kintoneの導入で失敗しないためのポイント7選｜内製化を成功させるコツ

• kintoneを契約したものの、社内のどの業務からアプリ化すればよいかわからない

• 我流で進めた結果、後から大きな手戻りが発生したり、現場に定着しなかったりするのが不安

―――kintoneの導入自体は決まっていても、具体的な進め方に悩む企業は少なくありません。

kintone（キントーン）は、最初から完成された業務システムを導入するツールではなく、自社の業務に合わせてアプリを作り、運用しながら改善していくプラットフォームです。

そのため、導入時には「どの業務から始めるか」「どのような流れでアプリ化するか」「運用後にどう改善していくか」を整理しておくことが重要です。

そこで本記事では、kintone導入・活用の考え方を整理した「kintone SIGNPOST」も参考にしながら、kintone導入で失敗しないためのポイントを7つご紹介します。

内製化を成功させるためのポイントについても解説するため、ぜひ参考にしてください。

kintone導入で失敗しないために押さえたいポイント7選

kintone導入で失敗しないために押さえたいポイントには、次の7つがあります。

1. kintoneの特性を理解してから導入する

2. 導入目的と業務課題を明確にする

3. 現在の業務の流れを整理する

4. 現場とIT部門が一体となって進める

5. 基本機能から実現方法を考える

6. 業務プロセスをシンプルに設計する

7. 小さな単位でリリースして素早く改善する 

kintone導入を成功させるためには、単にアプリを作るだけでなく、導入目的や業務の流れ、運用後の改善まで見据えて進めることが大切です。

ここでは、kintone導入で失敗しないために押さえておきたい7つのポイントを紹介します。

①kintoneの特性を理解してから導入する

kintoneを導入するうえでは、まず現場メンバーがkintoneの特性を正しく理解しておくことが大切です。

kintoneは、最初から完成された業務システムを導入するツールではなく、自社の業務に合わせてアプリを作り、運用しながら改善していくプラットフォームです。そのため、現場メンバーがこの特性を踏まえたうえで、自ら業務改善に取り組んでいく姿勢が重要となります。

kintoneの導入にあたって理解すべきなのは、ツールの機能差異や開発プロセスの違いだけではありません。可能であれば、kintoneを導入したことがある開発者や企業担当者のもとへ伺い、細かい工夫や苦労を聞くことが大切です。

現場でしかわからない工夫や苦労を聞くことで、kintoneの活用によって解決できる業務課題が鮮明になるでしょう。

参考：0-00 kintoneはkintone | kintone SIGNPOST（キントーン サインポスト）

参考：0-01 現場主体の業務改善 | kintone SIGNPOST（キントーン サインポスト）

②導入目的と業務課題を明確にする

kintoneを導入するうえでは、導入目的と業務課題を明確にすることが大切です。

導入目的は「kintoneの導入プロジェクトは、誰に、どんな価値を、どのように提供するのか」といったコンセプトを指します。

「kintoneを入れること」自体を目的にしてしまうと、どの業務から着手すべきか、どこまで作り込むべきかの判断が難しくなります。コンセプトを明確にしプロジェクト関係者間で共有することで、導入プロジェクトが円滑に進むでしょう。

一方、業務課題とは「改善対象とする業務が生み出す付加価値の増大を阻害する要因」のことです。

たとえば、月次の売上報告に時間がかかっている場合、「各部署からの報告を集めるまでに時間がかかる」「Excelの集計作業に手間がかかる」「最新の売上状況をリアルタイムに確認できない」といった点が業務課題になります。

参考：1-05 業務の付加価値 | kintone SIGNPOST（キントーン サインポスト）

参考：1-07 システム化のコンセプト | kintone SIGNPOST（キントーン サインポスト）

③現在の業務の流れを整理する

kintoneを導入するうえでは、現在の業務の流れを整理することが大切です。

現在の業務の流れを整理しないままアプリを作り始めると、入力項目だけは揃っていても、誰が・いつ・何を更新するのかが曖昧なまま運用が始まってしまいます。

業務の流れの整理は、登場する利害関係者や業務に関与する「モノ」「データ」を抽出し、それらの要素がどのような流れで受け渡されていくのかを図に描くことで進めていきます。

