kintoneで請求書を作成する方法｜基本機能の限界とおすすめプラグインを解説

• kintoneで案件管理はできているが、請求書はExcelで作成している…

• 月内の複数案件をまとめて請求するため、毎月手作業で集計している…

• 繰越金や入金情報の管理が複雑で、請求金額の確認に時間がかかっている…

―――kintoneを活用する中で、上記のようなお悩みを感じていませんか？

kintone（キントーン）は、「顧客管理」や「案件管理」などの業務アプリを柔軟に構築できるツールです。

しかし、「請求書作成」までkintoneで行おうとすると、単純なデータ管理だけでは完結しないケースも少なくありません。

たとえば、月内に発生した複数案件をまとめて1枚の請求書にする「合算請求書」や、前回までの未入金残高を引き継ぐ「繰越金管理」などを行う場合、基本機能だけでは対応が難しく、プラグインや外部サービスが必要になることがあります。

また、請求業務は「請求書をPDFで出力できれば完了」というものでもありません。請求対象となる案件や売上を集計して正しい請求データを作成し、取引先へ請求書を送付した後は、入金状況まで確認する必要があります。

そのため、kintoneで請求書作成を考える際には、「請求書をどのように出力するか」だけでなく、「請求元となるデータをどのように作成し、その後の送付・入金までどのように管理するか」まで含めて設計することが重要です。

本記事では、kintoneで「請求書作成」がどこまで実現できるのかを整理し、基本機能でできることとその限界、プラグインを用いた具体的な実現方法について解説します。

実際に弊社で構築した請求管理の事例もご紹介しますので、kintoneを活用して請求業務を効率化したい方は、ぜひ参考にしてください。

kintoneで「請求書作成」はどこまで実現できるのか

kintoneの基本機能でできること

kintoneの基本機能でも、請求情報を管理すること自体は可能です。

たとえば、案件ごとにレコードを登録し、「単価」「数量」「金額」などのフィールドを用意すれば、請求の元となる情報を管理できます。

また、テーブルを利用して複数の明細を1レコード内で管理したり、計算フィールドを使って数量×単価などの金額を自動計算したりすることもできます。取引先情報を別の「顧客管理アプリ」で管理している場合には、ルックアップを利用して「会社名」「住所」「請求先担当者」などを取得する構成も可能です。

さらに、kintoneには「レコード印刷」機能があり、レコード詳細画面の内容を印刷用画面から印刷できます。

なぜ請求書作成は基本機能だけでは難しいのか？

一方、実際の請求業務では、1件の案件情報をそのまま請求書にするだけでは済まないケースも多くあります。

たとえば、同じ取引先から1か月の間に複数の案件を受注している場合、案件ごとに請求書を発行するのではなく、月末などの締め日に合わせて複数案件をまとめて請求することがあります。また、掛け取引を行っている場合には、当月分の請求額だけではなく、前回までの未入金残高や今回の入金額も考慮しなければなりません。

こうした「複数のレコードを横断した集計」や「過去の請求・入金情報を踏まえた残高計算」になると、kintoneの基本機能だけで自動化するのは難しくなります。

つまり、kintoneで請求管理システムを構築する際には、「請求書を出力する仕組み」と「請求書の元となるデータを作る仕組み」を分けて考える必要があります。

kintoneで請求書を作成する場合の基本構成

kintoneで請求管理を行う場合、請求に関するすべての情報を1つのアプリへ詰め込むのではなく、業務に応じて複数のアプリに分けて管理する方法があります。

たとえば、以下のような構成です。

もちろん、必ず4つのアプリを作成しなければならないわけではありません。

たとえば、入金管理アプリの情報は、請求管理アプリに組み込むこともできます。また、会計ソフト側で口座連携などを行っている場合には、kintoneに入金管理アプリを作らず、請求管理アプリと会計ソフトを直接連携したほうが効率的なケースもあります。

