kintoneで在庫管理をする方法｜できること・注意点を徹底解説

• 在庫数をExcelで管理しているものの、どのファイルが最新かわからない…

• 入庫・出庫の履歴が担当者ごとにバラバラで、在庫数が合わない…

• 欠品や過剰在庫に気づくのが遅れ、販売機会の損失や保管コストの増加につながっている…

―――在庫管理を行う中で、このような課題を感じていませんか？

kintone（キントーン）は、在庫情報・入出庫履歴・発注状況などの業務データを一元管理できるクラウド型の業務改善ツールです。

自社の業務フローに合わせてアプリを柔軟に構築できるため、Excelや紙で行っていた在庫管理をシステム化する方法としても活用されています。

在庫管理は、単に商品情報を登録するだけではうまくいきません。

「どのタイミングで在庫を増減させるのか」「誰が入力するのか」「どの情報を一覧で確認したいのか」といった運用設計が重要になります。

そこで本記事では、kintoneで在庫管理を行ううえで押さえておきたいポイントを、実務目線で整理していきます。

kintoneでどのような在庫管理が実現できるのかを踏まえつつ、メリット・デメリット、注意点などについて解説します。

kintoneで在庫管理はできる？

kintoneは在庫管理専用システムではありませんが、商品情報や在庫数、入出庫履歴などを管理するアプリを作成することで、在庫管理システムとして活用できます。

特に、Excelやスプレッドシートで在庫管理を行っている企業にとっては、情報の一元化やリアルタイム共有、履歴管理のしやすさという点で大きな効果が期待できます。

つまり、kintoneは在庫管理専用システムの代替としてすべての機能を網羅するものではありませんが、Excel管理から脱却し、在庫情報をチームで共有する仕組みを作るには有効な選択肢です。

ここでは、kintoneで実現できる在庫管理の代表的な機能や活用方法について整理していきます。

kintoneの在庫管理でできること

①在庫情報の一元管理

kintoneでは、商品名、商品コード、カテゴリ、保管場所、在庫数、発注点、仕入先などの情報をアプリ内で管理できます。

例えば、これまでExcelや紙の台帳で管理していた在庫情報をkintoneに集約することで、「最新の在庫数がどこにあるかわからない」「担当者によって管理方法が違う」といった状態を防ぎやすくなります。

また、商品ごとに必要な情報をフィールドとして設定できるため、自社の業務に合わせた在庫管理が可能です。

以下のような項目を管理できます。

商品コード、商品名、カテゴリ、保管場所、在庫数、発注点、仕入先、入庫日、出庫日、備考

▼在庫管理アプリ：一覧画面（全表示）

▼在庫管理アプリ：レコード画面

在庫情報を一元管理することで、担当者が変わっても同じ情報を確認でき、属人的な管理から脱却しやすくなります。

単なる在庫データの保管ではなく、日々の確認や判断に使える状態で管理できる点がkintoneの大きな特徴です。

②入出庫履歴の紐づけ管理

在庫管理で重要なのは、現在の在庫数だけではありません。「いつ」「誰が」「何を」「いくつ入庫・出庫したのか」という履歴を残しておくことも欠かせません。

kintoneでは、在庫管理アプリと入出庫管理アプリを分けて作成し、商品情報と履歴を紐づけて管理できます。

例えば、在庫管理アプリに登録した商品に、入庫履歴・出庫履歴アプリの情報を関連付けることで、過去の入出庫の動きを確認しやすくなります。

▼在庫管理アプリ：入出庫履歴

「この商品の在庫数がなぜ減っているのか」「いつ入庫されたものなのか」「どの担当者が出庫処理を行ったのか」といった情報を後から追えるようになるため、在庫差異の原因調査にも役立ちます。また、入出庫履歴を残しておくことで、棚卸時の確認や、発注数量の判断にも活用できます。