その際、単に図を描くだけではなく、下図のような「業務フロー図」の形で、各業務の依存関係や順序、ボトルネックになりうる部分を特定していくことが重要です。

このほかにも、現場メンバーの作業が発生する順番や利害関係者間のコミュニケーションの内容、業務の開始・終了の条件を図上で明らかにしましょう。

参考：1-09 業務の流れを掴む | kintone SIGNPOST（キントーン サインポスト）

参考：1-10 根本原因の追求 | kintone SIGNPOST（キントーン サインポスト）

Lubepeak株式会社でも、kintoneの導入をご支援する際は「システム化業務フロー」や「データモデル」を策定し、業務ロジックを明確にすることからスタートしています。

業務フローやデータの流れを整理することで、kintoneで管理すべき情報やアプリ同士の関連が明確になり、導入後の手戻りを防ぎやすくなります。

自社だけで業務整理やアプリ設計を進めるのが難しい場合は、お気軽にご相談ください。

④現場とIT部門が一体となって進める

kintoneを導入するうえでは、現場とIT部門が一体となって導入プロジェクトを進めることが大切です。

現場だけで進めると、業務には合っているものの、アプリ構成や権限設定、保守性の面で課題が残る場合があります。一方、IT部門だけで進めると、システムとしては整っていても、実際の業務に合わず、現場で使われない仕組みになってしまう可能性があります。

そのため、プロジェクト開始時には、現場メンバーとIT部門の双方に参画してもらい、それぞれの役割を明確にしておくことが重要です。

現場メンバーには、対象業務の課題共有や、実際の業務で利用した際のフィードバックといった役割が期待されます。一方、IT部門には、kintoneの設計・構築・運用方法に関する助言や、セキュリティ・権限管理・保守性を踏まえた支援が期待されます。

現場の業務理解とIT部門の技術的な視点を組み合わせることで、使いやすく、運用しやすいkintone環境を構築しやすくなるでしょう。

参考：1-08 現場とIT部門のチーム | kintone SIGNPOST（キントーン サインポスト）

⑤基本機能から実現方法を考える

kintoneを導入するうえでは、基本機能から実現できる方法はないかを考えましょう。

具体的には、一覧、グラフ、通知、プロセス管理、ルックアップ、関連レコード、アクセス権などの基本機能で実現できないかを確認します。

この思考プロセスを経ることで、本当に必要な開発が何かを見極められるようになるためです。いかなる業務課題があっても、すぐにカスタマイズ開発を検討するのではなく、kintoneの基本機能で実現できないかをまず考えましょう。

そのうえで、本当に必要な業務要件があった場合にプラグインや連携サービスを活用できないか調査すればよいのです。

JavaScriptカスタマイズや外部連携を検討する前に、まずはkintoneの基本機能でどこまで実現できるかを確認しましょう。

参考：2-14 基本機能から考える | kintone SIGNPOST（キントーン サインポスト）

⑥業務プロセスをシンプルに設計する

kintoneを導入するうえでは、業務プロセスを効率化・簡略化できないか検討したうえで再設計することが大切です。

既存のExcelや紙の運用をそのままkintoneに移すと、入力項目が多すぎたり、アプリ構成が複雑になったりして、かえって使いづらくなることがあります。

業務プロセスを再設計する際は、業務の付加価値を明確にしたうえで、その業務の目的や付加価値を精査したり、図式化でプロセスの全体像を把握したりすることで、プロセスの不要な部分を見つけられるでしょう。