そのため、請求業務を［案件・売上の管理 → 請求対象の集計 → 請求データ作成 → 請求書出力 → 送付 → 入金確認］という流れで整理し、どの範囲をkintoneで管理するのかを明確にすることが重要となります。

kintone基本機能のみで請求書を作成する方法

方法①：レコード印刷機能を利用する

kintoneの「レコード印刷機能」を利用すれば、登録された請求データを印刷用画面から印刷できます。

プラグインを導入せず、すぐに利用できる点がメリットです。

一方で、あくまでkintoneのフォームをベースにした印刷となるため、自社指定の請求書フォーマットに細かく合わせる用途には向いていません。

方法②：CSV出力→Excel加工で対応する

一覧画面から請求対象となるレコードをCSV形式で書き出し、Excelの請求書テンプレートへ加工する方法もあります。kintoneでは、アプリに登録されているレコードをCSVファイルとして書き出すことができ、Excelなどで集計・加工できます。

この方法であれば、これまで利用してきたExcelの請求書フォーマットをそのまま活用しやすく、レイアウトや計算式も自由に調整できます。

請求件数が少ない場合は問題ありませんが、対象となる取引先や案件数が増えるほど作業工数も増え、ミスが発生する可能性も高くなります。

そのため、毎月多くの請求書を作成している場合には、プラグインなどを活用して自動化することをおすすめします。

基本機能のみで運用する場合の限界

kintoneの基本機能でも請求データの登録や簡易的な印刷はできますが、実務レベルで運用しようとするといくつかの課題が生じます。

特に、「複数案件をまとめた請求書の作成」や「繰越金の管理」が必要になる場合は、基本機能のみでは対応が難しくなるケースがあります。

①複数案件をまとめて1つの請求情報にするのが難しい

多くの企業では、月内に発生した複数の案件をまとめて、1枚の請求書として発行する運用があります。

たとえば、同じ取引先から1か月の間に5件の案件を受注した場合、それぞれ5枚の請求書を発行するのではなく、月末の締め処理で5案件をまとめて1件の請求情報にするようなケースです。

しかし、案件ごとに1レコードで管理している場合、請求時には複数の案件レコードを横断して集計する必要があります。

ここで課題となるのが、kintoneの基本機能では、一覧画面で選択した複数レコードをまとめて別アプリの1レコードへ変換するといった処理を標準では行えない点です。

このような「合算請求書」を作成する場合には、JavaScriptによるカスタマイズや、複数レコードの仕分け・レコード生成ができるプラグインを利用する方法が現実的です。

②繰越金の自動計算が難しい

繰越金とは、前回までに請求した金額のうち、まだ入金されていない残高を次回請求へ引き継ぐ金額です。

繰越金を正しく計算するためには、単純に前月の請求金額をコピーすればよいわけではありません。

たとえば、以下の情報を組み合わせながら計算する必要があります。

• 顧客別の請求データ

• 入金金額

• 未入金残高

• 顧客ごとの締め日

• 請求対象期間

kintoneは同一レコード内の金額計算には便利ですが、過去の複数レコードを参照しながら累積残高を計算するような処理は、基本機能だけではハードルが高くなります。

そのため、繰越金までkintoneで管理する場合には、請求アプリだけではなく、入金情報をどのように管理するかまで含めて設計することが重要です。

解決できるプラグイン4選

ここまでご紹介したkintone基本機能の「限界」は、プラグインを活用することで解決できる場合があります。

ただし、一言で「請求書作成プラグイン」といっても、それぞれ役割が異なります。大きく分けると、以下の2つに分類できます。

• すでに完成している請求データをPDF・Excelとして出力するもの

• 案件・売上データから請求データそのものを作成するもの

今回ご紹介する4つのサービスを整理すると、以下のようになります。

それぞれについて、解説していきます。

すでにある請求データをPDF出力するなら「k-Report」

k-Reportとは

オーサムジョブ社が提供する「k-Report」は、kintoneのレコード情報をもとに、PDF形式の帳票を出力できるサービスです。

「帳票デザイナー」を利用してレイアウトを作成できるほか、一覧画面から複数レコードをまとめて出力する機能なども備えています。請求書だけではなく、見積書、納品書、報告書など、kintoneのデータをもとにさまざまな帳票を作成できます。

活用例と注意点

すでにkintone上に請求データが完成していて、その内容を指定したレイアウトのPDFとして出力したい場合に向いています。

一方で、帳票を出力できるようにしただけでは、複数の案件が自動的に1件の請求データへまとまるわけではありません。合算請求を行う場合には、請求書を出力する前段階で、請求対象となる案件を適切な単位へまとめる仕組みも必要です。

