 入力画面が見づらい

2. 入力に手間がかかる

3. プラグインが増えすぎている

いずれも、kintoneそのものが「使えない」というより、アプリの設計や運用を続ける中で使いにくさが生まれているケースです。

ここからは、それぞれどのような状態で使いにくさを感じるのか、原因とあわせて詳しく見ていきましょう。

理由①：入力画面が見づらく、必要な情報がどこにあるか分からない

kintoneのアプリは、フィールドを追加していくほどフォームが縦に長くなります。

項目が数十個に増えると、目的の情報を探すために何度もスクロールする必要があり、「どこに何を入力すればよいのか分からない」という状態になりがちです。

たとえば、営業担当者が顧客情報を確認したいだけなのに、経理向けの請求項目や社内管理用のメモまで同じ画面に並んでいると、必要な情報が埋もれてしまいます。

見たい情報にたどり着くまでの小さな手間でも、毎日の業務で繰り返されることで、「kintoneは使いにくい」という印象につながってしまいます。

理由②：入力の手間が多く、現場に定着しない

同じ顧客名や商品名を複数のアプリへ何度も入力したり、毎回同じ内容を手作業で登録したりする状態が続くと、現場にとって入力そのものが負担になります。

特に、外出先からスマートフォンで入力する業務では、入力項目が多かったり、自由入力のフィールドが多かったりすると、登録に時間がかかりやすくなります。

こうした入力の手間が積み重なると、「あとで入力しよう」と後回しにされ、結果として必要なデータがkintoneに蓄積されなくなる可能性があります。

kintoneには、ルックアップやアプリアクションなど、別アプリの情報を活用して入力作業を減らすための機能もあります。

そのため、「現場が入力してくれない」と感じたときは、利用者の意識だけを原因にするのではなく、そもそも入力の手間が多すぎないかを確認することが重要です。

理由③：プラグインが乱立し、運用・保守が難しくなっている

kintoneは、「プラグイン」を追加することで、基本機能だけでは実現できないさまざまな要望に対応できます。

一方で、「この機能が足りないからプラグインを追加する」という対応を繰り返していると、いつの間にか導入しているプラグインの数が増え、全体構成を把握しづらくなることがあります。

たとえば、以下のような状態です。

• どのプラグインが何のために導入されているのか分からない

• 設定を変更したときに、どの機能へ影響するのか判断できない

• 契約しているプラグインを実際に使っているのか分からない

• 担当者の異動や退職によって、設定した意図が分からなくなる

特に、複数のプラグインやJavaScriptカスタマイズを組み合わせている場合は、機能同士の影響も含めて管理する必要があります。本来、プラグインはkintoneを使いやすくするためのものです。しかし、必要以上に追加して管理できなくなると、かえって運用や改修のハードルを高めてしまいます。

そのため、プラグインを追加する前に、kintoneの基本機能やアプリ設計の見直しで解決できないかを確認することが重要です。

kintoneの内製でつまずきやすい3つの工程

では、なぜkintoneを使い続ける中で、こうした「使いにくさ」が生まれてしまうのでしょうか。

kintoneは、プログラミングの知識がなくても自社でアプリを作成・変更しやすいことが大きな特徴です。一方で、手軽に作れるからこそ、業務整理や設計が十分でないままアプリ作成を進めてしまうこともあります。

特につまずきやすいのが、以下の3つの工程です。

1. 要件整理・業務フロー整理

2. アプリ・データ設計

3. 実装

それぞれ詳しく見ていきましょう。

工程①：要件整理・業務フローの整理

最初につまずきやすいのが、要件整理・業務フロー整理の工程です。

現在Excelやスプレッドシートで管理している項目を、そのまま1つのkintoneアプリへ移そうとすると、本来は分けて管理した方がよい情報まで1つのアプリに詰め込んでしまうことがあります。

たとえば、顧客管理アプリに「営業担当者が確認する情報」「経理担当者が入力する情報」「管理者だけが使う情報」をすべて並べれば、フィールド数は自然と増えていきます。

その結果として生じるのが、先ほど理由①で挙げた「入力画面が見づらい」という問題です。

重要なのは、アプリを作り始める前に、「誰が使うのか」「いつ使うのか」「何を入力・確認するのか」「どこまでをkintoneで管理するのか」などを整理しておくことです。

業務フローを整理せずにアプリ作成を始めると、「とりあえず必要そうな項目を追加する」という設計になりやすく、結果として誰にとっても使いづらいシステムになってしまいます。