参考：3-25 プロセスのシンプル化 | kintone SIGNPOST（キントーン サインポスト）

⑦小さな単位でリリースして素早く改善する 

kintoneを導入するうえでは、業務アプリを小さな単位でリリースし、継続的な利用のなかで改善することが大切です。

具体的には、単体で業務が回るアプリから優先的にリリースし、現場メンバーに対していち早く価値を提供しましょう。アプリの開発とリリースを短期間で繰り返すことで、現場メンバーから質の高いフィードバックをもらえます。

たとえば、いきなり顧客管理・案件管理・見積管理・請求管理まで一気に作るのではなく、まずは問い合わせ管理、日報管理、タスク管理など、単体で効果を実感しやすい業務から始めるのがおすすめです。

参考：0-02 素早く繰り返す | kintone SIGNPOST（キントーン サインポスト）

参考：2-20 小さなリリース単位 | kintone SIGNPOST（キントーン サインポスト）

kintoneの内製化を成功させるためのポイント

kintoneの内製化を成功させるためには、アプリを作れる人を増やすだけでなく、現場で使い続けられる仕組みを整えることが大切です。

たとえば、現場代表を巻き込んで利用を定着させたり、改善要望を集める仕組みを作ったり、アプリ作成・運用のルールを定めたりすることで、継続的に改善できる体制を作りやすくなります。

ここでは、kintoneの内製化を成功させるために押さえておきたい7つのポイントを紹介します。

1. 現場の代表を巻き込んで定着を進める

2. アプリを見つけやすい導線を整える

3. 改善要望を集める仕組みを作る

4. 利用状況を把握して改善につなげる

5. 継続的に振り返る機会を設ける

6. アプリ作成や運用のルールを定める

7. 担い手を増やし、継続的に学べる体制を作る

これらのポイントを押さえることで、kintoneを一部の担当者だけに依存せず、組織全体で活用・改善していく内製化体制を整えやすくなります。

①現場の代表を巻き込んで定着を進める

kintoneの内製化を成功させるためには、現場代表を巻き込んで定着を進めることが大切です。

具体的には、現場メンバーのなかから特に業務プロセスに精通した人を現場代表として選び、その人を中心にkintoneで構築した業務システムの機能や使い方を周囲へ説明してもらいましょう。

あわせて、業務の変更点や現場メンバーへの依頼事項も、現場代表を通じて伝達するのが効果的です。

現場をよく知る代表者が橋渡し役を担うことで、新しい仕組みへの理解が広がりやすくなり、アプリの定着もスムーズに進むでしょう。

参考：4-33 現場代表 | kintone SIGNPOST（キントーン サインポスト）

②アプリを見つけやすい導線を整える

kintoneの内製化を成功させるためには、利用者が必要なアプリに迷わずたどり着けるように、アプリを見つけやすい導線を整えることが大切です。

kintoneでは、内製化が進むほどアプリの数が増え、「どのアプリを使えばよいかわからない」「似たような名前のアプリが多くて迷う」といった問題が起こりやすくなります。せっかくアプリを作っても、利用者が見つけられなければ、現場での活用は進みません。

そのため、各アプリの使用目的が一目でわかるように、認識しやすいアプリ名やアイコンを設定しましょう。

たとえば、出張申請アプリであればスーツケースのアイコンを使う、部署別のアプリであればアプリ名に「総務」「営業」「全社」などを入れると、利用者が目的のアプリを探しやすくなります。

また、ポータルによく使うアプリや一覧を配置したり、部署ごとに整理したりする方法も有効です。利用者の目線でアプリへの導線を整えることで、内製化したアプリが現場に定着しやすくなるでしょう。

参考：4-34 アプリ発見の工夫 | kintone SIGNPOST（キントーン サインポスト）

参考：2枚目以降のポータルを追加する

③改善要望を集める仕組みを作る

kintoneの内製化を成功させるためには、改善要望を集める仕組みを作ることが大切です。

具体的には、kintone内に要望箱アプリを作成し、ユーザーから直接意見をもらう仕組みを整えましょう。この仕組みを整えることで、バイアスを排除したフラットな意見や純粋な意見を得られるようになります。