PDF・Excel形式の帳票出力なら「レポトン」

レポトンとは

ソウルウェア社が提供する「レポトン」は、kintoneに登録されたデータをPDFやExcel形式の帳票として出力できるサービスです。

既存のExcelやPDF帳票をベースに設定できるため、これまで利用してきた帳票レイアウトを活かしながらkintoneへ移行しやすい点が特徴です。請求書だけでなく、見積書や納品書など複数種類の帳票を扱う場合にも利用できます。

さらに近年では、帳票設定を支援する「AI設定サポート」機能も搭載され、より短時間での構築が可能になっています。

活用例と注意点

レポトンも基本的には、kintone上に登録されているデータを帳票として出力する役割を担います。

一方で、複数案件を顧客ごとにまとめて新しい請求レコードを作成する処理については、別の仕組みが必要です。つまり、レポトンを導入する場合にも、「出力する元となる請求データをどう作るか」をあらかじめ整理しておくことが重要です。

レポトンについては、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

>> kintone帳票出力プラグインの王道「レポトン」とは？

合算請求書の元となるレコードを作成するなら「請求書作成プラグイン」

請求書作成プラグインとは

合同会社ぱんだ商会が提供するプラグインサービス「TiS」の一つである「請求書作成プラグイン」は、請求書の元となるデータを作成するためのプラグインです。

公式サイトでは、複数の売上レコードをまとめ、売上・入金アプリをもとに請求書を作成できるプラグインとして紹介されています。繰越金や売上明細を含めた請求管理にも対応できる設計となっています。

帳票出力プラグインとの大きな違いは、完成済みの請求データを印刷するのではなく、請求書の元となるレコード自体を作成する役割を持っている点です。

活用例と注意点

月内の売上情報や入金情報をもとに、取引先ごとの請求情報をまとめるような運用に向いています。

複数の案件を1つの請求データへ集約したい場合や、前回までの残高を考慮した請求管理を行いたい場合には、有効な選択肢となります。

一方で、利用するフィールドやアプリ構成など、プラグイン側の仕様に合わせてkintoneアプリを構築する必要があります。

また、独自フォーマットのPDFとして請求書を出力したい場合には、k-Reportやレポトンなどの帳票出力サービスと組み合わせる方法も考えられます。

「請求データを作る機能」と「帳票として出力する機能」を分けて構築する方法の一つです。

請求データの作成から帳票出力まで一貫して実現する「gusuku Customine」

gusuku Customineとは

アールスリーインスティテュートが提供する「gusuku Customine（グスク カスタマイン）」は、プログラミングの知識がなくてもkintoneのさまざまなカスタマイズを行えるサービスです。

帳票出力専用のプラグインではなく、［レコードを取得する → 条件ごとに仕分けする → 別アプリへレコードを作成する → 金額を計算する → Excel・PDFを出力する］などの処理を組み合わせられるため、請求業務全体を自動化できます。

活用例と注意点

gusuku Customineのやること「レコードを仕分けして別のアプリに登録する」を利用すると、複数のレコードを指定したキーでグループ分けし、キーごとに別アプリの1レコードとして登録できます。同じグループに属するレコードは、登録先レコードのテーブル行として追加することも可能です。

これにより、「合算請求書」の元データを作成できます。

また、ExcelテンプレートとレコードデータをもとにPDFを生成する機能も用意されているため、請求データ作成から帳票出力まで一気通貫で構築することが可能です。さらに、条件分岐や計算などのアクション（やること）を組み合わせることで、繰越金計算や顧客ごとに異なる請求条件などにも対応できます。