在庫管理では、数字だけを見ても原因がわからないことが多くあります。そのため、在庫数と履歴を紐づけて管理できる仕組みを作ることが、安定した運用につながります。

③在庫状況の見える化

kintoneでは、一覧やグラフ機能を活用することで、在庫状況を見える化できます。

③-1：一覧の活用

例えば、「現在庫数が発注点を下回っている商品」「在庫数が少ない商品」「特定の倉庫にある商品」などを一覧で表示できます。

検索条件を事前に設定して一覧表示ができることにより、欠品リスクのある商品や、過剰在庫になっている商品など特定の条件に当てはまる商品を把握しやすくなります。

▼在庫管理アプリ：一覧画面（発注が必要な商品）

在庫管理では、在庫数が多すぎても少なすぎても問題になります。在庫が少なすぎると、欠品による販売機会の損失につながります。

一方で、在庫が多すぎると、保管スペースや管理コストの増加につながります。

kintoneで在庫状況を一覧化しておけば、担当者が毎回Excelを開いて確認しなくても、必要な情報をすぐに把握することが可能です。 

③-2：グラフの活用

グラフ機能を使えば、カテゴリ別の在庫数や月別の入出庫数などを視覚的に確認することも可能です。 

 ▼在庫管理アプリ：グラフ画面

在庫の状態を見える化することで、現場担当者だけでなく、管理者や経営層も状況を把握しやすくなります。

④チームでリアルタイムに共有

コメントの活用

kintoneはクラウドサービスのため、登録・更新された情報をチーム内でリアルタイムに共有できます。

例えば、倉庫担当者が入庫数を更新すれば、営業担当者や管理部門もすぐに最新の在庫状況を確認できます。

これにより、「営業担当が古い在庫数を見て顧客に案内してしまう」「倉庫側では出庫済みなのに、事務側では在庫があると思っている」といった情報のズレを防ぎやすくなります。

また、コメント機能を使えば、商品や入出庫履歴ごとに確認事項や連絡内容を残すことができます。

「この商品は次回入庫予定あり」「出庫数に差異があるため確認中」「棚卸時に数量修正済み」といったコメントも残せます。

▼在庫管理アプリ：コメント画面

メールや口頭でのやり取りと違い、対象の在庫情報に紐づいた形で履歴を残せるため、後から状況を振り返りやすくなります。

このように、kintoneを使うことで、現場・営業・管理部門が同じ情報をもとに業務を進めやすくなります。

⑤バーコード読み取りでの出庫や棚卸作業

kintoneでは、バーコード読み取りを活用した入出庫作業や棚卸作業にも対応できます。

例えば、商品にバーコードを付与しておき、スマートフォンやタブレット、バーコードリーダーで読み取ることで、対象の商品情報をすばやく呼び出せるようになります。

これにより、商品コードや商品名を手入力する必要がなくなり、入力ミスの防止や作業時間の短縮につながります。

バーコード読み取りを活用すれば、現場担当者は商品を読み取って数量を入力するだけで、入出庫履歴や棚卸結果を記録しやすくなり、入力ミスを減らすことができます。

▼棚卸登録アプリ：スマホでのバーコード読み取り画面

また、棚卸時には、実際に読み取った商品とkintone上の在庫データを照合することで、差異の確認もしやすくなります。

例えば、「kintone上の在庫数」と「実際に確認した数量」を比較できるようにしておけば、在庫数のズレを早期に発見できます。

▼在庫管理アプリ：レコード画面

バーコード読み取りは、出庫や棚卸の精度を高めるうえで有効な方法となります。

kintoneで在庫管理を行うメリット・デメリット

kintoneは、在庫管理を柔軟にシステム化できる便利なツールです。

ただし、在庫管理は「商品情報を登録できればよい」という単純な業務ではありません。入庫、出庫、棚卸、発注、在庫調整など、複数の業務が関係するため、アプリ構成や入力ルールを誤ると、かえって現場に負担がかかってしまうこともあります。

ここでは、kintoneで在庫管理を行うメリットとデメリットを整理していきます。

メリット

kintoneの大きなメリットの一つは、自社の業務に合わせてアプリを設計できる点です。

一般的な在庫管理システムでは、あらかじめ用意された項目や機能に業務を合わせる必要があります。一方で、kintoneであれば、商品管理、入庫管理、出庫管理、棚卸、発注管理など、自社の管理方法に合わせてアプリを構築できます。

在庫管理といっても、企業によって管理したい内容は異なります。

例えば、単純に「商品ごとの在庫数」を見たいだけのケースもあれば、「倉庫別の在庫数」「入出庫履歴」「棚卸差異」「発注点を下回った商品の一覧」まで管理したいケースもあります。

kintoneでは、このような違いに合わせて必要なアプリや項目を柔軟に設計できるため、Excelや紙の台帳で発生しやすい「最新情報がわからない」「ファイルが複数存在する」「担当者しか状況を把握していない」といった課題も解消しやすくなります。

弊社でkintoneの構築支援を行う中でも、在庫管理は「現在の在庫数を見たい」という要望だけでなく、「在庫数が変わった理由を追えるようにしたい」というご相談をいただくことがあります。