ただし、集まった要望をすべてそのまま反映すればよいわけではありません。必要に応じて背景や詳細をヒアリングし、業務上の必要性や他の利用者への影響も踏まえて対応可否を判断することが大切です。

また、対応状況や検討結果を共有することで、利用者も「意見を出せば改善につながる」と感じやすくなり、継続的な改善サイクルを回しやすくなるでしょう。

参考：4-35 要望箱アプリ | kintone SIGNPOST（キントーン サインポスト）

④利用状況を把握して改善につなげる

kintoneの内製化を成功させるためには、アプリの利用状況を把握し、継続的な改善につなげることが大切です。

アプリを作成しても、実際に現場で使われていなければ、業務改善にはつながりません。そのため、導入後はレコード登録数の推移を確認し、アプリが日常業務の中でどの程度使われているかを把握しましょう。

また、レコード閲覧数を確認する方法も有効です。

閲覧数を把握することで、参照用として活用されているアプリや、反対にほとんど見られていないアプリを判断しやすくなります。レコード閲覧数の確認には、アクセスログ出力プラグインやGoogleタグマネージャーなどを活用できます。

利用状況をもとに、アプリ名や導線、入力項目、運用ルールを見直すことで、内製化したアプリを現場によりスムーズに定着させられるはずです。

参考：4-36 利用率の把握 | kintone SIGNPOST（キントーン サインポスト）

⑤継続的に振り返る機会を設ける

kintoneの内製化を成功させるためには、目的や改善点を継続的に振り返る機会を設けることが大切です。

kintoneは、アプリを作って終わりではなく、実際の利用状況や現場の声をもとに改善を重ねていくツールです。そのため、定期的に振り返りの場を設け、導入当初に掲げた目的を達成できているかを確認しましょう。

また、事前に想定していた業務フローと実際の運用にズレがないかを確認することも重要です。

必要に応じて、現場メンバーの意見をもとにアプリの設計や業務フローを見直しましょう。あわせて、使われなくなったアプリや役割が重複しているアプリを定期的に棚卸しすることで、kintone環境を使いやすい状態に保ちやすくなります。

参考：5-37 継続的な振り返り | kintone SIGNPOST（キントーン サインポスト）

参考：6-42 定期的な棚卸し | kintone SIGNPOST（キントーン サインポスト）

⑥アプリ作成や運用のルールを定める

kintoneの内製化を成功させるためには、アプリ作成や運用のルールを定めることが大切です。

アプリ作成のルールには、アプリ名の命名規則やアプリの責任者・保守担当の設定などがあります。現場メンバーによるアプリ作成権限の制御やアプリ作成時のルールなども、当該ルールに当たるでしょう。

一方、アプリ運用のルールには、kintoneの利用人数や対象業務範囲などを設定する利用規則やアクセス権の制限方法などがあります。

これらのルールはいきなり明確に決めるのではなく、自由に利用できる場所とルールに沿って利用できる場所を区分けしたうえで、ガバナンスにゆとりを持たせて運用を始めると良いでしょう。

参考：2-15 自分たちのガバナンス設計 | kintone SIGNPOST（キントーン サインポスト）

参考：6-41 アプリ作成ルール | kintone SIGNPOST（キントーン サインポスト）

⑦担い手を増やし、継続的に学べる体制を作る

kintoneの内製化を成功させるためには、アプリ作成や運用を担える人を増やし、継続的に学べる体制を整えることが大切です。

内製化を一部の担当者だけに依存してしまうと、その担当者が忙しくなったり異動したりした際に、改善が止まってしまう可能性があります。そのため、まずはどの範囲まで社内で対応するのかを決めたうえで、将来的なアプリ管理者となるメンバーに、アプリ設計や運用の考え方を共有しましょう。

また、アプリを作れるメンバーが増えてきたら、社内で共有会を開催するのも効果的です。作成したアプリや工夫した点を共有することで、他のメンバーも学びやすくなり、内製化のノウハウが社内に蓄積されていきます。

