帳票プラグイン「レポトン」とGoogle Driveを連携させる方法を実践解説

• kintoneで作成した見積書や請求書を、社内だけでなく取引先とも共有したい

• 帳票をPDFとして出力したあと、Google Driveなどのクラウドストレージに保存して管理したい

―――kintoneを活用している中で、このような悩みを感じたことはありませんか？

kintone（キントーン）は、顧客管理や案件管理、申請管理など、さまざまな業務データを一元管理できる便利な業務改善ツールです。

しかし、実際の業務では「kintoneのデータを帳票として出力したい」という場面が数多くあります。

このような要望を実現するために活用されるのが、kintoneの「帳票出力プラグイン」です。帳票出力プラグインを利用することで、kintoneに登録されたレコード情報をもとに、ExcelやPDFなどの形式で帳票を出力することが可能となります。

その中でも、ソウルウェア社が提供する「レポトン」は帳票出力プラグインの中でも扱いやすく、多くの企業で利用されているサービスの一つです。

レポトンを利用すれば、kintoneのデータをもとに帳票を生成できるだけでなく、作成した帳票をGoogle Driveなどの外部ストレージへ自動保存することもできます。

これにより、帳票作成からファイル管理までを自動化することができ、業務の効率化につながります。

そこで本記事では、kintone帳票出力プラグイン「レポトン」で作成した帳票を、Google Driveへ出力・連携する方法について解説します。

実際の設定手順も交えながら紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

レポトンとは

レポトンは、kintoneアプリ内に登録されたデータをもとに、ExcelやPDF形式の帳票を出力できる「帳票プラグイン」です。

レポトンを導入すると、見積書・請求書・発注書など、企業活動において日常的に発生する帳票を、PDFやExcelでkintoneのレコード情報から自動で出力できるようになります。

機能紹介

レポトンには、帳票作成を効率化するさまざまな機能があります。

機能①：PDF・Excel出力

kintoneのレコード情報をもとに、見積書・請求書・報告書などをPDFファイルまたはExcelファイルとして出力できます。

機能②：バーコード・QRコード出力

帳票内にバーコードを表示することもできます。伝票作成や参加票など、バーコードを利用する業務にも対応可能です。

機能③：プロセス管理の「ステータス」との組み合わせ

kintoneのプロセス管理と組み合わせることで、特定のステータスの時のみ帳票を出力することもできます。
例えば、「承認済み」「契約締結などのタイミングで帳票作成ボタンを表示する、といった運用が可能です。

レポトンの詳しい機能や帳票作成の基本については、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

料金

レポトンは様々な機能が搭載されているサブスク版「レポトンPro」と、シンプルな機能に特化した買い切りプラン「レポトンPDF」「レポトンExcel」の3種類のプランが用意されています。

レポトン × Google Driveの活用例4選

ここからは、レポトンとGoogle Driveを連携し、帳票を自動保存する方法を紹介します。

kintoneに帳票を保存するだけでなく、Google Driveにも自動で保存できるようになると、帳票管理の幅が大きく広がります。

まずは、実際の業務でどのような使い方ができるのか、代表的な活用例をご紹介します。

活用例①：営業現場で見積書のGoogle Drive保管

営業担当者がkintoneで見積情報を登録し、レポトンで見積書をPDF出力します。そのPDFをGoogle Driveに自動保存することで、帳票管理や見積書の送付業務を効率化できます。

活用例②：支店の活動日報を本社Driveに自動保存

各支店のスタッフがkintoneに活動日報を入力し、レポトンで報告書をPDF出力します。その帳票を本社管理のGoogle Driveに自動保存することで、本社側はDriveから各支店の報告書を簡単に確認できます。

活用例③：人事評価シートのPDF保管

人事評価の結果をkintoneで管理し、レポトンで人事評価シートをPDF化してGoogle Driveへ保存します。Drive側のアクセス権限を設定することで、人事部や管理職のみ閲覧可能なフォルダとして運用できます。