その点、kintoneでは入出庫履歴や棚卸調整の履歴、コメントなどを残せるため、在庫数とあわせて判断に必要な情報を管理しやすいのがメリットです。

このように、kintoneは在庫管理の情報をただ記録するだけでなく、業務改善につなげやすい点が大きな特徴です。

デメリット

一方で、kintoneは在庫管理専用システムではないため、基本機能だけですべての在庫管理業務を効率化できるわけではありません。

在庫引当、複数倉庫の在庫管理、ロット管理、在庫数の自動計算など、複雑な管理を行う場合は、JavaScriptカスタマイズやプラグイン、外部サービス連携が必要になるケースがあります。

また、在庫管理で特に注意したいのが、アプリに項目を詰め込みすぎてしまうことです。「商品情報も見たい」「入出庫履歴も見たい」「発注情報も見たい」と考えて1つのアプリに多くの項目を入れすぎると、入力画面が複雑になり、現場で使いにくくなってしまいます。

結果として、入力漏れが発生したり、更新されない項目が増えたりして、在庫情報の信頼性が下がる可能性があります。

弊社でkintoneの構築支援を行う中でも、在庫管理は「アプリを作ること」よりも、「誰が、いつ、どのタイミングで更新するのか」を決めることの方が重要だと感じています。

在庫管理では、データの正確性が非常に重要です。

そのため、「とりあえず在庫管理アプリを作る」のではなく、現場の業務フローに合わせて、入力ルールや確認ルールまで含めて設計することが大切です。

kintoneで在庫管理を行う際の注意点

kintoneは、在庫情報や入出庫履歴を管理するうえで便利なツールですが、すべての在庫管理業務にそのまま適しているわけではありません。

特に、商品点数が多い場合や、入出庫の更新頻度が高い場合、複数人が同じ在庫データを同時に更新するような業務では、運用面に注意が必要です。また、在庫引当や在庫評価のように、複数のデータをまたいで複雑な計算や集計が必要になる業務では、基本機能だけでは対応が難しいケースもあります。

ここでは、kintoneで在庫管理を行う際に押さえておきたい注意点を整理します。

参考：kintoneで在庫管理する場合の利用シーンと注意事項 - cybozu developer network

注意点①：商品点数や更新頻度が多い場合は事前確認が必要

kintoneで在庫管理を行う場合、まず確認しておきたいのが、管理する商品点数やデータの更新頻度です。

商品点数が多い場合や、入庫・出庫の更新が短時間に何度も発生する場合、データ量やアクセス数が増え、運用時のパフォーマンスに影響が出る可能性があります。

例えば、数十点〜数百点の商品を管理する程度であれば問題なく運用できるケースも多いですが、数万点規模の商品を扱う場合や、1日に何百回も在庫数を更新するような業務では、事前に運用イメージを確認しておくことが重要です。

そのため、kintoneで在庫管理アプリを構築する前に、以下のような点を整理しておくとよいでしょう。

• 管理対象の商品数はどのくらいか。

• 1日に発生する入出庫の件数はどのくらいか。

• 同時に利用する担当者は何人くらいか。

• 在庫情報を確認・更新する頻度はどのくらいか。

• 運用開始後にデータ量がどのくらい増えていくか。

これらを確認せずにアプリを作ってしまうと、運用開始後に「画面の表示が重い」「検索や一覧の確認に時間がかかる」「更新作業がしづらい」といった課題が出る可能性があります。

kintoneは小さく始めて改善しやすいツールですが、在庫管理のようにデータ量や更新頻度が増えやすい業務では、最初の設計段階で規模感を確認しておくことが大切です。

注意点②：複数人で同じ在庫データを同時更新する場合は注意する

在庫管理では、入庫や出庫が発生するたびに在庫数を更新します。

このとき、複数人が同じ商品データを同じ時間帯に更新するような運用では注意が必要です。

例えば、複数の担当者が同じ商品の在庫数を同時に更新しようとした場合、更新のタイミングによっては再入力が必要になることがあります。

kintoneではデータの整合性を保つ仕組みがありますが、複数人が同じレコードを同時に編集する運用が頻繁に発生すると、現場担当者にとって使いづらく感じる可能性があります。