工程②：アプリ設計・データ設計

次につまずきやすいのが、アプリ設計・データ設計の工程です。

たとえば、顧客情報や案件情報など、複数の業務で共通して使用する情報をそれぞれのアプリへ直接入力する設計にすると、同じ情報を何度も登録することになります。

こうした場合は、「顧客管理アプリ」「案件管理アプリ」のようなアプリに情報を集約し、ルックアップなどを使って他のアプリから参照する方法が考えられます。kintoneのルックアップは、他のアプリに登録されている情報を取得して利用できる機能です。

適切にアプリを分けて設計することで、同じ情報を何度も入力する手間を減らすことができ、アプリ間のデータの不整合を防ぐことができます。

また、フィールドの種類も重要です。

kintoneには「文字列」「数値」「日付」「ドロップダウン」など複数のフィールドがあり、目的に応じたフィールドを選択する必要があります。たとえば、あとから数値として集計・計算したい情報であれば、その用途を考慮したフィールド設計が必要です。

データ設計は利用者からは見えにくい部分ですが、入力のしやすさだけでなく、その後の検索・集計・アプリ間連携まで左右する重要な工程です。

工程③：実装

最後につまずきやすいのが、実装の工程です。

kintoneでは、基本機能だけでは対応できない要望に対して、プラグインやJavaScriptによるカスタマイズで機能を拡張できます。

しかし、設計が曖昧なまま、「使いにくいからプラグインを追加する」「また別の要望が出たからカスタマイズする」という対応を繰り返すと、徐々に全体構成を把握しづらくなります。

一つひとつの機能には問題がなくても、複数のプラグインやカスタマイズが積み重なることで、「どこを変更すると、どの機能に影響するのか」が分かりにくくなるためです。その結果、ちょっとした修正でも影響範囲の確認が必要になり、担当者が変わった際には設定の意図まで分からなくなる可能性があります。

こうした状態を避けるには、要望が出るたびに機能を追加するのではなく、

基本機能で対応できないか → アプリ設計で改善できないか → それでも難しい場合にプラグインやカスタマイズを使う

という順番で検討することが重要です。

kintoneは手軽に機能を追加できるからこそ、実装する前の設計が、その後の運用・保守のしやすさを大きく左右します。

kintoneの使いにくさは「設計の見直し」で解決できる

ここまで見てきたように、kintoneの「使いにくさ」には、アプリの設計や運用方法が原因となっているものがあります。

こうしたケースでは、すぐに新しいツールへ乗り換えたり、プラグインを追加したりするのではなく、まず現在の設計を見直すことで改善できる可能性があります。

ここからは、特に見直しておきたい3つのポイントを解説します。

見直しポイント①：画面設計を見直す

まず取り組みたいのが、画面設計の見直しです。

フォームに必要な項目をすべて並べるのではなく、「誰が」「どのタイミングで」「何を入力・確認するのか」を整理し、本当に必要なフィールドに絞り込みます。また、入力する順番に沿ってフィールドを配置したり、関連する項目をグループやラベルでまとめたりするだけでも、目的の情報を探しやすくなります。

特に、営業担当者と経理担当者など、1つのアプリを複数の役割で利用する場合は、それぞれが必要とする情報を整理することが重要です。

①-1：軽視されやすい「アプリへの導線」

アプリ本体の画面や機能だけでなく、アプリへの導線（配置、管理方法）も見直してみましょう。

kintoneの基本機能「ポータル」や「スペース」を利用することで、特定の部署やプロジェクトに関係するアプリを整理することができます。

たとえば、以下のような単位で「ポータル」や「スペース」、「ウィジェット」を使って整理することで、ユーザーが目的のアプリを探しやすくなります。

• 申請に関するアプリ → 各種申請

• 社内のナレッジが貯まっているアプリ → 相談窓口

アプリが増えて「どこに何があるのか分からない」という状態になっている場合は、新しい機能を追加する前に、まず現在の「アプリへの導線」を整理してみるのがおすすめです。

①-2：縦長のフォームは「タブ表示」で整理しよう

フィールド数が多く、どうしてもフォームが縦に長くなってしまう場合は、「タブ表示プラグイン」を利用する方法もあります。

「タブ表示プラグイン」を利用すれば、「共通」「業務委託」「システム管理」のように業務に応じて分類でき、フィールドをタブ区切りで表示できます。

これにより、画面をすっきり整理でき、目的の項目を探す手間や入力漏れを抑えやすくなります。

▼タブ表示プラグインに関するページはこちら

1. タブ表示プラグインでkintoneのフォームの縦長問題は解決できる（コラム）

2. タブ表示プラグイン｜Plugin to Peak｜ kintoneプラグイン提供サービス（サービスページ）

▼活用事例はこちら

kintone×SFAの導入事例｜売上データと顧客管理の一元化で販売管理・提案業務を標準化

見直しポイント②：入力の重複をなくす

次に見直したいのが、同じ情報を何度も入力していないかという点です。

たとえば、「顧客管理アプリ」「案件管理アプリ」「見積管理アプリ」のそれぞれで会社名や住所を手入力している場合、入力の手間が増えるだけでなく、表記ゆれや入力ミスが発生する原因にもなります。