一方で、他の帳票出力専用プラグインと比較すると自由度が高い分、設定内容も複雑になりやすい傾向があります。

複雑な請求業務を構築する場合には、提供元のチャットサポートを活用したり、構築経験のあるパートナーへ相談したりしながら進めるのがおすすめです。

▼関連コラムはこちら

kintone（キントーン）で「帳票出力」する方法とは？｜おすすめプラグイン徹底比較6選（有料版／無料版）

請求書作成後の「送付・入金管理」まで考える

ここまで、「請求データを作る」「請求書として出力する」という部分を中心に解説してきました。

しかし、実際の請求業務は、請求書を作成した時点では終わりません。作成した請求書を取引先へ送付し、その後に正しく入金されたかを確認するところまでが一連の業務です。

そのため、kintoneで請求管理を構築する場合には、請求書を発行した後の業務まで、どのように管理するかをあわせて考えておくことが重要です。

①請求書のメール送信を効率化する

PDF化した請求書を毎月メールへ手作業で添付して送っている場合、請求件数が増えるほど作業工数も大きくなります。

こうした場合には、kintoneとメール送信サービスを組み合わせる方法があります。

たとえば、トヨクモ株式会社の「kMailer」では、kintoneに登録された情報をもとにメールを作成・送信できます。レコードの追加・編集やステータス変更などをきっかけにメールを自動送信したり、送信後にkintoneのレコードを自動更新したりすることも可能です。

添付ファイル送信にも対応しているため、請求書作成後の送付業務まで効率化できます。

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• kintoneからメール送信する方法5選｜社外通知・自動送信を実現するプラグインの選び方

②請求ステータス（送付済み、入金済み）を管理する

請求件数が増えると、以下の状況を把握する必要があります。

• どの取引先へ請求書を送ったのか

• まだ送付していない請求書はどれか

• 支払期限を過ぎても入金されていない請求はないか

kintoneでは、「送付状況」「入金状況」などのフィールドを用意し、請求データごとに状態を管理できます。

③請求書発行後のデータ変更にも注意する

請求管理をkintoneで行う場合には、請求書を発行した後のデータ変更にも注意が必要です。

たとえば、請求金額100,000円の請求書をPDFで発行し、取引先へ送付した後に、kintone上の請求レコードを90,000円へ変更したとします。

この場合、「取引先へ送付した請求書：100,000円」・「kintone上の請求データ：90,000円」となり、情報に不整合が発生してしまいます。

そのため、請求書発行後は必要に応じてレコードを編集できるユーザーを「アクセス権」などで制限したり、発行後に修正が必要になった場合の運用ルールを定めるなどの考慮が重要です。複数人で請求管理アプリを利用する場合には、「誰が、どのタイミングまで請求情報を変更できるのか」をあらかじめ整理しておきましょう。

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kintoneの「アクセス権」とは？｜具体例を用いてやさしく解説

活用事例2選

ここまで、kintoneで請求書を作成・管理する方法について解説してきました。

実際の請求業務では、単純に「1案件＝1請求書」として帳票を出力するだけでなく、複数の案件を取引先や作業員ごとにまとめたり、請求金額自体を条件に応じて計算したりするケースもあります。

ここでは、kintoneに登録された案件情報をもとに請求データを作成し、請求業務を効率化した弊社の導入事例を2つご紹介します。

活用事例①：複数案件を顧客単位でまとめ、freeeへ請求データを連携

▼お客様名

株式会社ライフマルシェ様

▼利用サービス

• gusuku Customine

• freee連携プラグインセット

• freee

▼利用場面

株式会社ライフマルシェ様では、ハウスクリーニングに関する「顧客情報」「案件情報」「作業報告」などをkintoneで一元管理しています。法人のお客様の場合、同じ取引先から月内に複数のハウスクリーニング案件を受注することがあります。

そのため、案件ごとに請求書を作成するのではなく、請求対象となる複数案件を顧客単位でまとめ、1つの請求データとして作成する仕組みを構築しました。

作成された請求データは「freee請求書」へ連携されるため、kintoneに登録済みの顧客情報や案件ごとの金額を、あらためて入力して請求書を作成する必要がありません。さらに、請求書送付後の状況や入金状況についてもfreee側で管理し、その情報をkintoneへ反映できるようにしています。