特に、以下のような業務では注意が必要です。

1. 複数の倉庫担当者が同じ商品在庫を頻繁に更新する。

2. 営業、倉庫、購買など複数部門が同じ在庫数を直接更新する。

3. 入出庫や在庫引当が短時間に集中する。

4. 同じ商品に対して、複数人が同時に出庫処理を行う。

このような場合は、現在庫数を直接編集する運用ではなく、入出庫履歴を登録し、その履歴をもとに在庫数を管理する設計にするなど、更新の流れを工夫する必要があります。

在庫管理では、数字が正しいことが何より重要です。

そのため、「誰が」「どのタイミングで」「どのデータを更新するのか」を明確にしておくことが、運用トラブルを防ぐポイントになります。

注意点③：在庫引当や在庫評価など複雑な機能は基本機能だけでは難しい場合がある

在庫管理といっても、必要な機能は企業によって異なります。

現在庫数や入出庫履歴を管理するだけであれば、kintoneでも比較的シンプルに構築できます。

一方で、在庫引当や在庫評価、複数倉庫間の在庫移動、ロット管理、賞味期限管理など、より複雑な在庫管理を行いたい場合は、基本機能だけでは対応が難しいケースがあります。

例えば、在庫引当では、受注した数量分の在庫を一時的に確保し、実際に販売可能な在庫数を計算する必要があります。

また、在庫評価では、在庫として保有している商品を金額換算し、会計や経営判断に活用するための集計が必要になります。

こうした処理では、複数のアプリやレコードをまたいだ計算・集計が必要になるため、kintoneの基本機能だけでは実現が難しい場合があります。

その場合は、プラグインやJavaScriptカスタマイズ、外部システムとの連携を検討することになります。ただし、カスタマイズが複雑になるほど、構築費用や保守対応の負担も大きくなります。

そのため、最初からすべての在庫管理機能をkintoneで実現しようとするのではなく、「kintoneで管理する範囲」と「専用システムや外部サービスに任せる範囲」を切り分けることが重要です。

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【保存版】kintoneカスタマイズの開発を外注する前に読むべき完全ガイド

注意点④：小さく始めて必要な範囲からkintone化する 

kintoneで在庫管理を成功させるためには、いきなりすべての業務をシステム化しようとしないことも大切です。

在庫管理には、在庫一覧、入出庫管理、棚卸、在庫引当、在庫評価、発注管理など、さまざまな業務が含まれます。

そのすべてを最初からkintoneで作ろうとすると、アプリ構成が複雑になり、現場で使いにくくなる可能性があります。

まずは、Excelや紙で管理していて手間がかかっている部分からkintone化するのがおすすめです。

例えば、在庫一覧の共有、入出庫履歴の記録、棚卸結果の入力など、比較的シンプルで効果が見えやすい業務から始めると、現場にも定着しやすくなります。

そのうえで、運用しながら必要に応じて一覧や通知、集計、連携機能を追加していくことで、自社に合った在庫管理の仕組みに育てていくことができます。

kintoneは、部分的な業務改善から始めやすいツールです。

だからこそ、最初から完璧な在庫管理システムを目指すのではなく、現場の課題に合わせて必要な範囲から段階的に活用していくことが重要です。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

在庫管理といっても会社によってその管理内容はそれぞれ違います。

そのため、まずは自社の業務フローと課題を整理して、アプリ構成、フィールド設計、一覧・連携機能、運用ルールまで一貫して考えることが重要です。

kintoneは柔軟に設計、改善できるからこそ、最初から完璧を目指す必要はありません。

まずは小さく始めて、改善を繰り返していくことで自社に合った在庫管理の仕組みを作ってみてください。

kintone×在庫管理ならルーブピークへ

自社だけで設計するのが難しい場合は、在庫管理の業務フローを整理したうえで、kintoneに詳しい外部パートナーへ相談するのも一つの方法です。

Lubepeak株式会社では、kintoneを活用した業務改善・アプリ開発・プラグイン導入支援を行っています。

在庫管理は、商品情報や在庫数を登録するだけではなく、入出庫履歴、棚卸、発注管理、通知、権限設定などを含めて設計することが重要です。

特にkintoneで在庫管理を行う場合は、「どのアプリで何を管理するのか」「誰がどのタイミングで更新するのか」「現場担当者が無理なく入力できるか」を整理しておく必要があります。

弊社では、現場の業務フローを確認したうえで、基本機能で対応できる範囲、プラグインやカスタマイズが必要な範囲を整理しながら、無理なく運用できる在庫管理の仕組みをご提案しています。

「Excelでの在庫管理をやめたい」「kintoneで作った在庫管理アプリがうまく使われていない」「入出庫や棚卸まで含めて管理したい」といったお悩みがある場合は、ぜひ一度ルーブピークへご相談ください。