活用例④：契約書PDFの保管

契約管理アプリで契約状況を管理、契約書PDFを生成したタイミングでレコード情報を「発行済み」ステータスにすることができます。その帳票をGoogle Driveへ保存することで、契約書の保管場所をDriveに統一できます。

レポトンとGoogle Driveを連携する設定方法

ここからは実際の設定手順を見ていきます

連携するクラウドストレージを選択する

まずはレポトンの全体設定画面を開き、連携するクラウドストレージを選択します。

レポトンでは、Google DriveやBoxなど複数のクラウドストレージと連携できますが、今回はGoogle Driveを選択します。

Googleアカウントで認証を行い、レポトンからGoogle Driveへアクセスできる状態にします。

帳票の保存先フォルダを設定する

次に、Google Drive内の保存先フォルダを設定します。

クラウドストレージに既存のフォルダが一覧表示されますので 保存したいフォルダを選択してください。また、新規フォルダを作成してそちらを選択することも可能です。

今回の設定では「レポトンテストフォルダ」を新規作成しました。

帳票設定画面での出力設定

次に、レポトンの帳票設定画面の「クラウドストレージ使用設定」で出力設定を行います。

アプリのデフォルト設定とカスタム設定の2種類から選択します。アプリのデフォルト設定を選択する場合は、先ほど設定した保存先フォルダに保存されます。

カスタム設定の場合は、帳票ごとに保存先フォルダを設定することが可能です。例えば、「レポトンテストフォルダ」の中にさらに「見積書」フォルダを作成することができます。

実際に出力してみる

設定が完了したら、実際に帳票を出力してみます。

kintoneのレコード詳細画面から出力ボタンを押すと帳票が生成されますが、これと同時にGoogle Driveの指定フォルダにも帳票ファイルが保存されます。

【補足】複数のレコードで出力すると…

一覧画面の出力ボタンから複数レコード分をまとめて出力することも可能です。

レポトンの設定画面を開き、画面右上の歯車アイコンから「添付先アプリの設定」をクリックしたうえで、「添付先アプリに出力しない」にチェックをすると実現できます。

参考：一括出力・一覧帳票をクラウドストレージへ出力する設定 – レポトン

一括で出力するとGoogle Driveにはzipファイルで保存されます。

【補足】連携設定の解除方法

Google Driveとの連携を解除したい場合は、レポトンの全体設定画面から連携設定を解除できます。
アカウント変更やストレージ変更が必要になった場合も、この画面から再設定が可能です。

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注意点

レポトンとGoogle Driveを連携する際には、いくつか注意点もあります。

1. リンクフィールドに「格納した帳票の共有URL」を保存することができない：

   Google Driveに保存することや、kintoneの添付ファイルフィールドに自動で添付することはできますが、Google Drive側の追加されたファイルの共有URLはkintone側では保持されません。

2. Google Driveのストレージ上限を考慮する：

   帳票を大量に保存する場合、Google Driveの容量制限に注意が必要です。
   特にPDF帳票が多い業務では、長期間運用すると容量が増えていく可能性があります。

3. 月間出力枚数に上限がある：

   レポトンには月間出力枚数の上限（10,000枚）があります。
   大量の帳票を出力する場合は、追加費用が発生する可能性があるため、事前に確認しておくと安心です。

4. Google Drive側のファイルを更新処理できない：

   一度Google Driveに保存されたファイルは、レポトン側から上書き更新することができません。再出力する場合は、新しいファイルとして保存される形となります。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

レポトンを使うことで、kintoneのデータを簡単にPDFやExcelの帳票として出力できます。さらに、Google Driveと連携することで、出力した帳票をGoogle Driveの指定フォルダへ自動で保存することが可能となります。

この仕組みを活用すると、

• 見積書や契約書の管理

• 報告書の共有

• 人事評価資料の保管

など、さまざまな業務で帳票管理を効率化できます。

帳票業務の効率化を検討している方は、ぜひ「レポトン」と「Google Drive」の連携も活用してみてください！

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