あわせて、Notionや社内ポータルなどにルールや手順をまとめたり、動画コンテンツを活用したりして、必要なときに学び直せる環境を整えておくとよいでしょう。

参考：6-40 担い手を増やす | kintone SIGNPOST（キントーン サインポスト）

参考：6-43 改めて学ぶ | kintone SIGNPOST（キントーン サインポスト）

kintone導入で「プロの伴走」を活用するメリット

kintoneは自社でアプリを作成・改善できるツールですが、初めて業務システムを構築する場合や、社内に十分な知見がない場合は、自社だけで進めるべきか迷うこともあります。

導入初期の設計や業務整理を誤ると、運用後に手戻りが発生したり、現場に定着しなかったりする可能性があります。そのため、必要に応じてプロの伴走支援を活用することも有効です。

kintone導入でプロによる伴走支援を活用する主なメリットには、次の2つがあります。

• 初期設計の失敗を防ぎやすい

• 自社に合った業務整理・アプリ設計を進めやすい

ここでは、それぞれのメリットについて解説します。

メリット①：初期設計の失敗を防ぎやすい

kintoneの伴走支援を活用すると、初期設計の失敗を防ぎやすくなります。

kintoneは柔軟にアプリを作成できる一方で、アプリ構成やフィールド設計、権限設定、運用ルールなどを十分に整理しないまま進めると、後から修正が難しくなる場合があります。

プロの伴走支援を受けることで、業務要件に合ったアプリ構成や運用方法についてアドバイスを受けながら設計を進められます。その結果、導入後の手戻りを抑え、現場で使いやすい仕組みを構築しやすくなるでしょう。

また、自社だけで製品仕様や実現方法を調査する時間を減らせるため、スピード感を持って導入を進めやすい点もメリットです。

メリット②：自社に合った業務整理・アプリ設計を進めやすい

kintoneの伴走支援を活用すると、自社に合った業務整理やアプリ設計を進めやすくなります。

kintone導入では、単に現在のExcelや紙の運用をそのままアプリ化するのではなく、業務全体の流れや課題を整理したうえで、どの情報をどのアプリで管理するかを考えることが重要です。

プロの支援を受けることで、業務フローやデータの流れを整理しながら、課題の原因や改善すべきポイントを明確にできます。その結果、不要な作業の見直しや、アプリ同士の関係性、入力・確認・承認の流れを設計しやすくなります。

自社に合った業務整理とアプリ設計を行うことで、kintoneを単なるデータ管理ツールではなく、業務改善につながる仕組みとして活用しやすくなるでしょう。

一方で、自社だけで業務課題の原因を整理したり、どの情報をどのアプリで管理すべきか判断したりするのは簡単ではありません。

Lubepeak株式会社では、kintoneの導入支援・伴走支援を通じて、業務整理からアプリ設計、構築、運用後の改善まで一貫してサポートしています。

「自社に合ったアプリ設計を進めたい」「導入後の手戻りを防ぎたい」という方は、お気軽にご相談ください。

まとめ

kintoneは、比較的導入しやすく、自社の業務に合わせてアプリを作成・改善できるクラウドサービスです。

一方で、導入目的が不明確なまま進めたり、現場とIT部門の連携が取れていなかったりすると、運用後に手戻りが発生したり、現場に定着しなかったりする可能性があります。

kintone導入で失敗しないためには、導入前に業務課題や業務フローを整理し、基本機能を活かしながら小さくリリースして改善を重ねることが大切です。

また、内製化を進める際は、現場代表の巻き込みやアプリを見つけやすい導線づくり、改善要望を集める仕組み、アプリ作成・運用ルールの整備などにも取り組む必要があります。

自社だけで業務整理やアプリ設計を進めるのが難しい場合は、プロの伴走支援を活用することで、導入後の手戻りを防ぎながら、自社に合ったkintone環境を構築しやすくなるでしょう。