これにより、案件の受付から作業完了、請求、入金確認までを一連の流れとして管理できる仕組みを実現しました。

この仕組みの導入により、主に以下のような請求管理が可能になっています。

1. 複数案件を顧客単位でまとめ、請求データを作成

2. kintoneに登録された案件情報をもとにfreeeへ請求情報を連携

3. 請求情報をあらためて転記する作業を削減

4. 案件の進捗から請求書の発行・入金状況まで確認

▼事例の詳細はこちら

kintone×ハウスクリーニングの導入事例｜スタッフの予定管理からfreee連携による請求管理まで一元化

活用事例②：作業実績から作業員別の請求書を一括作成

▼お客様名

合同会社PYL様

▼利用サービス

• gusuku Customine

• LINE WORKS

▼利用場面

合同会社PYL様では、全国の作業員が対応した案件について、作業内容や請求金額などをkintoneで管理しています。

以前は、作業員ごとの請求書作成に月50時間もの事務工数がかかっていました。そこで、現場から登録された作業実績をもとに請求対象となる案件を判別し、複数案件を作業員単位でまとめて請求書を一括作成できる仕組みを構築しました。

この事例でポイントとなるのが、請求金額そのものもkintone上で自動計算している点です。請求単価は、「作業ジャンル」「地域」「作業員の所属」などによって異なります。

そこで、kintone上に用意した「手数料マスタ」を参照し、それぞれの条件に応じた請求金額を自動計算します。そのうえで、対象となる案件を作業員ごとにまとめ、請求書として出力できるようにしました。

この仕組みの導入により、主に以下の効果が得られています。

• 複数案件を作業員単位でまとめ、請求書を一括作成

• 作業ジャンル・地域・所属などに応じた請求金額を自動計算

• 手作業による案件の集計や請求金額の計算を削減

• 月50時間かかっていた請求書作成業務をワンクリックで完結

▼事例の詳細はこちら

kintone×LINE WORKSの導入事例｜駆けつけサービス業の受注・請求管理、人員配置を自動化し、案件情報を一元化

kintoneで請求書を作成する際の注意点

最後に、kintoneで請求書を作成・発行する際に確認しておきたい点についても触れておきます。

注意点①：適格請求書に必要な記載項目を確認する

適格請求書発行事業者がインボイスとして請求書を発行する場合には、必要な記載事項を満たす必要があります。

国税庁では、適格請求書の記載事項として、主に以下の内容を定めています。

• 発行者の氏名または名称・登録番号

• 取引年月日

• 取引内容

• 税率ごとに区分した対価の額・適用税率

• 税率ごとに区分した消費税額等

• 交付先の氏名または名称

そのため、kintoneで請求書フォーマットを作成する場合には、単に見た目を整えるだけではなく、必要な情報が正しく出力されるようにアプリや帳票を設計しておくことが重要です。

注意点②：電子データで請求書を送付する場合は保存方法にも注意する

請求書をPDFとして出力し、メールやクラウドサービスを利用して送付する運用も一般的になっています。

一方で、電子的にやり取りした請求書などは、電子帳簿保存法における「電子取引データ」に該当する場合があります。国税庁では、メールやクラウドサービスなどを通じて電子データとしてやり取りした請求書・見積書・領収書などについて、電子データのまま保存する必要があると案内しています。

そのため、kintoneから請求書PDFを出力できるようにするだけではなく、発行後の保存方法まで含めて、自社の経理・会計上の運用を整理しておくことが重要です。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

kintoneでは、基本機能だけでも請求情報の管理や簡易的な請求書の作成は可能です。

一方で、「複数案件をまとめて請求する」「繰越金を管理する」「請求書の送付・入金確認まで効率化する」といった業務まで対応する場合には、プラグインや外部サービスを組み合わせた設計が必要になります。

重要なのは、請求書の出力方法だけでなく、請求データをどのように作成し、どこまでをkintoneで管理するのかを整理することです。

まずは現在の請求業務を整理し、自社に合った方法を検討してみてください。

kintoneでの請求管理に関するご相談はルーブピークへ

kintoneで請求業務を効率化するには、帳票を出力するだけでなく、複数案件の集約や繰越金、入金管理などを含めて仕組みを設計することが重要です。

Lubepeak株式会社では、kintoneの基本機能に加え、帳票出力プラグインやgusuku Customineなどを組み合わせ、実際の請求業務に合わせた仕組みをご提案しています。

kintoneを活用した請求管理をご検討の方は、ぜひお気軽にご相談ください。