②-1：ルックアップ

こうした場合に活用できるのが、kintoneの「ルックアップ」です。

顧客マスタなどに登録された情報を別のアプリから取得できるため、一度登録した会社名や住所などを繰り返し入力する必要がなくなります。

②-2：アクション

また、「アプリアクション」を利用すると、現在のレコード情報を別のアプリへ引き継いだ状態で、新しいレコードを作成できます。

たとえば、「案件管理」→「見積管理」→「受注管理」と業務が進む場合、それぞれの段階で同じ顧客情報や案件情報を入力し直すのではなく、前工程の情報を引き継ぐ設計にすることで転記作業を減らせます。

「現場が入力してくれない」と感じた場合は、入力を徹底してもらう前に、そもそも入力しなくても済む仕組みにできないかを確認してみましょう。

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見直しポイント③：プラグインを棚卸しする

最後に、現在利用しているプラグインの棚卸しです。

kintoneで新しい要望が出るたびにプラグインを追加していると、いつの間にか「何のために導入したのか分からないプラグイン」が残っていることがあります。

まずは、現在導入しているプラグインについて、「どのアプリで利用しているのか」「何の機能を実現するために導入したのか」「現在も必要なのか」「kintoneの基本機能で代替できないか」などを整理してみましょう。

以前はプラグインが必要だった機能でも、kintoneのアップデートによって、基本機能で代替できるようになっている場合があります。

プラグインは、kintoneの機能を補うための便利な手段です。しかし、「使いにくいから新しいプラグインを追加する」という対応を繰り返す前に、現在の設計やプラグイン構成を見直すことが重要です。

必要なものだけを残し、「なぜこのプラグインを利用しているのか」を説明できる状態にしておくことで、その後の運用や改修もしやすくなります。

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それでも残る、kintoneの機能的な制約

ここまで見てきたように、kintoneの使いにくさには、設計を見直すことで改善できるものがあります。

ただし、なかには設計だけでは変えられない、kintoneの仕様そのものに由来する制約もあります。あらかじめこうした制約を理解しておけば、無理に基本機能だけで解決しようとして、かえってアプリを複雑にしてしまうことも防ぐことができます。

制約①：画面の自由度には限りがある

1つ目は、画面表示まわりの制約です。

kintoneでは、フォーム上にフィールドをドラッグ＆ドロップして配置できますが、Webサイトを制作するように画面全体を自由にデザインできるわけではありません。

基本的には、kintoneで用意されたフォームの枠組みに沿ってフィールドを配置します。特にスマートフォンでは、PC版とは異なるモバイル向けの画面が使用されます。

そのため、PCでは見やすく設計できていても、スマートフォンでは同じ操作性にならないケースがあります。

こうした場合は、モバイルで利用する項目をあらかじめ絞ったり、業務そのものをスマートフォンで操作しやすい形に見直したりすることが重要です。

制約②：Excelのような入力・編集操作はできない

kintoneは、Excelのように複数のセルを選択して、その場で自由にコピー・貼り付けしたり、一気に値を書き換えたりする表計算ソフトではありません。

基本的には「1件のデータ＝1レコード」として管理し、それぞれのレコードを編集して情報を更新します。

ただし、必ずしも1レコードずつ詳細画面を開く必要があるわけではありません。

レコード一覧画面から編集したり、CSVなどのファイルを読み込んで複数レコードをまとめて更新したりする方法もあります。とはいえ、「複数のセルを選択してコピーする」「ドラッグして連続する値を入力する」などのExcel特有の操作感とは異なります。

そのため、これまでExcelで大量のデータを直接編集していた業務をそのままkintoneへ移行すると、「以前より入力しづらい」と感じることがあります。

kintoneとExcelでは得意とする使い方が異なるため、Excelと同じ操作性を求めるのではなく、レコード単位で情報を管理するシステムとして使うことが重要です。

ただし、kintoneでExcelライクなUIを必要とする場合は、「krewSheet」のようなプラグインの活用を検討する必要があります。

制約③：権限・運用管理の制約

kintoneでは、アプリに対するアクセス権だけでなく、レコードやフィールド単位でも閲覧・編集範囲を細かく制御できます。これは便利な機能である一方、設定を複雑にしすぎると、「誰が、どの情報を閲覧・編集できるのか」という全体像を把握しづらくなります。

設定内容によっては、「本来見せたくない情報が見えてしまう」「必要な担当者が編集できない」といった運用上の問題につながる可能性もあります。

そのため、アクセス権は細かく設定できるからといって必要以上に複雑化せず、できるだけシンプルなルールで設計することが重要です。

部署や役割ごとにグループを整理し、「誰に、どこまで許可するのか」を事前に決めたうえで設定すると、その後の管理もしやすくなります。

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そもそもkintoneに向かないケースもある

最後に、kintoneだけで対応しようとすると、かえって使いにくくなりやすいケースをご紹介します。

kintoneには得意・不得意があるため、すべての業務を無理にkintoneへ集約する必要はありません。要件によっては、専用システムや外部サービスと組み合わせ、kintoneはデータの管理・活用に役割を絞る方が適している場合もあります。

toC向けWebサービス・予約システム

1つ目は、一般消費者が直接使うWebサービスや予約システムです。

kintoneは、基本的にユーザーがログインして業務データを管理するためのサービスです。社外の関係者についてはゲストスペースを利用する方法もありますが、不特定多数の一般消費者が利用するWebサービスの画面として、そのまま公開する用途には適していません。

そのため、一般消費者向けの予約受付やマイページなどが必要な場合は、外部向けのWebサービスを用意し、そのデータをkintoneと連携させる方法が考えられます。

大量データを高速に処理するシステム

2つ目は、大量のデータを継続的に高速処理するシステムです。

kintoneでは、アプリに登録したデータをレコード単位で管理します。また、CSVなどのファイルから大量のレコードを追加・更新することもできます。

そのため、単純に「レコード数が多い＝kintoneでは使えない」というわけではありません。

一方で、実際の動作や処理速度は、レコード数だけでなく、フィールド数やアクセス権、絞り込み、カスタマイズなど、さまざまな条件の影響を受けます。

ただし、「レコードが増えて重くなった」という場合でも、すぐにkintoneの限界と判断するのではなく、まずアプリ構成やアクセス権、一覧の絞り込みなどを見直すことが重要です。

それでもなお、膨大なデータを常時高速に処理することが前提となるシステムでは、Salesforceや専用の基幹システムなどへの移管・構築を検討する必要があります。

高度な画面UI・帳票が必要なケース

3つ目は、作り込んだ画面デザインや、細かくレイアウトを指定した帳票が必要なケースです。

前述のとおり、kintoneは画面レイアウトの自由度に限りがあり、WebサイトのようにUIを自由に設計するサービスではありません。また、基本機能の「レコード印刷」は、レコード詳細画面を印刷用に表示してブラウザーから印刷する仕組みです。

そのため、自社指定のフォーマットで見積書や請求書を出力したい場合には、基本機能だけでは対応が難しくなります。

ただし、「帳票出力プラグイン」を利用すれば、kintoneのデータを使って指定したフォーマットのPDFやExcelなどを出力することも可能です。

そのため、「kintoneには向かない」と判断するのではなく、画面や帳票部分だけをプラグインや外部サービスで補う方法も検討するとよいでしょう。

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リアルタイムのやり取りが中心のケース

最後は、チャットのようなリアルタイムコミュニケーションが中心となる使い方です。

kintoneにもレコードのコメントやスペースのスレッド、通知など、コミュニケーションのための機能は備わっています。

一方で、日常的に短いメッセージを素早くやり取りすることが中心であれば、SlackやTeams、LINE WORKSなどのチャットツールの方が適しています。

「データや履歴を蓄積・管理するのはkintone」「日常的なコミュニケーションはチャットツール」と役割を分けて使うことで、それぞれの強みを活かしやすくなります。

kintoneの使いにくさでお悩みならルーブピークへ

本記事では、kintoneが「使いにくい」と感じる原因と、その解決策について解説しました。

kintoneの使いにくさには、アプリ設計や運用方法を見直すことで改善できるものもあれば、仕様上の制約や、kintoneだけでは対応しにくいものもあります。そのため、まずは現在の課題が「設計で改善できるのか」「別の手段が必要なのか」を切り分けることが重要です。

Lubepeak株式会社では、現在のkintone環境を整理し、アプリ設計の見直しから再構築、プラグイン・外部サービスの選定まで一貫して支援しています。

「現場で使われていない」「どこから直せばよいか分からない」とお悩みの方は、お気軽にご相談ください。